L'arrivée de la facture électronique commence à interpeller nos clients. Les grandes entreprises déjà bien structurées sont déjà prêtes. Les petites et moyennes entreprises s’y intéressent mais pensent que l’échéance est loin. Pour certaines, l’échéance est au 1er janvier 2025 ou au 1er janvier 2026. Ces échéances concernent l’envoi des factures électroniques.
Mais la date du 1er juillet 2024 concerne toutes les entreprises. A partir de cette date, elles devront être en capacité de recevoir les factures électroniques de leurs fournisseurs.
Certaines se sont déjà familiarisées avec la facture électronique car en offrant leurs services à des entités publiques, elles ont l’obligation d’utiliser le portail Chorus Pro.
Il est temps de réfléchir à la stratégie de mise en place de la facture électronique.
En tant qu’experts-comptables, nous sommes les partenaires les plus proches des chefs d’entreprises. Et nous sommes concernés car cette mise en place va influer sur le traitement de nos missions.
Certains de nos clients s’insurgent contre cette obligation. Ils n’y voient que le côté transmission des données à l’administration fiscale. Pourquoi ne pas transformer cette obligation en opportunité ?
En effet, la mise en place de la facture électronique a plusieurs objectifs :
· Rendre les entreprises plus compétitives. Le coût d’envoi d'une facture électronique est inférieur à celui d’une facture papier. Certaines entreprises l’ont compris et s’y sont déjà préparées : elles envoient leurs factures pdf par mail. Et pour leurs clients qui veulent toujours recevoir une facture papier, elles ont décidé de leur facturer des frais complémentaires.
· Améliorer la santé financière des entreprises en leur permettant d'obtenir des paiements plus rapides
· Lutter contre la fraude afin de favoriser les entreprises les plus vertueuses
· Faciliter la gestion de son entreprise en temps réel
C’est sur ce dernier objectif que nous devons appuyer. Obtenir toutes les informations de chiffre d’affaires, de prévision d’encaissement en des temps réduits aide au pilotage de l’entreprise.
Pour certains de nos clients, les étapes à franchir sont nombreuses. Ils en sont encore à faire leurs factures à la main sur des carnets de facturation. D’autres font leurs factures sur les logiciels office tels que Word ou Excel et n’ont pas encore opté pour un logiciel de facturation.
Pour que la transition se fasse en douceur, c’est maintenant qu’elle doit commencer.
La transmission et la réception doivent se faire par le portail public de facturation (PPF) ou par une plateforme de dématérialisation partenaire (PPD).
La décision d’opter pour une Plateforme de Dématérialisation Partenaire parait plus naturelle. En général, les opérateurs qui conçoivent les PDP travaillent déjà sur les flux de données et connaissent les attentes des entreprises dans ce domaine.
En partant de la base de gestion des clients des entreprises, puis de l’émission de la facture jusqu’à sa transmission et son encaissement, tout doit être chaîné. Les connexions entre les logiciels et les plateformes doivent être fluides.
Alors quelle PDP choisir ?
Avant de se poser la question d’une PDP nous devons nous demander ce qu’est une facture électronique. L’article 289 bis du Code général des impôts donne la définition suivante :
« Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, qui contient des données structurées » contrairement à une facture papier ou pdf.
L’obligation de passer par l’une de ces plateformes assure la sécurité de la transmission des données véhiculées. Si l’obligation d’émettre n’intervient qu’en 2026, il faut pouvoir recevoir en 2024. Les entreprises doivent se projeter dès maintenant et réfléchir à leur organisation future.
Nous devons étudier avec nos clients au cas par cas leur système d’information afin de trouver la solution la plus adaptée.
Devenir prescripteurs pour nos clients dans le choix d'une Plateforme de Digitalisation des Processus (PDP) est un nouvel objectif stratégique pour le cabinet d'experts-comptables. Il est essentiel d'accompagner nos clients dans cette transition vers des solutions numériques efficaces.
En tant que prescripteurs, nous cherchons à identifier les meilleures PDP adaptées aux besoins spécifiques de chaque client. Pour ce faire, nous évaluons différents critères tels que la facilité d'utilisation, l'intégration avec les systèmes existants, la sécurité des données, la compatibilité avec les exigences réglementaires, et bien sûr, le coût.
Notre rôle consiste à conseiller nos clients sur les avantages et les inconvénients de chaque plateforme, en les aidant à prendre des décisions éclairées.
En somme, en faisant le choix d'assumer ce rôle de prescripteur, nous renforçons notre position en tant que partenaires de confiance pour nos clients, les guidant vers une transformation numérique réussie et les aidant à prospérer dans un environnement professionnel de plus en plus numérique.
Les experts-comptables doivent accompagner les entreprises dans cette mise en place et les aider à structurer leur système de facturation. L’utilisation d’outils de gestion des flux et la digitalisation des entreprises améliorent leur compétitivité et leur santé financière.
Il s’agit aussi pour les cabinets d’une étape. De nouvelles missions s’offrent à eux : des missions d’assistance au pilotage de l’entreprise.
Karine CREPET
Expert-Comptable
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