PDP, PPF, OD : décryptage des solutions techniques de la facturation électronique

La facture électronique n’est pas une simple facture papier numérisée (ou générée sous une forme électronique, par exemple en PDF) ensuite envoyée par un moyen électronique comme le mail. Il s’agit, selon la définition de l’ordonnance n°2020-1190 du 15 septembre 2021, d’une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures papier ou du PDF ordinaire”.

En clair, la facture électronique devra suivre une norme précise (EN16931) et comporter 164 données obligatoires. Cela implique le recours à une solution technique spécifique.

Les nouveaux acteurs de la facturation électronique

Pour gérer la facturation électronique, 3 acteurs clés :

• Le portail public de facturation, ou PPF ;
• Les plateformes de dématérialisation partenaires, ou PDP, pour la facturation électronique ;
• Les opérateurs de dématérialisation, ou OD.

Toutes les données de la facturation électronique devront remonter au PPF, qui les centralisera et les transmettra à l’Administration Fiscale.

Le PPF, les PDP, les OD : présentation des plateformes

En bref, trois types de prestataires peuvent accompagner la facturation électronique des entreprises (émission et réception) :

• Le PPF, portail public, a pour mission de concentrer les données de facturation des entreprises, afin de les transmettre à l’Administration Fiscale. Il propose un service minimum gratuit de dépôt, de transmission, de réception et d’archivage des factures.
• Les PDP, immatriculées auprès de l’Administration Fiscale et certifiées pour 3 ans (renouvelables), elles proposent des services payants, mais plus complets que ceux du PPF. Le PDP pour la facturation électronique permet ainsi d’émettre et recevoir des factures électroniques, d’en extraire les données à transmettre à l’administration fiscale, et d’assurer la communication entre les différents acteurs.
• Les OD sont raccordés au PPF ou au PDP. Elle se charge de transmettre les données de facturation dans un format défini avec le client (3 formats sont proposés: Factur-X, UBL ou CII), et de les envoyer via le PPF ou le PDP.

La facturation électronique via un PPF

Le Portail Public de Facturation est l’opérateur public incontournable pour la facturation électronique.

Qu’est ce que le PPF ?

Le PPF propose des services d’échange de factures gratuits, et collecte les données de facturation et de e-reporting pour l’administration fiscale.

Le PPF est ainsi bâti sur le même modèle que le portail Chorus Pro, la plateforme électronique développée en France pour gérer les procédures de passation des marchés et la facturation dans les administrations publiques.

Que vous offre le PPF en matière de facturation électronique ?

Le PPF présente des services basiques, mais sécurisés. Il se caractérise par :

• des coûts réduits pour les entreprises, qui accéderont sans frais à la plateforme ;
• une sécurité garantie des données et des informations échangées grâce au chiffrement des données, et à l’authentification des utilisateurs ;
• une totale conformité, grâce à des mises à jour en cas d’évolutions des réglementations fiscales et légales en vigueur.

La facturation électronique via les PDP

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires ou PDP pour la facturation électronique sont des organismes privés accrédités par l’administration. Ils offrent, contrairement au PPF, des fonctionnalités personnalisées.

Qu’est ce qu’une PDP ?

Contrairement au PPF, les PDP pour la facturation électronique proposent des services payants. Mais ce coût est expliqué par des fonctionnalités plus nombreuses.

• une personnalisation sur mesure, pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise ;
• une intégration plus simple aux outils de l’entreprise, comme les ERP, pour un échange de données plus fluide ;
• une sécurité renforcée en matière de chiffrement, d’authentification et de contrôle d’accès ;
• une assistance personnalisée aux utilisateurs ;
• une plus grande évolutivité.

Que vous offre une PDP en matière de facturation électronique ?

Une PDP pour la facturation électronique prend en charge toute la dématérialisation des factures :

• réception des factures électroniques des fournisseurs ;
• automatisation des contrôles de conformité des factures ;
• conversion des factures au format souhaité par le destinataire, et transmission via sa PDP ou via le PPF ;
• contrôle de la validité des factures (en particulier présence des mentions obligatoires) ;
• extraction et transmission des données de la facture à l’administration fiscale via le PPF ;
• reporting sur l’état des factures (prise en charge par le destinataire, erreur éventuel, statut en cours de paiement, etc.) ;
• mise à jour de l’annuaire national des entreprises utilisant la plateforme pour leurs échanges de factures.

La facturation électronique via un OD

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) jouent un rôle d’intermédiaire entre l’entreprise et le Portail public de facturation (PPF) et/ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP pour la facturation électronique).

Qu’est ce qu’un OD ?

Les OD ne sont pas, comme les PDP, reconnus par l’administration fiscale : ils doivent donc s’appuyer sur le PPF ou un PDP pour la facturation électronique. Ils proposent des outils d’intégration supplémentaires, pour accompagner l’entreprise dans la dématérialisation de ses factures.

Que vous offre un OD en matière de facturation électronique ?

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) ne proposent pas une plateforme de gestion des factures électroniques. Ce sont des prestataires de services qui aident les entreprises à gérer la transition des documents physiques vers des formats électroniques.

Ils proposent un accompagnement et des outils technologiques pour numériser, traiter et stocker les documents sous une forme électronique.

Ils offrent à ce titre :

• des outils d’automatisation, pour gérer l’intégration et l’émission des factures électroniques;
• des services et outils d’intégration aux solutions utilisées par l’entreprise (logiciel de gestion financière, ERP, etc.).

PPF, PDP, OD : comment choisir sa solution de facturation électronique ?

Pour choisir la plateforme de dématérialisation des factures, l’entreprise doit s’interroger sur ses besoins réels.

Des avantages et inconvénients pour chaque solution

Chaque solution - PPF, PDP pour la facturation électronique, OD - consiste en un compromis entre coût d’une part, richesse fonctionnelle et personnalisation d’autre part.

L’entreprise doit donc trouver l’équilibre idéal, en fonction de sa maturité en matière de dématérialisation, la quantité de factures émises et reçues, la complexité de son environnement informatique…

Comment faire le bon choix pour passer à la facturation électronique

Pour faire le meilleur choix, des critères clés doivent être étudiés :

• le budget : le coût de la plateforme est directement lié aux fonctionnalités proposées par l’acteur.
• le volume de factures à gérer et le besoin d’automatisation : le PPF, gratuit, propose des services basiques, tandis que la PDP pour la facturation électronique s’enrichit de services supplémentaires. Il s’agit de fonctionnalités comme le support de différents formats de factures, l’automatisation de la gestion des factures, le paiement direct aux fournisseurs, la reconnaissance automatique de caractère, la sécurité, un tableau de bord récapitulant l’état des factures…
• les contraintes de l’existant : pour permettre une intégration avec les logiciels utilisés par l’entreprise, il faudra choisir une PDP pour la facturation électronique compatible avec ces outils.

Attention, début 2024 la liste officielle des PDP pour la facturation électronique accréditées n’est pas encore connue. Elle sera publiée par la DGFiP sur son site Internet au fur et à mesure de la réception des candidatures.