En moins de quinze ans, le quotidien des notaires a radicalement changé du fait de la digitalisation. Plus de 90 % des actes authentiques sont aujourd’hui signés par voie électronique, avec 20 millions d’actes électroniques effectués par les notaires depuis 2008. Focus sur cette transformation digitale éclair qui modifie la pratique du métier de notaire.
Déploiement accéléré de la visioconférence dans les études, signature d’actes électronique à distance depuis fin 2018, comparution à distance possible depuis novembre 2020 pour établir des procurations en forme authentique, arrivée de l’intelligence artificielle dans la gestion des dossiers : la révolution digitale des offices s’accélère. Aujourd’hui, 85% d’études par exemple sont équipées de systèmes de visioconférence et 600 000 rendez-vous par an entre offices et clients sont réalisés en visioconférence.
Les études notariales ont été fortement impactées par la crise sanitaire, qui lors du confinement ont vu leur activité paralysée. Bien que les notaires aient commencé depuis quelques années leur transformation digitale, notamment en s’équipant de tablettes permettant la signature électronique d’actes authentiques, la transition est délicate pour cette profession très encadrée d’un point de vue juridique. La signature électronique à distance reste encore sous-utilisée, alors que cette dernière constitue une véritable opportunité pour les notaires. La crise du covid-19 a permis d’accélérer des tendances de fond à l’œuvre dans l’ensemble des secteurs des services depuis plusieurs années, avec l’émergence de dispositifs propres à l’exercice à distance des métiers du droit.
Conservation optimum des actes, consultation facilitée et mise à disposition accélérée, efficacité et mobilité accrue, dématérialisation vertueuse en termes de développement durable… la digitalisation de la profession présente de nombreux avantages pour les notaires et leurs clients.
L’acte authentique électronique (AAE) est ainsi devenu le quotidien des notaires, certains n’ont même jamais signé d’acte papier. Il est entré dans les habitudes de leurs clients à qui il offre souplesse et rapidité. Il permet aux notaires d’économiser du temps pour se concentrer sur l’essentiel : le conseil au client. Il garantit la sécurité propre à l’acte authentique de la même manière que son prédécesseur papier : sa force probante, sa force exécutoire et sa date certaine. L’acte est signé dans les conditions de sécurité renforcées que requiert le recours à la dématérialisation, car la signature est de niveau qualifié, selon la norme européenne e-IDAS.
Le Président du Conseil supérieur du Notariat (CSN), David Ambrosiano, déclare ainsi : « La transformation numérique de la profession en moins de dix ans est un très bel exemple de vitalité et d’organisation collective du notariat. Il permet de renouveler la relation avec les 20 millions de Français qui se rendent dans nos offices chaque année ! Cette révolution silencieuse s’accomplit sous deux conditions : d’une part la primauté de la relation humaine, d’autre part la sécurité technique dans l’exécution de la transaction et la conservation des données, car le monde digital est de ce point de vue plus exigeant que l’univers du papier ».
Septeo a saisi cette occasion pour lever les freins qui pesaient jusqu’alors sur nombre de professionnels du droit quant à l’inéluctable mutation de leur activité. Il a permis aux notaires de libérer leur métier. Si Septeo n’a pas inventé la signature électronique, il l’a ainsi mise au service des notaires pour s’adapter aux nouveaux usages des français en temps de pandémie.
Il s’appuie sur Inot Office Global, sa solution historique dédiée aux notaires, qui leur permet d’avoir accès à toute une palette de services : visioconférence intégrée, AAE (acte authentique électronique) à Distance, signature électronique qualifiée ou encore OCR ( logiciel de reconnaissance de caractères, pour convertir automatiquement vos documents en contenus numériques) et Chat Expert (outil d’aide à la recherche documentaire)… Il leur propose désormais Kivia, son nouveau produit qui intègre l’intelligence artificielle (IA) permettant notamment une analyse et un traitement rapide des dossiers.
À terme, on estime que ce sont plus de 3h20 de temps qui peuvent être économisées sur la production d’un dossier complet. En améliorant et en accélérant la vitesse de traitements des dossiers, Septeo permet aux professionnels du droit d’améliorer considérablement leur productivité, contribuant ainsi à valoriser les perspectives de croissance de chacun de ces segments d’activité.
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