Outils numériques pour simplifier les démarches, solutions externalisées pour se spécialiser… cette dynamique illustre la capacité à s’adapter dans un environnement en pleine mutation, pour répondre aux nouvelles attentes de leurs clients. Tour d’horizon de quelques solutions numériques qui redéfinissent l’avenir de la profession.
Quelles missions internaliser, lesquelles externaliser ? L’expérience des négociateurs en immobilier dans les études montre que les nouvelles expertises peuvent s’adapter et intégrer des compétences externes. Alors, pourquoi ne pas répliquer ce modèle dans le domaine du droit des sociétés ?
La confiance avec le client s’acquiert sur le long terme, mais l’expertise en droit des sociétés peut être construite rapidement grâce à des partenaires fiables. Avec LegalVision, les études notariales se spécialisent efficacement dans le droit des sociétés. Les outils technologiques et de support expert simplifient les formalités (guichet unique, greffes), et l’expertise est accessible via des solutions externalisées, pour monter en compétence sans alourdir la structure.
« Pour un notaire entrepreneur, la clé est de saisir les relais de croissance naturellement présents dans l’activité notariale. Tout cela sans alourdir la gestion de l’étude », explique Matthias Vassinot, responsable Solutions pour Notaires chez LegalVision.
En effet, sur environ 300 000 sociétés créées en 2023 en France, les demandes en modifications statutaires, dissolutions, radiations et autres formalités sont nombreuses. Que ce soit pour un suivi juridique exceptionnel ou récurrent, les évolutions rapides des formalités rendent la gestion chronophage et complexe.
« L’externalisation permet de tester de nouveaux marchés tout en maîtrisant les risques, poursuit Matthias Vassinot. Elle offre la souplesse nécessaire pour s'adapter à un environnement économique en constante évolution. »
Bénéficier d’une réactivité accrue sans alourdir les charges fixes, tout en se concentrant sur la relation client.
Industrialiser les services de formalités pour absorber les périodes de pic, tout en limitant les coûts fixes.
Gérer les envois sans impression, ni déplacement, directement depuis le logiciel Inot, c’est la solution développée par Docaposte, filiale de La Poste. Premier opérateur de lettre recommandée électronique (LRE) à obtenir la qualification de l’ANSSI, AR24 propose une solution simple, rapide et juridiquement robuste, répondant aux besoins spécifiques des études notariales.
Les notifications SRU, VEFA, DIA, ou encore les transmissions de pièces volumineuses sont envoyées instantanément, avec un tarif unique et une traçabilité complète. Cette efficacité logistique réduit les délais et simplifie les processus, particulièrement dans des domaines exigeants comme les transactions immobilières.
Face aux difficultés rencontrées par certains clients avec les « Identifiants LRE », AR24 a conçu, avec les notaires, un système de codes à usage unique prévu pour 2025. Cette innovation réduira les erreurs et le besoin de support client, tout en renforçant la satisfaction des utilisateurs.
Côté authentification, en cas d’impossibilité pour le notaire d’authentifier un client en présentiel, AR24 propose une solution de vérification d’identité à distance, maintenue à un haut niveau de sécurité et de conformité.
« Les notaires ont commencé à utiliser AR24 il y a bientôt 10 ans. Je souhaite les remercier pour leur confiance et je m’engage à continuer de faire évoluer nos services pour mieux les satisfaire. » Camille PETOT, Directrice Générale d’AR24
Pour la suite ? Docaposte et AR24 collaborent activement avec le CSN et testent, avec l’ADSN, une solution souveraine de signature électronique qualifiée. Ce projet, qui inclut une identification vidéo certifiée opérée par AR24, reflète son engagement à soutenir les notaires dans leur transition numérique.
Conclure des accords rapidement, et en toute confiance, depuis n’importe quel terminal. La population étant de plus en plus connectée car nomade ou dispersée, il est essentiel de proposer aux notaires des outils qui permettent un parcours digital et sécurisé sur tout le territoire, voire à l'international.
« Docusign accompagne plus d’1,5 million de clients dans plus de 180 pays. Nos solutions améliorent leur productivité et simplifient leur quotidien, selon les normes européennes les plus strictes », explique Thomas Rollin, Vice-Président Europe du Sud chez Docusign.
Leader mondial de la signature électronique, Docusign permet de conclure rapidement des accords tout en garantissant sécurité et simplicité d’utilisation.
Les notaires, en tant que profession réglementée, doivent pouvoir authentifier et contractualiser avec leurs clients en toute sécurité, en personne ou à distance. Avec Docusign, 44% des accords sont complétés en 15 min, et 79 % sont signés en moins d’une journée.
Et la signature n’est qu’une étape du processus contractuel : « Nos outils, comme les workflows configurables et les documents dynamiques, permettent aux notaires de préparer, envoyer et approuver des contrats rapidement afin qu’ils puissent se concentrer sur ce qui est important », précise Thomas Rollin.
Certifié par l’ANSSI, Docusign travaille avec Septeo et les instances notariales pour proposer des solutions numériques adaptées.
« S’assurer que notre trajectoire technologique réponde au mieux aux attentes des notaires. » Thomas ROLLIN, Vice-Président Europe du Sud chez Docusign
Les retours clients sont aussi pris en compte, pour proposer aux notaires et à leurs collaborateurs des solutions numériques parfaitement adaptées et intégrées, en particulier toute une palette d'outils autour de la signature électronique.
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