Les cabinets d'avocats qui exercent en droit des sociétés le savent : le secrétariat juridique repose sur des tâches précises, répétitives et à forte exigence de conformité. La connexion entre Secib et Ubikap répond directement à cet enjeu : elle relie la gestion globale du cabinet à un outil spécialisé qui permet de gérer les registres légaux, les assemblées générales et la génération d’actes. Découvrez un écosystème juridique fluide, qui reporte automatiquement les données entre les dossiers permanents et le secrétariat juridique des sociétés.
Le secrétariat juridique des sociétés : une exigence à part
Piloter un cabinet, c'est déjà orchestrer les dossiers, la facturation, les échéances et la relation client. Sur ce terrain, un logiciel de gestion comme Secib centralise l'essentiel de l'activité au quotidien.
Le secrétariat juridique des sociétés ajoute une dimension supplémentaire, très spécifique. Tenue des registres de mouvements de titres, comptes d'actionnaires, génération d’actes juridiques, préparation et suivi des assemblées générales, mise à jour du registre des AG : chacune de ces tâches engage la conformité de la société et son opposabilité aux tiers. Elles réclament un formalisme précis et une conservation irréprochable.
Historiquement, cette partie de l'activité restait souvent gérée à part, sur des feuilles volantes au format papier, ou bien sur des fichiers isolés avec ressaisies d'un outil à l'autre. C'est exactement ce que la connexion Secib × Ubikap vient supprimer.
Secib et Ubikap : deux expertises qui se complètent
L'idée n'est pas de superposer deux outils qui font la même chose, mais de faire dialoguer deux expertises distinctes.
Secib est le logiciel de prédilection pour la gestion des cabinets d'avocats. Il centralise la production, la facturation, le suivi des dossiers, le pilotage de la performance et la communication, en s'intégrant à l'environnement de travail habituel de l'avocat.
Ubikap est une plateforme dédiée au secrétariat juridique des sociétés. Depuis l’évolution de la législation par les décrets n°2018-1226 et n°2019-1118, Ubikap dématérialise l'ensemble des registres légaux (registre des mouvements de titres, registre des assemblées générales, registre des décisions et des délibérations) en toute conformité légale. Elle assure leur valeur probante grâce aux fonctionnalités intégrées à la plateforme telles que l’horodatage, l’inscription des mouvements dans le DEEP, et la signature électronique.
La plateforme Ubikap intègre l’organisation complète de tout type d’assemblées générales (AGO, AGOA, AGM, AGE), de la génération des convocations au remplissage automatique du procès-verbal. En ce sens, Ubikap permet également de gérer l’approbation des comptes annuels, grâce à son nouveau module de génération d’actes juridiques.
Conçue avec des avocats en droit des sociétés et des ingénieurs informatiques, Ubikap héberge toutes ses données en France, sur des serveurs certifiés ISO 27001, tel que recommandé par le Conseil National des Barreaux.
En connectant les deux solutions, le cabinet d’avocats dispose d’un socle de gestion solide, sans jamais avoir à ressaisir la même information deux fois.
Ce que la connexion change au quotidien
Concrètement, relier Secib et Ubikap agit sur trois points sensibles du secrétariat juridique.
La fin de la double saisie
Les informations clés d'une société et de ses associés circulent entre les deux plateformes plutôt que d'être ressaisies manuellement. Une donnée à jour d'un côté n'a plus besoin d'être reportée à la main de l'autre. Le risque d'écart entre deux sources principale cause d'erreurs sur les registres diminue nettement.
Une continuité entre dossier permanent et droit des sociétés
Le suivi d'un dossier client dans Secib et la gestion spécifique du droit des sociétés dans Ubikap ne sont plus deux mondes séparés. L'avocat garde la maîtrise de son dossier dans son outil de gestion habituel, tout en s'appuyant sur un environnement spécialisé pour la partie registres légaux, assemblées, actes juridiques, dans un flux de travail continu.
Une conformité tracée de bout en bout
Chaque mise à jour de registres validée dans Ubikap est horodatée et sécurisée, avec une valeur légale équivalente à celle de son équivalent papier. Couplée à la gestion structurée des dossiers dans Secib, cette traçabilité offre au cabinet une vision claire et opposable de la vie juridique des sociétés qu'il accompagne.
À quels cabinets s'adresse cette connexion ?
La connexion Secib × Ubikap s'adresse en priorité aux avocats en droit des sociétés et aux cabinets qui intègrent une activité de secrétariat juridique à leur offre : gestion des registres légaux pour le compte de leurs clients, organisation d'assemblées générales, gestion de l’approbation des comptes, suivi de l'actionnariat et des mouvements de titres.
Pour ces cabinets, l'enjeu n'est pas de remplacer une expertise juridique par un outil, cette expertise reste au cœur de la prestation, mais de décharger les tâches administratives à faible valeur ajoutée qui l'entourent, pour recentrer le temps disponible sur le conseil et l'accompagnement des clients.
Comment activer la connexion
L'activation se fait auprès de la solution Ubikap : les équipes en charge du client assureront la mise en place de la connexion entre Secib et Ubikap afin que le cabinet retrouve immédiatement ses dossiers et poursuive ses démarches en droit des sociétés sans changer ses habitudes.
FAQ
Qu’est-ce que la connexion Ubikap & Secib ? La connexion Secib × Ubikap est une intégration technique qui relie le logiciel de gestion de cabinet d'avocats Secib à Ubikap, la plateforme dédiée au secrétariat juridique des sociétés. Elle fait circuler automatiquement les données entre les deux outils, permettant de gérer registres légaux et assemblées générales sans double saisie.
Ubikap remplace-t-il Secib ? Non. Les deux outils sont complémentaires : Secib gère l'activité globale du cabinet, Ubikap se concentre sur le secrétariat juridique des sociétés (registres légaux, assemblées générales, génération d’actes). La connexion les fait fonctionner ensemble.
Les registres dématérialisés tenus dans Ubikap ont-ils une valeur légale ? Oui. Ubikap assure la dématérialisation et la pleine opposabilité aux tiers des registres légaux, grâce à la signature électronique, à l'horodatage et à l’enregistrement dans le DEEP (Dispositif d’Enregistrement Électronique Partagé). Les registres dématérialisés ont la même valeur légale que leur version papier.
Faut-il ressaisir les données d'une plateforme à l'autre ? Non, c'est précisément l'intérêt de la connexion : les informations circulent entre Secib et Ubikap, ce qui évite la double saisie et réduit les risques d'erreur.
Cette connexion convient-elle à un cabinet de petite taille ? Oui. Elle s'adapte aux cabinets de toutes tailles dès lors qu'ils exercent une activité de droit des sociétés et gèrent du secrétariat juridique.
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