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Choix d’un logiciel complet, innovant et intuitif

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Choisir le bon logiciel de gestion de biens immobilier

Nos solutions d'automatisation au service de l'industrie de l'hospitality et de sa transformation digitale

Opter pour la complétude, la performance
 et l'ergonomie

Disposer d'un logiciel complet et performant est essentiel pour gérer efficacement les biens immobiliers que vous avez charge. Cependant, il est également important que le logiciel soit ergonomique et facile à utiliser. Les administrateurs de biens ont souvent un grand nombre de tâches à gérer et doivent être en mesure d'accéder rapidement et facilement aux informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées. Un logiciel ergonomique peut aider à simplifier les processus de gestion immobilière et à optimiser le temps et les ressources.

Le logiciel doit centraliser tous les processus liés à la gestion d'un bien

Pour être efficace, un logiciel ADB doit être le plus complet possible. Il doit permettre aux administrateurs de biens d’accéder depuis la même plateforme à tous les outils indispensables à son quotidien : entrée/départ locataire, état des lieux, la gestion événementielle, la comptabilité, les assemblées générales, la gestion des courriers, la facturation agence, l’extranet...

Un logiciel ADB complet va permettre de centraliser les informations relatives à la gestion de ses mandats. Il va pouvoir accéder par exemple sur la fiche d’un client, à la fois à ses lots et ses tantièmes, mais aussi à l’historique de ses paiements, aux demandes d’intervention qu’il a envoyées… Ainsi, le gestionnaire est plus réactif et plus efficace dans le traitement de ses tâches quotidiennes, notamment lorsqu’il doit répondre aux demandes de ses clients, locataires ou copropriétaires par exemple.

Une solution unique, un prestataire unique c'est la simplicité

Le gestionnaire va aussi gagner du temps en termes d’organisation. Qui dit solution unique dit prestataire unique. Ainsi le gestionnaire ne va pas multiplier les contrats auprès de fournisseurs, les factures à régler, les formations aux différents outils… Il va en plus développer un relationnel privilégié avec l’éditeur de son logiciel ce qui va lui permettre de pouvoir échanger avec lui sur ses besoins et ses problématiques métier.  

Les principales fonctionnalités comptables indispensables pour les administrateurs de biens

Pour la gérance :

  • Le quittancement et la révision des loyers
  • La saisie et le paiement des factures et des appels de fonds
  • La régularisation des charges annuelles
  • La gestion des entrées et sorties et remboursements des dépôts de garantie
  • La réversion des loyers aux propriétaires
  • Toutes les fonctionnalités de comptabilité générale :
  • Éditions de grands livres de journaux, rapprochement bancaire, lettrage, export FEC…

Pour le syndic :

  • L’émission des appels de fonds
  • La saisie et paiement des factures
  • La répartition des charges annuelles
  • Toutes les fonctionnalités de comptabilité générale :
  • Éditions de grands livres de journaux, rapprochement bancaire, lettrage, export FEC…

Les fonctionnalités qui apportent une plus-value :

Certaines fonctionnalités sont un gain de temps et de sécurité indéniable pour optimiser les missions d’un comptable comme :

  • L’importation / exportation et le traitement des fichiers bancaires
  • Le traitement automatisé des chèques locataire et copropriétaire avec un lecteur de chèque et la génération d’un fichier d’export bancaire au format TLMC
  • L’importation des fichiers CAF des aides aux logements des locataires, avec intégration automatisée des encaissements correspondants
  • Le lettrage automatisé des écritures d’annulation.
  • La reconnaissance automatisée des factures (LAD/RAD).

La facilité d’échange

Le métier d'Administrateurs de biens ou de syndic impose un suivi rigoureux et efficace des demandes clients. Il est donc important d’avoir un logiciel qui facilite les échanges et assurer un bon suivi des demandes entre les différentes parties d’un dossier : comptables, locataires et colocataires, propriétaires et copropriétaires, mais aussi les établissements bancaires.

Les taches sont assurées par différents services. Chaque étape est liée et l'on comprend facilement l'intérêt d'avoir un outil efficace sur le suivi de l'ensemble des étapes et de pouvoir tracer l'historique des actions réalisées.

Pour cela, l’outil des administrateurs de biens doit leur permettre l’accès à 3 types d’extranet :

  • L’extranet locataire, dans lequel celui-ci peut suivre les montants dus à son propriétaire, et dans lequel il peut retrouver les quittances de loyer dont il a besoin.
  • L’extranet propriétaire, dans lequel celui-ci peut suivre les montants dus par l’agence, ainsi que les impayés de ses locataires. Il peut aussi y retrouver les comptes-rendus de gérance.
  • L’extranet copropriétaire, dans lequel celui-ci peut suivre les montants dus à la copropriété, et retrouver l’ensemble des documents comptables qui concernent la copropriété.

Un logiciel intelligent et intuitif

Tous les logiciels proposent un degré d’automatisation plus ou moins important. Toutefois, certaines solutions apparues récemment sur le marché mettent en avant une véritable intelligence en se basant sur les pratiques courantes des Administrateurs de biens. Elles permettent ainsi d’automatiser quasi-intégralement certaines procédures et de gagner un temps précieux dans la gestion de copropriétés

Cette automatisation, en étant appliquée aux tâches répétitives, va permettre de limiter les erreurs humaines et aussi d’optimiser l’organisation au sein de l’agence. Le syndic, ainsi délesté de certaines missions fastidieuses, va pouvoir se dégager du temps qu’il pourra alors consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée : présence accrue sur le terrain, prospection commerciale…

Gagner du temps sur la saisie des factures et les encaissements (locataires ou copropriétaires), et toutes les tâches quotidiennes.

Un logiciel ergonomique et intuitif qui simplifie la navigation est un atout considérable pour :

  • Une prise en main facile et rapide des utilisateurs
  • Gagner du temps dans la réalisation des tâches quotidiennes
  • Faciliter la correction d’opérations comptables (opération d’extourne avec lettrage automatisé par exemple)
  • Simplifier la recherche de personnes et de leurs comptes clients.
  • Attirer de nouveaux talents et fidéliser les collaborateurs de l'agence immobilière

Le nombre d’utilisateurs et l’accessibilité

Si pour les petites structures, un logiciel monoposte peut être suffisant, pour les plus grandes agences, il est nécessaire d’adopter un outil multi-utilisateur, qui permet de travailler en simultané sur le même logiciel. Celui-ci peut être accessible partout et à tout moment s’il est hébergé dans le Cloud, ou installé sur un serveur interne.

La fonction multi-utilisateur est particulièrement pertinente lorsque plusieurs collaborateurs de l'agence gèrent en même temps des opérations de paiement des factures de gérance ou de syndic. Chaque utilisateur travaille sur son propre portefeuille, et ses opérations sont tracées et historisées de façon individuelle.

Choisissez un logiciel de gestion de biens efficace

Les bénéfices de la solution

  • Accéder depuis la même plateforme à tous les outils indispensables à son quotidien
  • Permettre de centraliser les informations relatives à la gestion de ses mandats
  • Automatiser les tâches répétitives
  • Réduire les erreurs humaines
  • Accéder depuis la même plateforme à tous les outils indispensables à son quotidien
  • Permettre de centraliser les informations relatives à la gestion de ses mandats
  • Automatiser les tâches répétitives
  • Réduire les erreurs humaines

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