En résumé :
- Une migration complexe menée en moins de 45 jours : consolidation, correction et transfert de plus de 50 ans de données pour un cabinet de plus de 30 personnes, avec une feuille de route et une phase de test dédiées.
- Une prise en main rapide et adaptée aux équipes : collaborateurs, assistantes et associés ont retrouvé leurs dossiers et bibliothèques d’actes, puis bénéficié de formations en petits groupes selon leurs usages.
- Un accompagnement jusqu’après la migration : support réactif, prise en main à distance et correction rapide des éventuels problèmes pour sécuriser durablement l’adoption de Secib.
Faire évoluer la plateforme d’un cabinet de plus de 30 personnes, disposant de plus de 50 ans d’historique, représente un défi ambitieux. Le transfert des données et la préservation des méthodes de travail est crucial pour permettre à chaque membre du cabinet de prendre rapidement en main son nouvel environnement.
Pour BKP Avocats, cette transition devait être réalisée en moins de 45 jours. Un calendrier, tenu grâce à une préparation structurée et à un accompagnement adapté aux différents profils du cabinet.
Faire évoluer la plateforme d'un cabinet de plus de 30 personnes, disposant de plus de 50 ans d'historique, est un projet qui exige une préparation rigoureuse. Le transfert des données et la préservation des méthodes de travail sont essentiels pour permettre à chaque membre du cabinet de prendre rapidement en main son nouvel environnement.
Pour BKP Avocats, cette migration s'inscrivait dans un contexte particulier : consolider vers Secib les données antérieures du cabinet et corriger celles issues d'un logiciel, avant leur intégration définitive. Un calendrier de moins de 45 jours a pu être tenu avec une méthodologie sur mesure et l'investissement du cabinet lui-même dans le projet, aux côtés des équipes Secib.
Retour sur les principales étapes de cette migration vers Secib.
Quel était le principal défi de cette migration ?
Le défi consistait à transférer et à fiabiliser, en moins de 45 jours, l'ensemble des données et des pratiques d'un cabinet de plus de 30 personnes, comptant plus de 50 ans d'ancienneté. Une partie des données issues du logiciel précédent nécessitait d'être corrigée avant son intégration, ce qui a demandé une méthodologie construite sur mesure avec les équipes du cabinet.
« Les équipes de Secib ont relevé ce défi et je dois dire que j’ai été incroyablement bluffé par le travail réalisé. » Alexandre Koerfer
Quarante-cinq jours plus tard, les collaborateurs, les assistantes et les associés étaient opérationnels sur la plateforme Secib.
Étape 1 : La feuille de route
Dès le début du projet, le cabinet a reçu une feuille de route précise présentant les différentes étapes de la migration, les échéances à respecter et les actions attendues de chaque partie.
Cette visibilité a permis aux équipes de mieux comprendre le déroulement du projet et d’aborder la transition avec davantage de sérénité.
« Ce qui a été rassurant pour nous, côté cabinet, c’est d’avoir reçu une roadmap : voilà comment cela va se passer, à quelle date et selon quelles étapes. » Alexandre Koerfer
Une phase de test d’une semaine a également été organisée afin de contrôler la qualité des données transférées avant le lancement définitif.
Étape 2 : La vérification des données
La phase de vérification a permis au cabinet de contrôler la qualité des données consolidées et corrigées dans Secib.
« On a retrouvé notre environnement : nos dossiers et nos bibliothèques d’actes étaient bien présents. » Alexandre Koerfer
Après le déclenchement de la migration, les formations ont pu commencer dans un délai de 24 heures afin d’assurer la continuité de l’activité.
Étape 3 : La formation des équipes
L’accompagnement à la prise en main du logiciel s’est déroulé en deux temps.
La première étape reposait sur des ateliers organisés en petits groupes. Les collaborateurs, les assistantes et les associés ont bénéficié de sessions distinctes, adaptées à leurs usages et à leur rôle au sein du cabinet.
« En fonction de l’utilisation finale de la plateforme, chacun était formé aux bons outils et aux bonnes pratiques. » Alexandre Koerfer
Les formateurs ont ainsi pu suivre les utilisateurs individuellements, répondre à leurs questions et les aider à mieux appréhender leur nouvel environnement de travail.
Étape 4 : Le support post-migration
Au-delà de la migration et des formations, la disponibilité du support a été déterminante pour sécuriser l’adoption de la plateforme.
« Avoir une personne du support capable de prendre la main à distance, de constater le problème et de permettre l’application d’un correctif quelques heures plus tard, c’est quelque chose de très solide. » Alexandre Koerfer
Il ajoute aussi :
« Je crois que nous n’avons jamais attendu plus de trois ou quatre minutes avant d’avoir directement une personne au téléphone. »
