Échanges avec les parties, débiteurs, confrères ou collaborateurs, confirmations, relances, pièces jointes à valeur probante…
Pour les commissaires de justice, l’e-mail est devenu un outil central de pilotage de l’activité et de sécurisation des dossiers.
Pourtant, une messagerie classique n’offre ni garantie de conservation, ni traçabilité suffisante en cas de litige.
Face à l’augmentation des volumes d’échanges, aux exigences réglementaires et aux risques de perte ou de piratage, l’archivage des e-mails devient indispensable pour les études.
C’est pour répondre à ces enjeux que Septeo Solutions CDJ propose MailStore, une solution d’archivage des e-mails spécialement adaptée aux besoins des commissaires de justice.
« Pour être efficace dans son étude, un e-mail doit pouvoir être retrouvé rapidement, prouvé en cas de besoin et conservé de manière fiable. Aujourd’hui, cela n’est plus possible sans un véritable système d’archivage des e-mails », explique Didier Loubeix, responsable technique chez Septeo Solutions CDJ.
Avec MailStore, l’ensemble des e-mails entrants, sortants et internes est archivé automatiquement dans une base centralisée et sécurisée.
Même en cas de suppression accidentelle, de panne ou de cyberattaque, les messages restent accessibles, intègres et non modifiables.
Pour les commissaires de justice, la traçabilité des échanges électroniques est un enjeu majeur.
MailStore permet :
Un atout essentiel pour répondre aux obligations légales de conservation des e-mails professionnels.
Chaque e-mail archivé est indexé automatiquement. La recherche s’effectue en quelques secondes, dans toutes les boîtes de l’étude, y compris au sein des pièces jointes.
« On évite les pertes, on fluidifie les recherches et on fiabilise l’activité », résume Didier Loubeix.
Résultat : moins de stress, des dossiers mieux suivis et une messagerie allégée, améliorant les performances globales de l’étude.
Contrairement à une sauvegarde ponctuelle, MailStore est un véritable système d’archivage des e-mails, conçu pour conserver durablement les échanges dans un format authentique et exploitable.
La solution est :
« Même les petites études peuvent en bénéficier, dès un utilisateur. MailStore est une solution simple, éprouvée et pensée pour le quotidien des commissaires de justice », conclut Didier Loubeix.
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