Gestion de contrats : Maîtrisez les étapes clés pour une gestion efficace
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Gestion de contrats : Maîtrisez les étapes clés pour une gestion efficace

27/6/2024
27/6/2024
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Sommaire
L'automatisation de la gestion des contrats permet aux entreprises de rationaliser et d'optimiser l'ensemble du cycle de vie des contrats, de leur création à leur exécution. Mettre en place une gestion efficace des contrats qui couvre les grandes phases de leur cycle de vie grâce à l'automatisation et à la digitalisation offre aux directions juridiques un gain de temps, une optimisation des coûts, une meilleure visibilité et une prise de décision plus éclairée.

Les 3 étapes clés d’une gestion de contrats efficace

La gestion des contrats englobe l'intégralité du cycle de vie contractuel, débutant par la phase précontractuelle contenant la rédaction, les négociations internes et externes jusqu'à la signature. Par la suite, elle s'étend à l'exécution du contrat, impliquant la surveillance des échéances et des indicateurs, la gestion des modifications et avenants, pour enfin assurer la préservation des données contractuelles.

Une bonne gestion des contrats permet au juristes de gagner du temps et mieux se concentrer sur des taches à forte valeur ajoutée, faciliter la collaboration, réduire les risques d'erreur  prévenir les litiges et optimiser les coûts.

La Gestion Précontractuelle

La première étape d'une gestion des contrats efficace commence avant même la signature du contrat. Parmi les aspects essentiels de cette phase :

L’automatisation de la Rédaction des Contrats :  

Une meilleure gestion de la rédaction des contrats passe par une négociation optimisée, qui peut recourir à des modèles de contrats ou de clauses préétablies. Cette démarche est facilitée par l'utilisation de solutions de génération automatique de contrats. Cela libère du temps pour les juristes en déléguant aux opérationnels la tâche de générer, par exemple, des accords de confidentialité, tout en assurant la sécurité juridique.

La facilitation de la Collaboration :

Impliquer les différents acteurs dès le début du processus contractuel facilite les échanges entre juristes et opérationnels afin d’accélérer le processus de gestion contractuelle.

L’utilisation de la Signature Électronique :  

La signature électronique représente une révolution majeure dans la gestion des contrats. Il n'est plus nécessaire d'envoyer le contrat par e-mail, de l'imprimer, de le signer manuellement, puis de le renvoyer par e-mail.

Désormais, le contrat est transmis directement aux signataires via un lien vers un outil de signature électronique. En un simple clic, le contrat peut être signé. Cette transition permet de réduire considérablement le délai nécessaire à la signature d'un contrat, passant de plusieurs jours à quelques minutes seulement.

Le Suivi de l'Exécution du Contrat

Une fois le contrat signé, il est essentiel de suivre de près son exécution pour garantir le respect des engagements et éviter les risques :  

Anticipation des Échéances :

Le suivi de l'exécution des contrats exige une planification proactive des échéances. Une grande majorité de contrats fournisseurs sont automatiquement renouvelés sans analyse préalable ni prise de décision. Il devient donc impératif de mettre en place un système de suivi des échéances afin d'éviter leur reconduction automatique, ce qui pourrait entraîner des coûts et des risques inutiles.

Gestion des risques :

La surveillance des risques liés aux contrats et aux clauses contractuelles est d'une importance cruciale, notamment en ce qui concerne le respect des engagements financiers ou opérationnels.

Une gestion efficace des contrats permet également de prévenir les litiges, tels que ceux pouvant découler de la non-exécution d'un engagement pendant la durée du contrat.  

La Préservation des Données du Contrat

La dernière étape consiste à préserver le patrimoine contractuel de l'entreprise et à éviter la perte de contrats grâce à un archivage intelligent. Il est important d’utiliser de l'OCR plutôt que de stocker les contrats au format image pour faciliter la recherche et la consultation ultérieure. Les bénéfices d’une gestion des contratsoptimisée grâce à l’automatisation sont évidents :

  • Réduire le temps passé sur des taches répétitives et se concentrer sur des missions à plus haute valeur ajoutée,
  • Réviser et gérer les contrats d'une manière plus efficace et réduire les risques d'erreur,
  • Faciliter la collaboration et accélérer le processus de gestion contractuelle,
  • Prévenir les litiges et garantir une conformité rigoureuse aux réglementations en vigueur,
  • Optimiser les coûts et permettre aux directions juridiques de réallouer les ressources financières vers des initiatives stratégiques.

Les entreprises adoptent de plus en plus la digitalisation de leur processus contractuel pour optimiser leur gestion des contrats et améliorer leur efficacité opérationnelle.

L'IA au service de la gestion des contrats

L'intelligence artificielle repense le quotidien des directions juridiques en permettant d'automatiser les opérations répétitives et de soutenir les juristes dans leurs recherches et la gestion des données. L'adoption de logiciels juridiques dotés d'IA transforme profondément la gestion contractuelle des départements juridiques, en automatisant des processus tels que la rédaction de contrats et la gestion documentaire. Grâce à l'IA, les directions juridiques peuvent maitriser les risques en identifiant les clauses non conformes à la politique interne et à la réglementation, centraliser et exploiter les données exhaustives en créant automatiquement des fiches et alertes associées, et se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.      

En intégrant l'IA à la gestion des contrats, les entreprises bénéficient d'une réduction significative du temps passé sur des tâches laborieuses, d'une diminution des risques d'erreurs et d'une amélioration globale de la qualité des services juridiques.  

La gestion de contrats est un processus complexe mais indispensable pour toute entreprise. En maîtrisant les étapes clés et en utilisant un logiciel de gestion de contrats, les organisations peuvent non seulement minimiser les risques et assurer la conformité, mais aussi améliorer leur efficacité opérationnelle.

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