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L'installation de son cabinet d'avocat, le grand saut dans le vide

8/2/2024
February 8, 2024
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Sommaire
Déjà contributrice du blog Septeo, Camille Giacomoni, avocate au barreau de Paris et associée fondatrice du cabinet Olea, reprend la plume pour revenir pour nous sur la création d'OLEA, son cabinet d'avocat.

Avocate au Barreau de Paris depuis 2017, je me suis lancée dans la Profession, comme un grand nombre d’avocats, en tant que collaboratrice en cabinet. Quatre ans plus tard, je décide de sauter le pas et de m’installer à mon compte pour prendre mon envol.

Après 2 ans, voici le bilan que je peux faire de mon installation.

La fin de la collaboration

Décembre 2020 : je démissionne de ma toute première collaboration, le cabinet où je me voyais grandir, où je me voyais évoluer, en dehors duquel je ne m’étais jamais imaginée. En d’autres termes, tout mon projet professionnel s’écroule.

Février 2021 : je commence une nouvelle collaboration avec l’espoir de me remettre en selle rapidement.

Juin 2021 : je comprends assez rapidement que non, la collaboration ne me convient plus et je commence à envisager un virage à 180 degrés : l’installation.

En effet, j’avais besoin de liberté, de travailler à ma manière, de retrouver du plaisir dans la pratique de mon métier.

Janvier 2022 : je passe le cap, je m’installe !

S’installer, c’est un peu comme sauter en parachute. Sauf que… je n’avais pas de parachute.

A l’époque, j’avais très peu de clients « persos » car ma charge de travail en cabinet ne me permettait clairement pas de prendre de nouveaux dossiers à côté (à moins de ne plus avoir de soirées ni de week-ends). Pour autant, je me sentais capable de m’installer, de prendre mon envol, de retrouver ma liberté. J’ai donc pris 6 mois pour me poser et réfléchir à mon projet. Certes, je n’avais peut-être pas beaucoup de clients mais j’avais pensé à mettre de l’argent de côté, suffisamment pour pouvoir survivre plusieurs mois au cas où je ne pouvais pas immédiatement me rémunérer.

Car oui, on m’avait dit « au début c’est dur tu ne pourras pas te payer tout de suite ». Alors je me suis dit : tant pis, on y va quand même !

Pendant ces 6 mois, il a fallu s’organiser et se poser les bonnes questions :

  • Quelle structure mettre en place ? m’installer en société ou rester en individuel ?
  • Quel nom choisir pour ma structure ? Partir sur un nom classique avec mon nom ou trouver quelque chose de plus original ?
  • Comment limiter mes coûts
  • m’installer physiquement ?
  • Comment créer un site internet ?
  • Comment organiser ma comptabilité et être rentable pour pouvoir vivre de mon activité ?
  • Comment trouver des clients ?
  • Comment me faire connaître ? 

Vous devez évidemment vous poser toutes ces questions si vous souhaitez vous installer et ne pas vous éparpiller.

A noter qu'avec un budget confortable vous pouvez vous installer dans des beaux bureaux, déléguer la création de votre site internet, faire appel à des graphistes pour vous créer une identité visuelle et une charte graphique, déléguer votre communication à un tiers.

A titre personnel, je n’avais pas du tout ce budget confortable et cela compliquait inévitablement la tâche. Aussi, j’ai fait le choix de limiter mes coûts au maximum et de faire le plus de choses par moi-même. En revanche, tout n’a pas été un long fleuve tranquille pour autant.

Sur la création de la structure

Assez rapidement, après en avoir discuté avec ma comptable, j’ai décidé de m’installer en société, en SELARLU. Cette structure me permettait de me protéger et de choisir l’impôt sur les sociétés qui serait moins violent que l’imposition en BNC. En revanche, si vous n’êtes pas un avocat spécialisé en droit des sociétés, des créations d’entreprise vous n’en avez… jamais fait.

Je me suis renseignée pour voir quelle était la marche à suivre (parce que je n’avais encore aucun proche qui s’était installé en société à ce moment-là et je n’avais pas de modèle pour me guider). Suite à mes recherches (qui n’ont pas été si simples), j’ai compris qu’il fallait m’organiser étapes par étapes :

  • Rédaction des statuts ;
  • Validation par l’Ordre des avocats ;
  • Inscription au greffe.

