Logiciel MICE :
gérez vos groupes et événements depuis votre PMS
De la demande entrante au contrat facturé, Backyou centralise vos groupes, séminaires et événements dans une chaîne connectée au PMS : disponibilités, options, devis, réservation, fiche de fonction, facturation...
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Logiciel de gestion des groupes et du MICE : pourquoi l’intégrer à votre PMS Septeo ?
Découvrez comment un logiciel de gestion des groupes et du MICE intégré au PMS centralise les données commerciales et opérationnelles, fluidifie la coordination des équipes et améliore le pilotage des revenus et de la rentabilité de chaque événement.
Constat sur la gestion du MICE
Enjeux de structurer votre MICE
Commercialiser en direct vos groupes et séminaires
L'activité MICE diffère selon vos secteurs
l'IA vous aide à développer vos activités MICE
Pourquoi les dossiers groupes coûtent si cher à traiter
70 % des donneurs d'ordre demandent deux à trois devis avant de choisir, et 6 % en demandent entre six et douze. Sur ce marché, le premier qui répond avec une offre complète a déjà gagné la moitié du chemin. Or dans la plupart des établissements, le temps commercial se passe surtout à recopier des informations d'un outil à l'autre.
- Le devis part trois jours trop tard. Construit dans un tableur, avec une disponibilité vérifiée par téléphone auprès de la réception, il arrive quatrième sur le bureau du client.
- Sept outils qui ne se parlent pas. E-mail, téléphone, tableur, PMS, documents Word, messageries, plateformes d'agences ... et un commercial au milieu qui recopie. Plus des deux tiers de son temps partent en administratif.
- L'option posée n'existe nulle part. Elle vit dans un agenda, un e-mail ou une tête. Le risque de double vente est permanent.
- Un pipeline que personne ne voit. Suivi manuel, dispersé, peu fiable : impossible de dire quelles demandes relancer en priorité.
- Les salles et la restauration se facturent à part. Résultat, personne ne sait ce qu'un groupe a réellement rapporté avant la clôture du mois.
- Une équipe qui tourne, un outil qui ne s'apprend pas. Chaque nouvelle recrue repart de zéro sur des procédures qui n'existent que dans la tête des anciens.
Le MICE est souvent le segment le plus rentable d'un établissement, et le plus mal outillé. Aucun de ces problèmes ne vient de vos équipes : ils viennent tous de la même cause, des outils qui ne partagent pas la même donnée.
Ce que change un logiciel MICE synchronisé avec votre PMS
Un logiciel de groupes synchronisé avec votre PMS vous fait gagner des affaires, parce qu'il travaille sur des chiffres réels, et parce que ce qu'il vend existe vraiment.
- Votre commercial voit la disponibilité réelle, tarifs compris, sans appeler la réception ni attendre son retour. La réponse au client part le jour même.
- L'option bloque réellement l'inventaire. Elle n'est plus une note dans un agenda : elle existe dans le PMS, elle est visible de tous, et elle expire toute seule.
- La réservation confirmée descend dans le PMS en un clic, sans ressaisie et sans risque d'écart entre le contrat et le planning.
- Tous les revenus du groupe se consolident (chambres, salles de séminaire, restauration) dans un seul compte d'exploitation et une seule facture.
- Les consommations du groupe s'imputent au dossier, via la caisse, au lieu d'être facturées à part et réconciliées à la main.
- Vous savez si le groupe vaut le coup. Croisé avec votre revenue management, un devis de groupe se compare à ce que la même capacité rapporterait en individuel. Vous connaissez votre tarif plancher avant de négocier, pas après.
C'est ce dernier point qui distingue un outil MICE d'une chaîne complète : accepter un groupe n'est pas une décision commerciale isolée, c'est un arbitrage de revenu. Backyou, votre PMS et votre RMS venant du même éditeur, cet arbitrage se fait sur des données, pas sur une estimation.
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Captez les demandes de séminaires directement depuis votre site
Vous avez travaillé la réservation directe pour vos chambres. Vos séminaires, eux, se demandent encore par téléphone ou par e-mail, c'est-à-dire au rythme de vos horaires d'ouverture.
- Un moteur de réservation dédié au MICE, intégré à votre site et à vos couleurs
- L'organisateur configure lui-même sa demande : dates, nombre de participants, types de chambres
- Il choisit ses prestations : disposition de salle en théâtre, en U ou en banquet, équipement audiovisuel, repas et pauses
- La demande arrive directement qualifiée dans votre interface, prête à être ajustée avant validation
Une demande de séminaire qui se formule à 22 h un dimanche est une demande que vous ne receviez pas. Et une demande déjà structurée est un devis qui part le lendemain matin, pas trois jours plus tard.
