Favorisez la collaboration et la communication de la direction juridique en interne et en externe par le biais de la digitalisation.
Le développement de la collaboration entre les départements juridiques et leurs partenaires est une tendance qui a émergé lorsque la transition numérique de notre société s’est accentuée, et avec elle, le renforcement de la sécurité des données. En effet, l’utilisation de logiciels dédiés à la collaboration permet de renforcer leur compétitivité à travers l’automatisation de l’échange d’informations, la mise en place de procédures de validation et de systèmes de suivi des dossiers, etc
L’utilisation d’outils informatiques non dédiés utilisés par les juristes ne répond plus complètement aux enjeux actuels d’efficacité. En effet, ils doivent faire face à une augmentation de leur charge de travail, à des clients plus exigeants et à des échéances plus courtes. Ils cherchent par conséquent à être plus efficaces et pertinents lorsqu’il s’agit de répondre aux sollicitations de leurs clients internes. Les juristes attendent également de leurs partenaires externes, par exemple des cabinets, la même efficacité. Le recours à des outils qui leur permettent d’atteindre un tel standard d’efficacité est alors nécessaire.
La mise en place du travail collaboratif, au sein même du département juridique mais également avec vos clients internes et partenaires ou prestataires externes, constitue le point de départ d’un service juridique efficace et ouvert.
Voici donc quelques conseils simples destinés à favoriser la collaboration et la communication d’une direction juridique pour gagner en productivité :
Pour éviter à vos équipes de recommencer plusieurs fois les mêmes travaux, assurez-vous de conserver l’historique de ce qui vous a été demandé, de ce que vous avez recherché et de ce à quoi vous avez répondu. Ceci permettra à vos équipes de mutualiser l’ensemble des conseils et expertises procurés auparavant. Certains clients internes peuvent également multiplier leur demande auprès de plusieurs de vos collaborateurs afin d’obtenir plusieurs réponses : évitez également ce type de situation. Capitalisez sur la connaissance et les compétences de votre département juridique !
Les activités de votre équipe juridique diffèrent fortement selon les départements et les fonctions de vos clients internes. Il est important de favoriser un environnement de travail où les juristes deviennent des partenaires de leurs clients internes et de l’équipe opérationnelle. La collaboration représente la clé du succès !
C’est lorsque les équipes opérationnelles se rendent compte que les juristes peuvent leur apporter des conseils juridiques innovants, créatifs et en accord avec leurs besoins que le département juridique bénéficie d’une meilleure reconnaissance en interne, et ses membres sont dès lors considérés comme des conseillers fiables et des contributeurs à forte valeur ajoutée. Il est donc important de communiquer de façon à ce que les collaborateurs de votre entreprise comprennent votre rôle et apprécient à sa juste valeur votre capacité à les accompagner et à les conseiller.
Il convient de communiquer plus globalement en interne sur les services et contributions apportés par l’ensemble du département juridique. Favoriser la transparence et la reconnaissance de vos activités est aussi important que de fournir aux clients internes des conseils fiables dans le respect des délais. Pour communiquer sur la valeur de votre département juridique, vous pouvez recourir à la réalisation d’un rapport annuel sur sa performance et le présenter à la direction de votre entreprise. Certains départements juridiques avisés ont déjà recours à des outils de pilotage qui permettent de mesurer la charge de travail et qui fournissent des rapports d’indicateurs clés de performance et des représentations graphiques pour faciliter les comparaisons, constater les évolutions et mettre en place des actions d’amélioration de leur service.
Pour répondre au mieux à ce besoin accru en communication, les départements juridiques peuvent désormais s’appuyer sur des outils qui favorisent la collaboration, le partage de connaissance, la transparence et qui développent ainsi la performance juridique. Les solutions Legal Suite permettent de structurer et d’uniformiser les procédures, de favoriser l’échange et les interactions en temps réel avec vos clients internes et partenaires externes et assure la traçabilité et l’archivage de toutes les opérations du département.
