Un organisme de formation continue doit aujourd’hui être digitalisé pour performer. Avec la multiplication des exigences légales et règlementaires, les ressources nécessaires pour améliorer l’expérience des apprenants et le temps passé à développer votre activité et attirer de nouveaux clients, plus question de perdre du temps.
Erreurs, oublis, répétition, tâches chronophages : digitaliser ne suffit pas à éliminer les problèmes dans le travail administratif des OFs.
Lorsqu’il faut passer d’un logiciel à un autre, prendre en main plusieurs outils, qui ne se connectent pas forcément entre eux, les équipes peuvent se retrouver surchargées et détournées de leurs objectifs principaux : créer les conditions optimales pour former.
Les OFs passent en moyenne 5 heures par jour sur la gestion administrative et commerciale, un temps qui pourrait être alloué ailleurs et être utilisé pour se concentrer sur le cœur de leur métier.
La solution :centraliser la gestion de la formation continue au même endroit.
Centraliser la gestion : à vos problèmes, la solution !
Centraliser la gestion de votre offre de formation continue vous permet de :
- Réduire les erreurs. La saisie des mêmes informations à plusieurs endroits présente un risque de commettre des erreurs, des oublis. Lorsque le remplissage de documents et formulaires est automatisé à partir des données saisies, le risque d’erreur est fortement réduit. L’erreur est humaine, la solution est un assistant performant.
- Collaborer en temps réel. Dans un processus centralisé, toutes les informations sont disponibles à tout moment à tous les utilisateurs autorisés. Elles sont sécurisées et organisées afin que chacun ait une vision sur ce qui concerne son travail au quotidien. Fini les échanges de mail incessants pour collaborer sur une action de planification, les demandes d’accès à des documents qui font perdre du temps, les informations essentielles qui n’atteignent jamais leurs destinataires clés.
- Alléger la charge de travail. Les automatisations permettent de générer des documents personnalisés et conformes : conventions, attestations, factures… Centraliser les données signifie qu’elles peuvent être automatiquement utilisées pour remplir formulaires et champs dynamiques. Du temps gagné à chaque étape de la vie d’une action de formation continue. et leurs formations sont centralisées, ces actions, qui répondent à leurs nouvelles demandes, peuvent être automatisées.
- Améliorer l’expérience des apprenants sans ajouter aux tâches déjà nombreuses. Partager des documents et ressources, envoyer des rappels par mail, proposer des formats digitalisés de formation : quand toutes les informations liées aux apprenants et leurs formations sont centralisées, ces actions, qui répondent à leurs nouvelles demandes, peuvent être automatisées.
- Faciliter le maintien de votre conformité. Vos données, documents et preuves sont au même endroit, accessibles et organisées. Pour les contrôles de plus en plus nombreux auxquels est soumise la formation continue, ou encore les audits Qualiopi, une activité centralisée est la clé pour simplifier la préparation en toute sérénité.
- Développer et étendre votre activité. Pour faire connaître vos formations, publier votre catalogue en ligne ou encore sur Mon Compte Formation est un levier de visibilité. Cela peut être fait automatiquement grâce aux informations renseignées sur vos formations. Digitaliser et centraliser vous permet de connecter votre logiciel de gestion à de nouveaux points d’entrées de nouveaux clients, tout en centralisant les demandes et les inscriptions.
Le résultat d’une gestion centralisée : jusque 55h gagnées sur un mois. Nos clients réduisent de 50 % le temps passé sur la gestion administrative et commerciale grâce à la digitalisation centralisée de toutes les tâches de leur OF pour la formation continue.