Le MICE n'a pas le même visage selon votre établissement
Un séminaire résidentiel, un comité d'entreprise en camping, un congrès en village vacances, un mariage ou une privatisation de salle n'ont pas grand-chose en commun, sauf le mécanisme. À chaque fois, une demande qui assemble plusieurs prestations et qu'il faut chiffrer vite. C'est ce mécanisme que nous industrialisons, quelle que soit la nature de ce que vous assemblez.
Alora :
l’IA qui aide à prioriser vos opportunités MICE
Un commercial groupes passe plus des deux tiers de son temps en tâches administratives. Le reste sert à vendre. L'IA de Backyou by Septeo ne cherche pas à remplacer la vente : elle libère le temps qu'on ne lui consacre plus, et elle éclaire les arbitrages qu'on rendait à l'instinct.
Le MICE européen s'appuie sur Backyou by Septeo
Backyou équipe des hôtels indépendants, des groupes, des chaînes internationales, des hostels et des villages vacances en France et dans toute l'Europe
+2 000
établissements clients
32
pays
2 Mds €
de réservations MICE
13 ans
d'expertise métier
1
seul éditeur
Complétez votre logiciel avec nos solutions intégrées
Autour du PMS, Septeo Hospitality propose des solutions de distribution, revenue management, paiements, relation client, restauration, spa et applications terrain pour construire un environnement logiciel adapté à chaque établissement. Votre PMS reste le coeur des opérations mais s'enrichit de solutions interconnectées et qui se parlent entre elles.
Gagnez encore plus de temps, générez plus de revenus et élevez constamment le niveau de satisfaction de vos clients.
PMS
CRS
Moteur de réservation
RMS
Channel manager
POS Restauration
Logiciel Wellness
Logiciel groupes & MICE
Guest App
Business Intelligence
Contrôle d'accès
Application mobile terrain
Chatbot/Callbot
Paiement sécurisé natif
PA Facturation électronique
Pourquoi un logiciel de gestion événement intégré au PMS est devenu indispensable pour les hôtels ?
Découvrez pourquoi intégrer la gestion des groupes et séminaires au PMS permet de fluidifier la coordination entre les équipes, de sécuriser les revenus MICE et de piloter la rentabilité de chaque événement.
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Des questions ? On vous éclaire !
Non. Backyou by Septeo reste une solution ouverte, développée et déployée pour tous les professionnels de l'hospitality, quel que soit leur PMS. La synchronisation native avec Ulyses Suite, Asterio, Misterbooking et Resalys est un avantage supplémentaire pour les établissements de l'écosystème Septeo, pas une condition d'accès.
Oui, et le besoin y est souvent plus fort qu'en hôtellerie. Groupes scolaires, comités d'entreprise, associations, séjours sportifs, mariages : les demandes sont volumineuses, très concentrées dans le temps, et portent sur des hébergements hétérogènes à assembler. Ce sont exactement les dossiers les plus longs à chiffrer à la main.
Elles sont générées automatiquement à partir du dossier et partagées avec vos équipes, avec un suivi des modifications. Toute évolution du devis se répercute sur la fiche : plus de version papier dépassée en cuisine ou en salle.
Les demandes groupes et MICE nécessitent souvent de nombreux échanges, calculs et validations. Backyou centralise les informations, automatise la création des devis et accélère les processus commerciaux grâce à l'IA, pour répondre plus vite aux prospects et augmenter votre taux de transformation.
Un module groupes de PMS gère l'allotement et la facturation : il traite le dossier une fois qu'il est signé. Un logiciel MICE traite tout ce qui précède: capter la demande, la qualifier, produire la proposition, négocier, contractualiser, c'est-à-dire la partie où se gagnent ou se perdent les affaires.
En comparant ce qu'il rapporte à ce que la même capacité produirait en clientèle individuelle sur les mêmes dates, c'est ce qu'on appelle le coût d'éviction. Croisé avec votre solution de revenue management, votre devis de groupe porte un tarif plancher calculé, et non estimé.
Oui, la gestion multi hôtels est native dans Backyou et vous pouvez gérer 1, 10 ou 100 hôtels exactement de la même manière.
Les groupes, séminaires et événements suivent un cycle de vente plus complexe qu'une réservation individuelle. Un logiciel dédié permet de qualifier les demandes, construire des offres sur mesure, suivre les opportunités, coordonner les équipes et piloter la rentabilité de chaque dossier depuis une plateforme unique.
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