Comment digitaliser une direction Juridique ?
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# Cas d'usage
3 min

Comment digitaliser une direction Juridique ?

28/11/2022
13/12/2022

Les enjeux de la révolution numérique affectent tous les secteurs. Les professionnels du droit1 n’y échappent pas. La pandémie a accéléré sur certains aspects la digitalisation des directions juridiques. Septeo fait le point sur les innovations à mettre en place, les objectifs et les défis de cette évolution.

Digitaliser les fonctions juridiques, dans quel but ?

L’intégration des outils technologiques en entreprise est devenue incontournable. Cela concerne tous les départements, y compris juridique. Les acteurs du droit se confrontent à de nouveaux besoins.

Voici les principaux enjeux de la transformation digitale des entités juridiques :

  • Simplifier les méthodes de travail en interne ;
  • Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée ;
  • Faciliter la communication et la collaboration entre les équipes ;
  • Assurer la conformité des documents et la sécurité des données ;
  • Optimiser les coûts et la rentabilité.

Quelles solutions existent pour amorcer cette transition numérique2 ?

Outils collaboratifs

Devenus la panacée avec l’avènement du travail à distance, les outils collaboratifs constituent la pierre angulaire de la digitalisation. Gages d'efficacité, ils demeurent indispensables pour fluidifier la communication opérationnelle.
La centralisation de la data est un enjeu majeur pour les directions juridiques. Des solutions orientées API (Application Programming Interface) et interopérabilité répondent à ce besoin. Connecter plusieurs logiciels entre eux permet, à la fois, de rendre l’information accessible tout en favorisant un accès sécurisé à chacun.

Legaltech

Originaires des États-Unis et du Royaume-Uni, les Legaltech3 proposent un ensemble de services juridiques à destination des professionnels et des particuliers. Basé sur l’usage des outils technologiques, leur champ d’intervention concerne notamment la rédaction d’actes et documents légaux, la création et la gestion d'entreprise. Les directions juridiques y gagnent en allègement de tâches redondantes. La Banque des Territoires permet d’identifier, à l’aide de cartographies, la Legaltech adaptée aux besoins de votre projet.

Intelligence artificielle

D’autres outils issus de l’intelligence artificielle viennent soutenir ces évolutions technologiques comme le Chatbot GPT3, véritable machine capable de comprendre l’humain. Ce robot utilise le Natural Language Processing (NLP) pour répondre aux questions récurrentes. L'objectif ? Permettre aux équipes de se consacrer à des tâches stratégiques et à forte valeur ajoutée. Ce type d’outil identifie les problématiques des utilisateurs afin d’envisager des axes d’amélioration.

Au-delà de la conservation des données, le besoin des directions juridiques concerne le traitement de la data. Des procédés issus de l’intelligence artificielle comme le Machine Learning ou Knowledge Graph sauront y répondre.

Legal Design

Issu de la méthode Design Thinking, le Legal Design a vocation à simplifier la complexité du droit. L'accent est mis sur l'aspect visuel et graphique. À l'exemple de l'infographie qui présente de façon schématique une loi ou un contrat. Pensé pour l'utilisateur final, cet outil de communication active la mémoire visuelle et facilite la compréhension.

Quels défis s'annoncent face au changement ?

Les directions juridiques sont conscientes des enjeux face au numérique. Une étude menée conjointement par le Cercle Montesquieu, le cabinet de conseil Day One et un cabinet d’avocats d’affaires internationaux le confirme.

Cette étude4 met en avant les 3 pôles à digitaliser en priorité :

  • la gestion électronique des documents (GED) ;
  • la gestion contractuelle ;
  • le droit des sociétés.
89% des participants indiquent que la formation des juristes doit évoluer. L’utilisation des outils digitaux, compétence clé, arrive en tête pour 28% des répondants devant la gestion de projets (15%) et la formation continue (20%).

Si la question du retour sur investissement reste primordiale, un grand nombre de sondés évoque la difficulté financière.

80% des participants indiquent ne pas disposer d’un budget pour digitaliser leur département.

Avant toute refonte numérique, effectuer un état des lieux est indispensable pour :

  • Cerner les besoins du service ;
  • Éviter d’empiler des outils technologiques.

D’autres critères entrent en compte dans le choix de l’offre : les fonctionnalités recherchées, le coût et l’accompagnement dans son implémentation.
La transition numérique n’est pas un chantier sur le court terme. Il convient d’accompagner les équipes à la conduite au changement5 et gérer les réticences face aux nouvelles technologies. Septeo, spécialiste du domaine, est en mesure de vous accompagner dans la réussite de ce projet.

Les trois points clés à retenir :
- Améliorer l’efficience et la productivité, traiter mais aussi sécuriser les données sont les objectifs majeurs de la digitalisation des directions juridiques.
- Différentes solutions existent pour répondre aux enjeux du numérique : les outils collaboratifs, les Legaltech, l’intelligence artificielle, le Legal Design.
- Les principaux obstacles concernent le coût de faisabilité et le changement des méthodes traditionnelles.

Sources de l'article :
1 https://bit.ly/3YstwAX
2 https://bit.ly/3V980hz
3 https://bit.ly/3PA6HHr
4 https://bit.ly/3Pvy0Tp
5 https://bit.ly/3WmtjgH

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