Dans l’idée ça semblait plutôt simple. Je suis donc passée à la rédaction de mes statuts, un exercice que je n’avais jamais fait avant.

L’étape ordinale a été plutôt simple mais il faut prévoir un petit délai (c’est plutôt utile de le savoir car vous ne pouvez enregistrer la société au RCS qu’un mois avant le début de l’exercice donc c’est assez short de tout faire tenir, pensez à l’étape Ordre en amont pour vous éviter un stress supplémentaire).

Une fois le projet de cabinet validé par l’Ordre, c’est surtout l’étape du greffe m’a mise à rude épreuve. En effet, à quelques jours de Noël la communication avec le greffe a été quelque peu chaotique et récupérer le Kbis a été bien plus long que prévu. Plus précisément : la société a été créée le 3 janvier 2022 et je n’ai obtenu mon Kbis que le… 12 janvier 2023. Un stress en plus sur ce délai pendant lequel je ne pouvais pas communiquer sur la création du cabinet.

Prévoyez donc d’être bien organisé si vous vous installez en société.

Sur le choix du nom de cabinet

Je ne voulais pas appeler mon cabinet par mon nom de famille : je voulais que le nom puisse s’adapter à plusieurs personnes, qu’il puisse accueillir des associés pour l’avenir, qu’il soit plus moderne, qu’il reflète aussi ma personnalité. J’ai donc cherché des heures un nom de cabinet : je suis passée par les noms de déesses, les noms de fleurs, les noms d’arbres… tous les symboles possibles et imaginables. Je voulais un nom court, qui se prononce de la même façon dans toutes les langues, qui avait un sens pour moi.

Dans cette quête, j’ai bien trouvé des noms qui me plaisaient mais ils étaient déjà pris par d’autres confrères donc j’ai dû renoncer et trouver de nouvelles idées. J’ai finalement trouvé« OLEA » qui m’a directement inspirée : la victoire, l’arbre méditerranéen, la paix, la longévité… tous les symboles de l’olivier me parlaient. Et le nom m’a directement inspirée le logo, que je voulais aussi simple et facilement reconnaissable : la branche de l’olivier. 

A mon sens, le nom du cabinet ne doit pas être pris à la légère car il marque votre identité, votre personnalité et vous l’utilisez tous les jours dans votre activité.

Sur les coûts

Tout d’abord, j’ai fait le choix de me domicilier dans un coworking, je souhaitais être libre et ne pas avoir à rapporter à qui que ce soit donc c’était la solution idéale. J’ai donc aménagé un bureau à domicile car je télétravaille quasiment exclusivement. Mon bureau me permet de recevoir des clients le cas échéant mais je n’y travaille pas. Cette solution m’a permis de limiter les coûts de loyer qui sont parmi les plus élevés (avec les bases de données) et elle me convient parfaitement. En revanche il a fallu investir dans une imprimante / scanner et dans un vrai bureau confortable et pratique.

Si vous souhaitez limiter vos coûts c’est assez simple : il faut faire un maximum de choses soi-même et se limiter aux dépenses nécessaires à savoir

  • le loyer
  • les bases de données
  • le domaine et l'hébergement du site internet
  • la clé RPVA
  • les déplacements
  • le tampon de pièces
  • le téléphone
  • les logiciels métiers

Sans oublier les charges (CNBF + URSSAF + impôts) qui peuvent être assez violentes en première année d’exercice avec le décalage.

Pour ma part, je réalise moi-même tout ce qu'il est possible de faire : que ce soit l’identité visuelle, la charte graphique, la communication… La seule chose que je délègue vraiment c’est ma comptabilité, pour moi ça relève de la survie.

J’ai décidé de ne pas recourir à des logiciels métiers car je ne disposais pas du budget nécessaire et je souhaitais limiter mes coûts au maximum. En revanche, ces logiciels vont notamment vous permettre de vous structurer, vous organiser, vous protéger informatiquement parlant également. Selon le volume de dossiers traités, c’est à mon avis un vrai plus de recourir à ces logiciels. Je pense que si je devais grandir et travailler avec des collaborateurs, centraliser les dossiers et les accès sera indispensable et le logiciel métier deviendra nécessaire.

