Contexte de concurrence, besoin de réactivité 24h/24, inflation réglementaire… la fonction juridique est devenue un élément stratégique et essentiel dans la vie des entreprises et n’est plus cantonnée à la simple validation des contrats. Aujourd’hui, le service juridique d’une entreprise doit à la fois sensibiliser les services à la nécessité de la réglementation qui lui incombe, conseiller la direction dans des choix stratégiques et jongler avec le droit des contrats pour mettre en phase les demandes des clients tout en protégeant l’entreprise. A ce titre, la digitalisation est devenue un élément central de la fonction juridique.
C’est au responsable du service juridique qu’il revient l’initiative du projet de transformation digitale, qu’il doit concevoir et organiser. Avec l’appui de la direction générale afin de faire adhérer toute la gouvernance de l’entreprise. C’est en effet le degré d’adhésion du management qui permettra d’enclencher cette transformation dans les meilleures conditions pour tous les services, et l’entreprise. Mais il faut aussi convaincre les équipes opérationnelles, qui vivront de l’intérieur cette transformation et peuvent redouter une mauvaise maitrise des outils et un surcroit de travail. Il faut donc mettre en avant les bénéfices de la transformation digitale pour chacun. Les éléments les plus évidents à mettre en avant étant :
La digitalisation aura par ailleurs un impact sur la gouvernance de l’entreprise car les process qui pourront être mis en place grâce à un logiciel métier de type Legal Suite, vont faire passer la gestion du service d’un mode vertical à un mode horizontal. Ce qui implique une évolution des modes de collaboration du service juridique et dudit service avec les autres entités de l’entreprise, qui perdent en rigidité hiérarchique et deviennent plus collaboratifs.
La direction juridique doit avant de lancer un tel chantier, évaluer les dispositifs existants et s’assurer de l’adhésion de l’équipe.
Concernant les dispositifs existants, il faut en lien avec le service informatique, établir un inventaire des process et des documents faisant déjà l’objet d’un traitement dématérialisé. Les données et procédure les plus sensibles doivent être identifiées afin de bien tracer le parcours de validation. De nombreux outils sont aujourd’hui à disposition pour la validation interne de documents. Les systèmes d’Intelligence artificielle et de justice prédictive permettent même de détecter de façon préventive les dates d’échéance et de renouvellement de contrats, les situations contentieuses etc.
Concernant l’adhésion des salariés, la transformation digitale peut en effet générer des craintes et des doutes de la part de l’équipe. Il est fondamental de convaincre en amont et de faire la démonstration à tous les collaborateurs qu’il ne s’agit que d’outils, qui font gagner du temps et permettent ainsi de se consacrer à des tâches avec plus de valeur ajoutée pour l’entreprise, mais aussi pour le collaborateur lui-même. Cette étape est fondamentale car la pertinence des instruments de la Legaltech n’est efficace que si le système est alimenté de façon régulière en informations et données.
La direction juridique d’une entreprise a l’obligation de s’adapter à l’environnement concurrentiel et d’effectuer les mutations nécessaires afin d’atteindre une organisation cible cohérente avec la stratégie globale. Le digital fait intégralement partie des outils qui vont aider à cette transformation d’un service support tel que la direction juridique, qui doit affirmer sa valeur ajoutée en étant apte en premier lieu, à répondre aux besoins des opérationnels de l’entreprise.
Le digital est en effet un levier essentiel pour traiter des enjeux clés comme la maîtrise des risques grâce à son rôle clé pour améliorer l’accès à l’information et la conformité à l’environnement réglementaire. C’est également un outil incontournable dans le cadre l’optimisation de la performance et de la répartition des tâches, en permettant grâce aux outils collaboratifs, de faciliter les échanges en interne et en externe.
Pour les activités liées à la gestion des contrats de l’entreprise (contract management), la digital va faciliter la dématérialisation et l’archivage des contrats, leur collecte auprès des différents services et permettre de créer des templates pour partager ces documents par drive, sharepoint etc.
En matière d’assistance du management, le digital va permettre au service juridique de faire le suivi en temps réel de la gouvernance et des délégations de pouvoir, automatiser et fluidifier la rédaction des actes et améliorer la collaboration dans les projets de type fusion et acquisition, restructuration etc.
L’adoption généralisée du digital aura des conséquences flagrantes sur les tâches manuelles ou administratives réalisées par les juristes ou juristes assistantes, ce qui permettra de les redéployer sur les tâches à valeur ajoutée.
La transformation digitale d’un service juridique permet également de digitaliser le parcours client. Il faut cependant veiller à développer un outil qui soit pratique d’utilisation et de nature à être adopté par le client et qui offre les process nécessaires pour garantir les niveaux de sécurité.
Là aussi, c’est la régularité d’utilisation qui permettre une sécurité juridique et une optimisation du système. La digitalisation permet également de rendre plus agile et permanent le contact entreprise/client.
La transformation digitale nécessite auprès des équipes, la remis en cause de pratiques bien ancrées et qui ont eu court pendant des années, voire des décennies. Il faut donc un effort collectif et une grande vigilance pour effectuer cette transition et des contrôles d’étapes peuvent être nécessaires. A l’issue, il est important de communiquer en interne sur les résultats et les succès obtenus.
Bien évidemment, le choix du bon éditeur de logiciels est déterminant pour réussir cette transformation digitale. Parmi les critères de choix, la maîtrise technique, l’expérience de la conduite du changement sont fondamentaux tout comme la capacité à accompagner sur des délais à fixer en amont, cette digitalisation. Enfin, l’expertise du métier juridique est un point central à ne pas négliger !
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