Le Centre d'accès à l'information juridique (CAIJ) est un organisme à but non lucratif qui facilite l'accès à l'information juridique au Québec. Son équipe juridique assure notamment la gestion et le suivi des contrats del'organisation. Afin d'optimiser ses processus contractuels, le CAIJ utilise le module Gestion de contrats de Septeo Legal Suite.
Récemment, notre équipe a eu le plaisir d'échanger avec Maude Cormier, technicienne juridique à la direction générale du Centre d'accès à l'information juridique (CAIJ). Au sein d'une petite équipe qui gère près de 500 contrats, elle nous explique pourquoi le CAIJ a choisi le module Gestionde contrats de Septeo Legal Suite, les gains obtenus et les fonctionnalités qui font aujourd'hui toute la différence dans leur quotidien.
« Nous sommes une petite équipe dédiée principalement à la gestion contractuelle. De mon côté, c'est mon cœur de métier : je gère le suivi de l'ensemble de nos accords et je suis en quelque sorte la mémoire de nos contrats. Mes collègues se concentrent davantage sur les négociations et la rédaction des contrats, tandis que j'assure le suivi opérationnel à leurs côtés. Nous collaborons également très étroitement avec les ressources humaines, la comptabilité et de nombreux autres services. Notre champ d'action est très varié. »
« Auparavant, la gestion était extrêmement manuelle. Nous utilisions des tableaux Excel ainsi qu'un ancien logiciel peu intuitif. Il nous était impossible d'avoir une vision globale de notre portefeuille de contrats et les rapports générés ne reflétaient jamais la réalité du terrain. Nous perdions un temps considérable en doublons de saisie ; c'était un processus particulièrement lourd.
Nous avons consulté plusieurs éditeurs, mais Legal Suite s'est nettement démarqué pour deux raisons majeures : son excellent rapport qualité-prix et, surtout, sa grande modularité. Nous avions des processus très spécifiques à notre organisation et nous souhaitions absolument un outil capable de s'adapter à notre méthode de travail, et non l'inverse. C'est précisément ce qui a fait la différence pour nous. »
« Le premier bénéfice, c'est vraiment le gain de temps. Avant, on passait énormément de temps à remplir des tableaux Excel et à saisir les informations manuellement. Aujourd'hui, tout est beaucoup plus automatisé et intuitif. Le gain de temps et le gain d'efficacité vont ensemble. Les rapports sont personnalisables, on peut les moduler selon nos besoins et toute l'information est centralisée. Pour nous, ça fait une énorme différence. »
« Oui. Avant, je devais sortir un tableau de toutes les ententes à renouveler, et ce, à chaque semaine, écrire individuellement à chaque gestionnaire et faire le suivi par courriel. Ça me prenait souvent une demi-journée. Aujourd'hui, grâce aux notifications automatiques, les gestionnaires reçoivent directement leurs rappels, font leurs suivis dans le logiciel et me contactent seulement lorsqu'il y a une particularité. Je n'ai plus besoin de faire tout ce travail manuellement. De plus, auparavant je devais calculer moi-même les dates de renouvellement. C'était très lourd et très propice aux erreurs. Maintenant, une fois les informations enregistrées dans le logiciel, le suivi se fait automatiquement. On a vraiment un poids de moins sur les épaules. On sait que les délais seront respectés et on peut avoir la tête tranquille. »
« Pour nous, c'est un véritable changement. Elles automatisent complètement les suivis de renouvellement et permettent aux gestionnaires d'être autonomes. »
« Lors de nos audits financiers, nous devons produire des rapports sur toutes nos ententes avec redevances. Avant, nous construisions ces tableaux entièrement à la main. Aujourd'hui, on extrait simplement le rapport, on ajoute quelques informations au besoin et c'est terminé. En plus, les données sont toujours à jour. »
« Nous utilisons beaucoup les courriels envoyés directement depuis les fiches contrats. Lorsqu'un gestionnaire veut nous signaler un changement,une négociation ou une particularité, il nous écrit directement à partir de lafiche concernée. Ça améliore énormément nos suivis et toute l'information reste liée au bon contrat. »
« Nous avions un besoin très spécifique concernant les e-mails envoyés directement depuis les fiches contrats. Nous souhaitions que la référence du contrat s'intègre automatiquement dans l'objet du message, afin d'identifier immédiatement l'accord concerné. L'équipe Septeo Legal Suite nous a accompagnés dans la mise en place de cette règle sur mesure. Aujourd'hui, le processus est totalement automatisé et fonctionne sans le moindre problème. C'était une exigence propre à notre organisation, mais les équipes de Legal Suite ont su trouver une solution qui nous facilite grandement la vie au quotidien. »
« Chaque organisation a ses propres modes de fonctionnement. De notre côté, ce qui a véritablement fait la différence, c'est de choisir un logiciel capable de s'adapter à nos méthodes de travail, et non l'inverse.
Legal Suite nous a permis d'automatiser de nombreuses tâches, de gagner un temps précieux et de gagner nettement en efficacité. Aujourd'hui, nous pouvons consacrer plus de temps à des projets à forte valeur ajoutée, plutôt qu'à du suivi administratif. »
