Module intégré aux logiciels métier Soolus et très prochainement à Intelligent Software,E-acte facilite et sécurise l’échange d’acte entre commissaires de justice. Une fonctionnalité devenue essentielle pour les études, et présentée par Franck-Eric Odoux, responsable service clients de Septeo solutions pour Commissaire de justice.
Gain de temps, sécurité et réduction des erreurs de saisie. Les avantages du module E-acte sont pléthoriques pour les études de commissaires de justice. « Il permet d’échanger des actes en dématérialisant au maximum le flux aller-retour entre les études et leurs confrères », explique Franck-Eric Odoux. E-acte assure l’envoi et également la réception des actes en provenance d’autres commissaires de justice.
L’avantage premier du module est communiquer entre plusieurs logiciels du groupe Septeo. Actuellement, E-acte est accessible depuis les logiciels Soolus (SoftOuest). Il sera opérationnel d’ici la fin du second semestre 2023 auprès des études utilisant Intelligent Software. Les deux logiciels pourront ainsi interagir entre eux à travers E-acte. Une façon de faciliter la communication entre deux logiciels phares utilisés par les parties prenantes d’une étude. Pour aller plus loin et « étendre son utilisation auprès des avocats, nous prévoyons également l’intégration d’E-acte au logiciel Secib », annonce Franck-Eric Odoux.
En attendant ces évolutions, E-acte a la possibilité de s’adapter aux études qui ne sont pas équipées de ce module. « Le logiciel détecte directement cette information, et propose un envoi par mail à l’étude », précise le responsable service clients, qui ajoute qu’il est tout de même plus simple d’être équipé d’un logiciel utilisant ce module, pour faciliter le traitement de l’acte. « L’émetteur de l’acte ne voit aucune différence lors de l’envoi, mais sera obligé d’effectuer une double saisie au retour de l’acte, indique-t-il. Tandis qu’une utilisation commune d’E-acte permet de recevoir directement l’information dans son tableau de bord, avec une simple notification “en attente d’intégration”. » De même pour l’étude qui reçoit l’acte, une dématérialisation qui fait gagner beaucoup du temps et sécurise la transaction.
Les étapes d’intégration d’un acte sontfluides : en sélectionnant l’E-acte reçu, il est ensuite possible de l’intégrer à ses documents internes. Un dossier de signification comportant toutes les informations clés des parties concernées et de l’acte est alors accessible en un clic. Fiche de tournée/chemin de signification : toutes les informations relatives à l’acte sont dématérialisées. « L’étude peut modifier l’E-acte, comme la base de calcul, les parties, le mail du requérant, ou le tiers à facturer », décrit Franck-Eric. Le commissaire de justice peut également intervenir sur la date limite de signification, l’urgence (le cas échéant), le nombre de feuillets, l’émolument (si l’acte est en tarification libre), ainsi que le lieu de taxe, notamment si l’acte est exonéré de TVA.
Lorsque l’acte est signifié, le commissaire de justice doit simplement indiquer ses retours, et le scanner avec les mentions ajoutées manuellement, pour le renvoyer depuis le logiciel vers l’étude émettrice. Cette dernière reçoit ainsi toutes les informations mises à jour dans le dossier présent dans son logiciel, et peut ainsi le clôturer par un paiement. « Le principal intérêt pour l’étude qui reçoit l’E-acte est d’éviter la double saisie de toutes les informations, c’est un gain de temps considérable et une sécurité renforcée », assure Franck-Eric Odoux. Pour l’étude qui envoie l’E-acte, la saisie des informations retour est également simplifiée, et permet d’éviter les erreurs de saisie.
E-acte est également équipé d’une fonctionnalité assurant une accessibilité directe depuis l’extérieur. Le module donne en effet la possibilité d’intégrer un formulaire au site internet de l’étude. « Ce formulaire permet aux confrères de l’étude de déposer des actes en ligne.
Une fois cela fait, les actes entrent directement dans le process E-acte habituel, sans aucune manipulation nécessaire », conclut Franck-Eric Odoux.
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