Mardi, 9h30, comme à l’accoutumée, Fabrice, votre comptable, interroge par mail toute l’étude, ne sachant imputer ce virement de 20.000 € qu’il vient de recevoir. L’information est disponible mais accessible aux seuls initiés qui connaissent le dossier.
Cette simple demande par mail en aura probablement généré une centaine d’autres, saturera votre serveur exchange et déconcentrera vos collaborateurs.
Le temps passé à rechercher une information représente environ 20% de votre temps de travail.
Une première solution consiste à informer votre comptable, de préférence dans un canal de discussion dédié de votre plateforme collaborative, ou par mail, de la prochaine réception de cette indemnité d’immobilisation.
En partageant par anticipation l’information à son destinataire final, vous fluidifiez vos échanges et collaborez véritablement.
L’étape suivante, c’est l’exploitation de cette information, par le Logiciel de Rédaction d’Actes (LRA) ou le logiciel de comptabilité, et l’automatisation de son partage.
L’automatisation permettra d’améliorer ces deux cas d’usages : la gestion des mouvements de fonds et la taxe des actes.
Imaginons un traitement plus efficace de ce virement reçu.
Lors de la signature de la promesse, contenant un paragraphe « indemnité d’immobilisation » aura créé dans l'outil de suivi de fonds K.flow, un « virement en attente », avec un libellé prérempli, contenant la nature du virement, son montant et le numéro du compte d’affectation. Dès réception, le comptable identifiera ce virement en attente et validera l’écriture.
Cette validation aura pour effet, instantanément, de rendre cette information consultable par le clerc rédacteur.
Pour la suite du dossier, le clerc souhaite que ces fonds soient reversés au vendeur. Il en fera la demande depuis le dossier, via l'outil K.Flow en indiquant le montant, le compte destinataire et le motif.
Le comptable visualisera cette demande et pourra rapidement procéder au virement, sans ressaisir les informations.
En mettant à disposition de vos collaborateurs, dans un espace dédié, l’information qu’ils recherchent, vous leur fournissez l’autonomie dont ils ont besoin pour travailler de manière plus fluide.
Les développements réguliers de Kivia, valorisent les données de votre étude et automatisent leur partage permettant une meilleure collaboration et d’importants gains de productivité.
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