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Externalisation du secrétariat pour cabinets d'avocats

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L'externalisation de secrétariat dans les cabinets d'avocats

Votre secrétariat est la porte d'entrée de votre cabinet. Apportez lui souplesse et fiabilité pour plus d'efficacité et une meilleure relation clients

Bien externaliser son secrétariat

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Trouver un prestataire spécialisé

L'externalisation de son secrétariat ne se fait pas à la légère. Ce dernier est à la fois la porte d'entrée des clients actuels ou potentiels, un outil et une équipe de traitement de tâches administratives et un hub dans la circulation de messages ou de documents (pièces, actes et courriers), tous critiques pour le bon traitement des dossiers d'un cabinet d'avocats. Si une externalisation se révèle nécessaire et quelle qu'en soit la cause, le prestataire en charge de cette externalisation doit être choisi avec soin. Il doit être en mesure de proposer du personnel :

  • Formé 
  • Expert des professions juridiques
  • Conscient des enjeux des cabinets d'avocats et des spécificités des dossiers qui y sont traités

Définir un périmètre

Une fois le bon prestataire trouvé, il convient de dessiner le périmètre de l'externalisation. Est-ce pour un remplacement ponctuel, qu'il soit court ou de longue durée ? S'agit-il de compléter une équipe déjà en place pour pallier un surcroît temporaire d'activité ou pour étendre l'accueil téléphonique du cabinet au-delà de ses horaires d'ouverture ? L'externalisation peut aussi être complète, soit au lancement d'un cabinet, dans l'attente du recrutement d'un ou d'une assistante, soit de manière pérenne, pour les avocats souhaitant conserver la légèreté et la souplesse de leur structure individuelle.

Outre l'accueil téléphonique, cette externalisation peut s'étendre à d'autres tâches habituellement traitées par un secrétariat "classique" : dactylographie, gestion des emails entrants avec classement des pièces jointes, gestion des boîtes RPVA et e-barreau, relances des factures impayées, création d'événements dans un logiciel de gestion de cabinets, etc.

Personnaliser la prestation d’accueil et d’externalisation du secrétariat

La dernière étape, et pas la moindre, consiste à formuler des instructions claires pour chaque fonction externalisée :

Pour être plus efficace dans la transmission des informations, il est recommandé de prévoir un partage des agendas professionnels des avocats du cabinet, ainsi que de leurs boîtes e-mail. Quant à la gestion administrative, elle ne peut se faire qu'avec un accès des télésecrétaires aux dossiers. Là aussi, le choix du prestataire sera crucial et sa capacité à travailler avec vos outils pourra être déterminante.

3 points pour une bonne externalisation

Les bénéfices de la solution

  • Trouver un prestataire habitué à travailler avec des avocats
  • Bien définir ce qui doit être externalisé
  • Personnaliser la prestation qui doit rester transparente pour les clients du cabinet
  • Trouver un prestataire habitué à travailler avec des avocats
  • Bien définir ce qui doit être externalisé
  • Personnaliser la prestation qui doit rester transparente pour les clients du cabinet

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Nos clients

« Quand je parle du standard, je dis que j'ai fait un choix de standard téléphonique externe que je ne regrette absolument pas. Je recommande mille fois ce principe-là. C'est-à-dire que ma juriste, au lieu de répondre au téléphone, elle traite les dossiers. Ça n'a rien changé pour ma clientèle. Pour la prise de rendez-vous, c'est comme si j'avais quelqu'un au cabinet. C'est super ! Quand on répond pas, le message qui est laissé est très clair donc on sait ce qu'il en est. On peut répondre. L'équipe est adorable, ils sont tous gentils ! »

Maître Selles - AT ECOSTAFF
Cabinet SELLES

« Je suis très satisfait, je recommande vivement ! Ce que je souhaitais, c'est vraiment de ne pas avoir à gérer le téléphone et de ne pas être dérangé au téléphone d'une manière intempestive. C'est grâce à cette solution de secrétariat externalisé, en fait ça me permet de gérer mon agenda professionnel et c'est hyper précieux ! Je suis complètement déchargé des appels, c'est moins de stress et plus de souplesse. »

Maître Lejeune - AT ecostaff
LEJEUNE AVOCAT

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