Le numérique révolutionne la pratique du métier d’avocat, mais la profession en est encore aux prémices de sa digitalisation. Et parfois perplexe de son utilité, dans un métier où la valeur ajoutée reste concentrée sur l’expertise des professionnels. Si la transformation numérique peut aider à être plus efficace, à optimiser des tâches en interne, elle peut aussi permettre de redéfinir la relation client et ouvrir de nouveaux marchés.
Depuis la loi Hamon du 17 mars 2014, les avocats peuvent désormais solliciter de manière personnalisée leurs futurs clients. La création d’un site internet est ainsi devenu la base de la démarche numérique d’un cabinet. Même pour s’adresser à un avocat, la recherche internet est devenue la façon la plus naturelle de choisir un professionnel. Aujourd’hui, le site web d’un cabinet d’avocats doit être la vitrine de son expertise.
Pourtant, encore un tiers des professionnels ne sont pas dotés d’un site. Et de nombreux cabinets ne disposent que de sites vitrines avec des templates passés de modes et une ergonomie rustique, sans même parler du référencement du site ni d’une présence structurée sur les réseaux sociaux. Cette identité numérique influe sur la relation entre l’avocat et son client, les opportunités de mise en relation via le digital permettant de trouver plus facilement de nouveaux prospects.
A chaque cabinet sa philosophie, son organisation et sa façon de travailler. Il y a peu de points communs a priori entre un avocat exerçant en solo le droit de la famille et un cabinet de plusieurs dizaines de collaborateurs spécialisés en droit des affaires. Pourtant, les deux ont en commun que l’ADN de ces deux cabinets repose sur l’expertise délivrée aux clients. Pour bien aborder la question de la digitalisation, il est important de se positionner en fonction de la valeur ajoutée : quelles sont les tâches, plus ou moins chronophages, qui peuvent être simplifiées afin d’optimiser le temps consacré au cœur du métier ?
Il est fondamental de bien estimer où se trouve la valeur ajoutée pour ne pas rater sa transition numérique. Commencez par faire un audit de vos usages et processus de traitement des dossiers en listant les tâches qui ont déjà fait l’objet d’une transformation numérique, celles qui peuvent être optimisées et celles dont le fonctionnement est déjà adapté aux besoins.
Se lancer dans la digitalisation peut être à la fois excitant grâce aux nouvelles perspectives qui s’ouvrent, mais aussi anxiogène : comment maîtriser de nouveaux outils sans risque, comment garantir la confidentialité de ses dossiers, comment assurer un archivage pérenne ?
Afin d’appréhender de façon sereine ce tunnel de conversion, il faut déterminer les paliers de la mutation. Les technologies dans lesquelles les cabinets d’avocats peuvent investir sont nombreuses : digitalisation de l’accueil des clients (prise de rendez-vous online, gestion de l’agenda, téléconsultation, système de paiement), automatisation de la création de documents et contrats (solutions GED, systèmes de saisie par reconnaissance vocale), numérisation des outils de collaboration (CRM, Intelligence Artificielle pour l’analyse des contrats), gestion des flux et archivage (serveurs, logiciels collaboratifs, solutions extranet), signature électronique etc. Bien identifier les briques numériques nécessaires pour faire progresser son activité est un travail indispensable.
Pour mener à bien cette conversion s’assurer que les nouveaux outils seront adoptés par l’ensemble du cabinet, il faut à la fois évangéliser et s’appuyer sur des personnes ressources. Il faut donc identifier en interne quels sont les collaborateurs et collaboratrices qui pourront être le moteur de cette mutation. S’il faut bien sûr s’appuyer naturellement sur les ‘digital native’ et tous les collaborateurs déjà connectés à titre privé, il ne faut pas négliger les membres de l’équipe les plus expérimentés. Dans tous les cas, il faut trouver au moins un relais par métier : secrétariat, assistant et bien sûr avocat !
Le second point essentiel est la formation interne. Du fait de leur fonction, de leur parcours, tous les collaborateurs n’auront pas le même niveau de compétence et d’aisance en matière digitale. Il est important de prévoir un temps d’apprentissage et de prise en main des outils numériques amenés à être utilisés quotidiennement. Toutes les solutions logicielles intègrent dans leurs propositions une formation sur place, mais il est utile de prévoir un point d’étape pour s’assurer de la bonne compréhension et de la bonne maîtrise. Un temps de debriefing de toute l’équipe - ou par métiers – du cabinet est fondamentale afin de ne laisser personne en situation d’échec. Il ne faut pas hésiter à rappeler régulièrement les fonctionnalités, les objectifs et les solutions et à faire un bilan au bout de quelques mois. Une absence de réponse aux interrogations de certains personnels aurait pour conséquence un mauvais usage ou pire, un retour aux anciennes pratiques et freinerait de facto la transition numérique.
Si certains outils de communication comme les messageries sécurisées semblent déjà bien intégrés par les avocats, il est parfois difficile d’avoir le recul nécessaire sur son propre cabinet. Faire l’analyse de l’existant en matière d’outils numérique est la première étape mais il parfois nécessaire de faire procéder à un outil plus poussé par des professionnels, capable du fait de leurs connaissances techniques, d’exposer les potentiels à exploiter. D’autant que la technologie, qui va des outils de numérisation des documents à l’analyse algorithmique de la jurisprudence, évolue très vite. Les entreprises de la Legal Tech sont aujourd’hui très performantes et offrent l’opportunité de co-construire sa stratégie avec les outils les mieux adaptés.
Un cabinet digital, c’est optimiser les fonctions pour augmenter la performance. Au bénéfice du client. Il est donc important de maintenir celui-ci au sein de sa stratégie digitale et de mettre les nouveaux outils à son service. Là aussi, plusieurs niveaux possibles que ce soit la création d’un dossier électronique partagé, l’utilisation d’outils de legal design pour détailler la stratégie juridique d’un client ou l’installation d’un logiciel de gestion commun pour partager en temps réel les pièces d’un dossier. Là aussi la technologie évolue très vite, l’IA et le cloud ouvrant de nouvelles possibilités.
Ce qu’il faut retenir !
1. Développer son identité numérique avec des outils web performants et up to date
2. Lister les tâches à optimiser en évaluant bien leur valeur ajoutée à être digitalisée
3. Déterminer le périmètre de digitalisation et ainsi bien identifier les briques numériques nécessaires à la progression du cabinet
4. S’appuyer sur ses collaborateurs et ne pas négliger la formation interne
5. Réaliser un audit précis
6. Partager sa technologie avec ses clients
.svg)