Sur la création du site Internet et de l'identité visuelle

En toute honnêteté, j’ai passé des heures et des heures (et des heures) sur le site internet afin qu’il ressemble à ce que j’avais en tête.

 Le choix des photos, des textes, des polices, des couleurs, des effets, de l’hébergeur, du domaine… tout doit être bien réfléchi pour que le site final soit fluide, nous ressemble, soit esthétique mais pratique… Ah et il ne faut pas oublier que le site a bien deux versions : mobile et ordinateur (en général on travaille la version ordinateur et on oublie un peu la mobile alors que c’est la plus visitée).

 J’ai tout créé moi-même et j’avais une vraie pression quant au rendu du site car je savais qu’on allait m’attendre au tournant. Il a fallu également créer toute la charte graphique avec les modèles de courriers, de conclusions, ma signature électronique, les factures, la convention d’honoraires, les devis… Cette étape impose une certaine créativité et une vraie « débrouillardise » et je reconnais que tout le monde n’a pas la patience de le faire seul. En revanche, au regard des devis sur les sites internet, c’est une vraie économie et surtout une vraie fierté de l’avoir fait seule.

Sur l'organisation et la rentabilité

L’organisation est primordiale lorsque l’on s’installe.

En premier lieu, il faut impérativement mettre en place un suivi de facturation pour avoir un état des entrées et sorties. Cette étape vous permet d’éviter les imprévus et d’anticiper sur l’année les mois où vous travaillerez moins (vacances scolaires, baisse d’activité, imprévu personnel…). Il est également important de laisser des temps réguliers pour la facturation et la comptabilité. L’objectif de son installation c’est aussi de pouvoir se rémunérer et vivre de son activité le plus rapidement possible. A titre personnel, j’ai réussi à me dégager un salaire très rapidement, et pourtant je n’avais pas énormément de clients au départ donc c’est tout à fait possible.

J’ai également rempli mes objectifs de facturation fixés en début d’année. Un autre conseil à ce titre : ne vous fixez pas des objectifs inatteignables ! Trop de pression pourrait vous décourager.

En second lieu, il faut toujours réfléchir au développement du cabinet et chercher des nouveaux clients. Le métier d’avocat est un peu imprévisible et l’activité est souvent en dent de scie. C’est pourquoi il ne faut pas se reposer sur ses lauriers et continuer de développer. Pour cela il faut toujours continuer la prospection, communiquer pour se faire connaître. Pour ce faire, les réseaux sociaux sont un tremplin idéal puisqu’ils vont vous permettre de limiter vos coûts et d’être particulièrement présents sur la toile. En étant réguliers, communiquer via les réseaux peut devenir une vraie mine d’or tout en étant très rentable en termes d’investissement. La ressource dont vous aurez le plus besoin sera le temps (mais là aussi, vous pouvez déléguer).

Et il ne faut pas oublier que, chaque année, il faut tout recommencer !

Conclusion

Si je devais donner mon avis sur l’installation avec le recul de 2 ans d’exercice :

  • Si vous vous sentez l’âme d’un entrepreneur, foncez !
  • Il y a des hauts et des bas mais l’aventure vaut le coup
  • Il faut avoir en tête que vous endossez toutes les casquettes : avocat, comptable, directeur de la communication, directeur commercial, directeur marketing, directeur des ressources humaines… c’est lourd et parfois, il faut savoir déléguer ce qui n’est pas votre fort
  • Savoir faire des choses seul vous permet de faire d’importantes économies mais si vous en avez le budget, déléguer vous permettra aussi de vous dégager du temps pour votre activité principale (avocat)
  • Créez votre marque, votre identité visuelle, façonnez votre personnalité pour que votre cabinet vous ressemble le plus possible et qu’il attire des clients (et des collaborateurs si vous souhaitez embaucher).

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Camille Giacomoni
Camille Giacomoni
Associée fondatrice
OLEA

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