Le numérique bouleverse les codes du métier d’avocat et introduit de nouvelles contraintes légales, mais aussi de formidables opportunités.
Christelle Petrucci, Directrice Générale de Septeo Solutions Avocats, répond aux questions d'Informations Entreprises.
Christelle Petrucci (Directrice Générale SEPTEO Solutions Avocats) : Au cœur de la profession d’avocat réside la quintessence du capital intellectuel. Il s’agit moins d’une confrontation avec l’horloge que d’une bataille pour l’excellence dans l’exercice d’activités hautement intellectuelles.
Car si l’on parle du temps d’un avocat, il ne s’agit pas d’heures consacrées à des tâches administratives, mais de celles dévolues à la réflexion profonde, à la recherche juridique, à la rédaction d’actes et à l’élaboration de conclusions. Notre mission chez Septeo Solutions Avocats est ainsi de maximiser le temps consacré par l’avocat à ces tâches essentielles qui forment sa réelle valeur ajoutée.
Dans cette optique, notre intervention s’articule autour de deux axes principaux. En premier lieu, nous avons pour vocation de libérer l’avocat des activités à faible valeur ajoutée, telles que la gestion administrative ou la facturation, qui détournent son attention de l’expertise juridique.
En second lieu, notre objectif est de l’aider à capitaliser sur ses connaissances. Dans chaque dossier client, des analyses et des recherches sont effectuées, générant ainsi une base de données riche et variée. Par le biais de technologies de pointe, notamment une IA générative, nous indexons l’ensemble des données propres à chaque cabinet qu’il s’agisse de documents Word, de fichiers PDF ou de correspondances électroniques, pour créer une base de connaissances accessible et pertinente.
Résultat ? La possibilité non seulement de capitaliser sur ses recherches initiales mais également de réutiliser efficacement des analyses et des conclusions dans des dossiers ultérieurs.
Mais ce principe d’optimisation s’applique également aux autres acteurs du cabinet, notamment les secrétaires, dont la missions ’étend désormais à l’amélioration de la relation client. Le cabinet d’avocat d’aujourd’hui n’est pas une simple entité juridique, mais une entreprise qui doit offrir un service client d’excellence. Ainsi, les outils que nous proposons permettent également aux secrétaires de gagner en efficacité, pour se consacrer à une relation client de qualité.
Christelle Petrucci : Nul ne saurait ignorer que la facturation demeure le pivot financier de tout cabinet d’avocats. Notre plateforme, fort de son efficacité indiscutable, se propose d’endosser une polyvalence en s’adaptant à toutes les modalités de facturation spécifiques au secteur juridique. Que vous optiez pour une facturation forfaitaire, où la somme due est arrêtée en amont indépendamment du temps investi, ou pour une facturation au temps passé par dossiers, notre système est conçu pour vous seconder, dans tous les cas.
Il incorpore notamment un mécanisme de suivi temporel, qui permet de quantifier minutieusement le temps dévolu à chaque tâche. Vous êtes, dès lors, en mesure de réaliser une analyse exhaustive des rentabilités de vos dossiers.
Notre solution s’étend également aux modèles d’abonnements, de plus en plus prisés pour fidéliser la clientèle et garantir des revenus récurrents. Il est ainsi possible de paramétrer ses abonnements en fonction de la durée et des spécificités de chaque client.
Pour les cabinets plus structurés, nous avons imaginé des outils qui permettent aux secrétaires de procéder à des facturations en masse et aux associés de valider les temps passés par leurs collaborateurs en toute fluidité. La dématérialisation, que nous nommons “état de préfacturation interactif”, opère une économie de temps significative et élimine les risques d’erreur humaine.
Christelle Petrucci : Il est en effet capital de préciser que Septeo Solutions Avocats ne se résume pas à une entité isolée ; nous sommes une composante de l’écosystème du Groupe Septeo, leader européen de la légal tech et classé parmi les dix premiers éditeurs de logiciels en France. Cette position témoigne de notre engagement à libérer les professionnels de leurs contraintes au travers de solutions logicielles innovantes. Ainsi, SEPTEO n’est pas simplement un conglomérat d’entreprises œuvrant en parallèle, mais une force intégrée dans le secteur de l’édition de logiciels, tant en France qu’en Europe.
