“Legal Suite est un véritable outil de pilotage contractuel, qui nous permet de structurer et sécuriser nos engagements” -Margaux – Juriste chez Groupama Paris Val de Loire
Dans un environnement réglementaire de plus en plus exigeant, la gestion rigoureuse des contrats est un enjeu clé pour les entreprises. Groupama Paris Val de Loire a fait le choix de s’appuyer sur la solution Legal Suite pour centraliser, sécuriser et piloter ses engagements contractuels. Margaux, juriste conformité et contrats commerciaux, partage son expérience et explique comment cet outil facilite le quotidien de son équipe tout en assurant une conformité optimale aux réglementations en vigueur.
Je suis juriste conformité / contrats commerciaux. Je fais partie du pôle affaires juridiques et conformité, au sein du Pôle Affaires juridiques. Mon rôle est de m’assurer que tous les contrats signés avec nos partenaires (prestataires, clubs sportifs, etc.) soient conformes aux réglementations en vigueur : RGPD, loi Sapin II, etc. Je veille aussi à sécuriser juridiquement nos engagements.
Lorsque je suis arrivée chez Groupama Paris Val de Loire, la solution Legal Suite était déjà en place. J’avais déjà utilisé cette solution dans mon précédent poste, ce qui m’a permis d’être rapidement opérationnelle.
Avant Legal Suite, la gestion des contrats reposait essentiellement sur un seul fichier Excel. La mise en conformité avec certaines réglementations et le suivi de l'état des contrats étaient difficiles à suivre. La base de données n'était pas sécurisée, à la merci d'une mauvaise manipulation.
Le premier bénéfice est la centralisation des contrats: toutes les données clés sont réunies au même endroit, accessibles par les juristes concernés. Ensuite, nous avons mis en place un système d’étiquetage permettant de suivre la conformité (RGPD, Sapin II…). Cela nous permet de sortir des rapports réguliers pour suivre les contrats non conformes et engager leur mise en conformité.
Legal Suite est un véritable outil de pilotage contractuel, qui nous permet de structurer et sécuriser nos engagements, mais aussi de dialoguer efficacement avec la direction générale, les auditeurs ou les responsables métiers.
C’est un atout majeur. Nous avons mis en place des rapports mensuels de suivi des contrats non conformes. Cela nous permet d’avoir un état des lieux clair et d’alimenter les audits de conformité (interne ou externe). Nous donnons d’ailleurs un accès en lecture seule à nos auditeurs qui peuvent suivre l’évolution en temps réel, sans devoir tout relire manuellement.
Oui, récemment, un nouveau directeur général souhaitait faire un point précis sur les dépenses contractuelles de l’année. Grâce aux informations renseignées dans Legal Suite (montants, partenaires, échéances),nous avons pu produire très rapidement un état des lieux clair des partenariats en cours et des budgets engagés. Cela a permis de prendre des décisions de résiliation ou de renégociation en toute transparence.
Trois fonctionnalités ressortent clairement :
Très bon suivi de la part des équipes Legal Suite. Dès mes débuts, j’ai eu accès à des sessions de formation enregistrées qui m’ont permis de reprendre la main sur l’outil. Et surtout, à chaque question ou difficulté, l’équipe support a été réactive et claire dans ses réponses, même sur des sujets techniques parfois complexes.
Je dirais que c’est une solution adaptable qui répond parfaitement à nos besoins. Elle permet de centraliser l’information, de suivre la conformité, et surtout de piloter les engagements contractuels avec rigueur. Elle s’adapte bien à différents secteurs, même en dehors du secteur assurance, et l’accompagnement client fait vraiment la différence.
