Avocat spécialiste en droit du travail au barreau de Bordeaux depuis 2007, Maître Arnaud Pilloix a fondé Ellipse Avocats en 2010. Initialement composé de trois avocats, le cabinet rassemble aujourd’hui une quarantaine de personnes réparties sur plusieurs secteurs.
Organisation multi-site, centralisation des dossiers, pilotage de la rentabilité : il revient sur les choix qui ont accompagné cette croissance et sur la place qu’occupe Secib dans le quotidien du cabinet.
Question #1 : Comment avez-vous structuré la croissance d’un cabinet aujourd’hui réparti sur plusieurs sites ?
« Notre siège historique est situé à Bordeaux, mais nous disposons également d’implantations à Bayonne, Pau, Montauban, Angoulême et Bordeaux Rive Droite.
En parallèle de cette organisation géographique, nous avons créé des pôles de spécialité au sein du droit du travail : santé et sécurité au travail, contentieux prud’homal, URSSAF et rémunération, restructuration, enquêtes internes et risques psychosociaux.
Les outils technologiques nous ont permis d’accompagner la croissance et de mettre en place des rituels communs malgré l’éloignement géographique. Une grande partie de nos échanges internes se fait désormais en visioconférence, ce qui facilite l’organisation du cabinet. »
Question #2 : Pourquoi avoir choisi une plateforme dès les premières années du cabinet ?
« Le besoin est apparu très rapidement. Nous avons créé le cabinet en 2010 et, dès 2012, nous nous équipions d’une plateforme de gestion.
L’objectif était de centraliser sur une seule interface les cinq piliers de notre quotidien : les dossiers, les contacts, l’agenda, les e-mails et la facturation.
Disposer d’une plateforme globale offre un pilotage beaucoup plus précis du cabinet, ainsi qu'un gain d’efficacité dans le traitement des dossiers et dans la facturation. Avec plusieurs implantations et une activité exercée en grande partie à distance, cette centralisation est devenue indispensable. »
Question #3 : Pourquoi avoir choisi Secib ?
« Nous utilisions auparavant un autre logiciel, dont l’éditeur nous avait annoncé l’arrêt du développement. Nous avons profité de cette situation pour remettre nos besoins à plat et auditer les différentes solutions disponibles.
Nous avons rencontré cinq ou six éditeurs et assisté à plusieurs démonstrations. Notre choix s’est assez rapidement porté sur Secib. L’interface nous paraissait plus simple à appréhender et les fonctionnalités correspondaient à nos attentes.
Nous recherchions également un acteur français et nous avions interrogé plusieurs confrères de taille comparable, dont beaucoup travaillaient déjà avec Secib.
La migration, réalisée à la fin de l’été pendant une période plus calme, s’est bien déroulée. Elle nous a surtout donné l’occasion de repenser la structuration de nos dossiers, notre processus de facturation et nos méthodes de travail. Une migration ne consiste pas seulement à changer d’outil : elle oblige à déterminer où l’on veut arriver et comment organiser le cabinet pour y parvenir. »
Question #4 : Quelle place Secib occupe-t-il aujourd’hui dans le fonctionnement du cabinet ?
« Une quarantaine de personnes travaillent avec la plateforme du matin au soir. Chaque matin, je consulte les indicateurs du cabinet, notamment le nombre de dossiers ouverts, la facturation et les encours clients.
Nous utilisons également le parapheur, les outils de production et l’agenda, qui est synchronisé avec Outlook et accessible depuis nos téléphones.
Compte tenu de nos différents sites, de l’éloignement géographique et du volume de travail réalisé à distance, il s’agit réellement de l’outil central du cabinet. »
Question #5 : Comment la plateforme facilite-t-elle la collaboration et les échanges de documents ?
« Nos différentes implantations du Sud-Ouest travaillent dans un environnement centralisé. Cela facilite naturellement le partage de l’information entre les équipes.
Nous utilisons également Secib Online pour échanger des documents avec nos clients et nos confrères. Nous pouvons leur donner un accès afin qu’ils déposent ou téléchargent directement leurs fichiers, sans passer par e-mail ou par une plateforme de transfert externe.
Notre métier nous conduit à manipuler des informations confidentielles. Certains clients sont particulièrement vigilants sur la localisation des données et sur les conditions dans lesquelles leurs documents sont transférés.
Pouvoir organiser ces échanges dans notre environnement de travail nous permet donc de gagner en fluidité tout en sécurisant davantage les informations transmises. »
Question #6 : Pourquoi êtes-vous toujours avec Secib aujourd’hui ?
« Parce que nous sommes satisfaits de la plateforme et de son fonctionnement, et parce que constatons également une bonne réactivité lorsque nous rencontrons une difficulté technique.
Nous avons même décidé de transférer notre environnement Microsoft 365 chez Septeo afin de centraliser davantage nos services et de limiter le nombre de fournisseurs. Sur les sujets techniques, lorsque plusieurs prestataires interviennent, il peut être difficile de déterminer l’origine d’un dysfonctionnement. Chacun peut être tenté de considérer que le problème vient de l’autre.
En regroupant notre environnement auprès d’un même acteur, nous disposons d’un interlocuteur clairement identifié, chargé de faire en sorte que l’ensemble fonctionne. Pour un cabinet de notre taille, cette réactivité et cette continuité sont fondamentales. »
Six implantations, une quarantaine de collaborateurs, une seule plateforme : Ellipse Avocats a bâti son développement sur la centralisation et la proximité d'un acteur français.
