Dans un secteur en pleine transformation et en quête de rentabilité, les Résidences Services Seniors doivent s’appuyer sur des outils digitaux performants pour répondre aux attentes croissantes des résidents et optimiser leur gestion quotidienne. Le témoignage d’Aurore Mathias, responsable des outils digitaux chez Les Jardins d’Arcadie (Groupe Acapace), illustre parfaitement l’impact positif de l’intégration du logiciel Resalys dans leur organisation.
Les Jardins d’Arcadie : une référence dans les résidences services seniors
Depuis 2008 le Groupe Acapace, à travers sa marque Les Jardins d’Arcadie, conçoit, réalise et exploite des Résidences Services Seniors nouvelle génération. Les 91 établissements offrent un cadre de vie sécurisé et convivial aux personnes âgées autonomes ou en perte d’autonomie, avec des services à la personne internalisés et adaptés à leurs besoins : restauration, animations, bien-être, etc. Le groupe assoit son positionnement différenciant sur ce marché concurrentiel en proposant une gamme de résidences dans des demeures historiques ou des sites d’exception réhabilités au cœur des villes. Les logements proposés à la location aux résidents vont du studio à du T3.
Découvrez l’interview d’Aurore Mathias, responsable des outils digitaux pour les Jardins d’Arcadie : Les enjeux du départ, la gestion du projet, les bénéfices concret de l’adoption du logiciel Resalys.
L’enjeu de transformation digitale des Jardins d’Arcadie
Avant l’implémentation du logiciel Resalys, Les Jardins d’Arcadie faisaient face à plusieurs problématiques structurelles liées à la croissance du groupe et à la spécificité du modèle des résidences services seniors.
Parmi les enjeux majeurs évoqués :
Des outils manuels ou non adaptés : chaque résidence utilisait des solutions manuelles ou de types tableur, ce qui entraînait un manque de centralisation et de visibilité globale.
Des processus manuels chronophages : les équipes devaient réaliser de nombreuses tâches administratives à la main, engendrant une perte de temps et un risque accru d’erreurs, notamment l’enregistrement des modes et moyens de paiements, l’édition des factures ou l’envoi des règlements.
Une absence de reporting unifié : le siège ne disposait pas d’une vision consolidée sur les performances des résidences, freinant la prise de décision et la stratégie de développement.
Une gestion morcelée de la distribution et des canaux de vente : les résidences peinaient à assurer une commercialisation fluide et cohérente de leurs logements, en particulier en ligne.
Ces défis freinaient l’agilité du groupe et limitaient sa capacité à accompagner son développement dans un secteur en forte mutation, où la digitalisation des résidences services seniors devient un levier incontournable de performance.
Pourquoi Les Jardins d’Arcadie ont choisi Resalys : une réponse adaptée aux besoins des résidences services seniors
Le choix du logiciel Resalys s’est imposé naturellement aux équipes du Groupe Acapace pour répondre aux exigences spécifiques de leur activité. Plusieurs motifs déterminants ont guidé cette décision stratégique :
Un outil conçu pour les Résidences Services Senior : Resalys répond à la complexité des RSS, qui mêlent hébergement long séjour et parfois court séjour, services, restauration et services à la personne. Sa capacité à gérer plusieurs typologies de prestations en un seul système était essentielle.
Une centralisation complète de la gestion : Resalys permet de piloter l’ensemble du parc de résidences depuis un point central, en harmonisant les pratiques, les données et les procédures sur tous les sites.
Une orientation “résidences gérées” et sur-mesure: contrairement aux outils hôteliers classiques, Resalys propose des fonctionnalités pensées pour les opérateurs de résidences gérées, avec des spécificités comme la gestion des long séjours, les contrats récurrents ou les services à la personne. Resalys se distingue des autres opérateurs pour sa capacité à développer des fonctionnalités spécifiques aux besoins de chaque entreprise.
Un partenaire expert du secteur : Le positionnement de Resalys comme acteur reconnu dans l’écosystème des résidences, et son accompagnement métier, ont rassuré le groupe dans son choix qui préférait par ailleurs privilégier une relation directe avec les équipes dédiées au choix d’un intégrateur.
Ce choix a permis à l’entreprise d’initier une transformation digitale alignée avec les enjeux de croissance et de professionnalisation du secteur des résidences services seniors.
Resalys : un levier de performance pour la gestion des résidences Jardins d’Arcadie
Dans son témoignage vidéo, Aurore Mathias partage son expérience de l’intégration de Resalys au sein des Jardins d’Arcadie. Elle souligne notamment
“Resalys nous a permis de centraliser nos opérations, d’automatiser nos processus et d’offrir une meilleure expérience à nos résidents.”
Les Jardins d’Arcadie bénéficient d’une amélioration significative de leur gestion opérationnelle, avec des gains mesurables sur plusieurs plans clés :
Gain de temps et d’efficacité pour les équipes grâce à l’automatisation. Les processus manuels ont été automatisés, notamment :
La facturation mensuelle aux résidents, la gestion des prélèvements et des règlements
L’intégration automatique des demandes de réservations, la gestion simplifiée des dossiers de réservations, la génération des documents contractuels à destination des résidents (contrats d’hébergement, attestions d’hébergement)
La mise en place de passerelles de données entre Resalys et les autres logiciels d’exploitation ou de gestion utilisés par Les Jardins d’Arcadie : logiciel de prise en commande en restauration, logiciel de comptabilité,
Optimisation de la commercialisation grâce à une distribution omnicanale automatisée et maîtrisée, notamment sur booking.com pour les courts séjours.
Meilleure fiabilité des données : la centralisation des informations évite les erreurs de ressaisie, assure une cohérence des données et permet une meilleure traçabilité des opérations.
Vision unifiée pour le siège : les équipes centrales disposent désormais d’indicateurs consolidés en temps réel, facilitant le pilotage stratégique, la prise de décision et le suivi des performances par résidence : accès au taux d’occupation ou au chiffre d’affaires par site ou consolidé en temps réel
Expérience client améliorée : les opérations d’arrivées et départs sont fluidifiées avec la consultation facilitée du dossier de réservation, avant le séjour ou au moment de l’arrivée ou du départ. Les résidents bénéficient ainsi d’une gestion plus fluide de leur séjour, d’une meilleure réactivité du personnel, et d’une offre de services mieux structurée.
Une relation privilégiée avec une équipe projet dédiée Septeo Hospitality tout au long du projet, dès la phase d’audit des besoins, pendant le développement, le paramétrage, jusqu’au déploiement et la formation des équipes. Cette relation de confiance a permis de tenir le rythme de déploiement de 10 résidences par mois sur une durée totale et maîtrisée de 9 mois. En post-déploiement les équipes continuent ensemble d’enrichir les fonctionnalités du logiciel.
Ces bénéfices ont permis au Groupe Acapace de professionnaliser encore davantage ses opérations, tout en répondant aux exigences croissantes de qualité, de transparence et d’agilité propres au secteur des résidences services seniors.
Le retour d’expérience des Jardins d’Arcadie démontre que l’adoption d’un logiciel de gestion comme Resalys est un levier stratégique pour les résidences services seniors souhaitant moderniser leur fonctionnement et répondre aux attentes de leurs résidents.
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