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Documentation, sauvegardes, réaction rapide en cas d’incident... En matière de RGPD, quelles obligations pour les études ? Entretien avec Franck-Éric Odoux, Data protection officer chez Septeo Solutions CDJ. Entre constats, procédures d’exécution, recouvrement et échanges avec de multiples interlocuteurs, les études de commissaires de justice manipulent chaque jour des données à caractère personnel, parfois sensibles. Ainsi, pour les commissaires de justice, le RGPD est une responsabilité du quotidien : il induit un cadre de travail concret, qui vise avant tout à protéger les personnes et à fiabiliser les pratiques internes.
« Les données que l’on nous confie ne nous appartiennent pas. Il faut garantir leur sécurité », rappelle Franck-Éric Odoux.
Pour lui, la clé est de raisonner en deux temps : d’abord formaliser un document explicitant pourquoi et comment les données sont conservées, puis s’assurer que l’étude peut continuer à fonctionner - même en cas d’incident informatique.
Elle permet d’expliquer pourquoi les données sont conservées, sur quelle base, pendant combien de temps, comment elles sont protégées et qui peut y accéder. Concrètement, cela peut passer par un registre des traitements, des procédures d’habilitation (qui accède à quoi), des règles de conservation et de suppression, et une politique de gestion des sous-traitants.
Il faut pouvoir répondre à des questions simples : qui accède aux dossiers, dans quel cadre, et avec quels outils ? », résume Franck-Éric Odoux.
En cas de manquement, les risques ne sont pas uniquement théoriques : un contrôle de la CNIL peut conduire à des mesures correctrices et à des sanctions, avec des amendes pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires.
Une étude doit pouvoir restaurer rapidement ses données et reprendre son activité si un incident survient (corruption de fichiers, poste chiffré, erreur de manipulation, etc.). La question n’est pas d’être alarmiste : il s’agit de se donner les moyens de continuer à servir les justiciables et les clients, sans improviser.
Dans cette logique, il est conseillé de formaliser un Plan d’Assurance Sécurité (PAS), document opérationnel qui détaille les étapes pour réagir rapidement en cas d’incident.
« Le PAS sert de guide de survie. Lorsque les données sont corrompues, il faut prévenir la CNIL dans un délai de 72 heures et informer les personnes concernées. Sans processus défini en amont, on risque d’oublier des étapes essentielles », explique Franck-Éric Odoux.
Le PAS n’est pas obligatoire au titre du RGPD, « mais il est souvent demandé dans les appels d’offres » précise-t-il. Surtout, il force à clarifier les rôles (qui décide, qui alerte, qui communique), les canaux de contact, les critères de gravité et les actions immédiates (isoler une machine, couper un accès, lancer une restauration).
Au quotidien, la sécurité se joue souvent sur des réflexes simples. Chaque étude gagne à définir des règles écrites et comprises par tous concernant :
Ces mesures sont d’autant plus efficaces qu’elles s’accompagnent d’une sensibilisation des collaborateurs : vérification des expéditeurs d’e-mails, prudence face aux pièces jointes, bonnes pratiques de classement, engagements de confidentialité et rappel des procédures en cas de doute. L’objectif est de créer une culture commune, sans alourdir inutilement le travail.
Enfin, le choix des outils est déterminant.
Un éditeur métier spécialisé dans les études de commissaires de justice apporte des garanties essentielles en matière de sécurité et de conformité.
Dans cette logique, Septeo Solutions CDJ accompagne les études avec notamment :
Documenter, prévenir, sécuriser et être prêt à réagir : autant de leviers indispensables pour protéger les données, les justiciables et la pérennité de l’étude.
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