Notre impact dépasse le cadre de nos clients directs. Septeo touche à la vie de près de 15 millions de Français, en s’inscrivant dans les moments-clés de leur existence. Que ce soit un mariage, un divorce ou un achat immobilier, nos solutions sont présentes. Plus récemment, notre acquisition de la société Sequoias Soft, leader dans l’hospitalité en plein air, élargit encore notre spectre d’influence.
Christelle Petrucci : Au-delà de fournir un ERP complet intégrant la gestion de la facturation, des dossiers, des tâches et de l’agenda, l’essentiel du fonctionnement d’un cabinet, nous offrons des services d’infogérance. En effet, un cabinet équipé d’un ERP possède nécessairement un système informatique qui requiert gestion et maintenance, prestations que nous sommes en mesure de fournir.
Nous avons également enrichi notre palette de services en contribuant au développement de la visibilité en ligne des cabinets. Dans une société où l’information se recherche principalement en ligne, il est impératif pour un cabinet d’avocats d’être bien référencé et de posséder un site internet attractif. Ce site doit mettre en avant non seulement les compétences et les spécialités du cabinet, mais aussi son équipe.
Face aux défis contemporains, notamment en matière de recrutement et de fidélisation des talents, nous proposons également des services externalisés, comme l’accueil téléphonique et la transcription de dictées. Ces services, personnalisables et ajustables en temps réel par le cabinet, permettent d’optimiser le temps des avocats et d’assurer une qualité de service constante aux clients.
En résumé, nous constituons une chaîne de valeur unique pour les avocats.
Christelle Petrucci : Les récentes évolutions législatives et administratives exercent une énorme influence sur la profession d’avocat, ainsi que sur les outils numériques qui leur sont dédiés.
Prenez l’exemple de la réforme des Tribunaux de Grande Instance, qui sont désormais devenus des Tribunaux Judiciaires. Un simple changement terminologique dans nos actes peut faire échouer une procédure juridique en cours. Il est donc indispensable que nos solutions soient à jour et reflètent ces changements.
Par ailleurs, il est à noter que la transition vers la facturation électronique, dont la mise en œuvre a été reportée à 2025, constitue une autre évolution réglementaire majeure. Ce changement obligera inévitablement les cabinets d’avocats à s’adapter à nouveau, sous peine de se trouver en infraction. Dans ce sens, nous sommes déjà en train de développer des fonctionnalités permettant d’intégrer cette transformation imminente dans notre offre.
En somme, l’évolution rapide des réglementations et pratiques nous oblige à demeurer constamment à la pointe de la technologie, et à adapter nos solutions en conséquence, pour accompagner efficacement les avocats dans cette nouvelle ère numérique.
Christelle Petrucci : Il est indéniable que l’intelligence artificielle est au cœur des débats sur tous les marchés, y compris celui des avocats. Nombre d’entreprises ont intégré des technologies comme Chat GPT directement dans leurs solutions logicielles. Septeo Solutions Avocats, quant à elle, a opté pour une posture plus sereine à cet égard.
Notre réserve s’explique : la sécurisation des données de nos clients est primordiale. Nous sommes le seul acteur sur le marché français à proposer un cloud souverain, conforme à la réglementation française. Intégrer des systèmes comme GPT dans nos solutions serait antinomique avec notre engagement envers la sécurité des données. L’intelligence artificielle, si elle est alimentée par des données sensibles, peut potentiellement réutiliser ces dernières. Il serait impensable de compromettre la sûreté des informations de nos clients de cette manière.
Mais nous ne sommes pas pour autant en retrait de la révolution numérique. Septeo a acquis une entreprise française spécialisée en intelligence artificielle et a ainsi constitué une cellule dédiée comprenant ingénieurs, data scientistes et administrateurs système. À ce jour, nous avons notre propre moteur d’intelligence artificielle, opérant sur des serveurs sécurisés dans notre cloud souverain en France. C’est dans ce même environnement que les données de nos clients sont hébergées.
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