Abrir el PMS, revisar las reservas del día, modificar un mismo dato en varias de ellas, comprobar un cobro, preparar un informe y enviarlo a las personas que lo necesitan. Ninguna de estas tareas parece especialmente compleja cuando se analiza de forma aislada.
El problema aparece cuando se repiten todos los días.
Una tarea manual no supone únicamente los minutos necesarios para realizarla. También exige recordarla, comprobar que se ha ejecutado correctamente y volver a intervenir cada vez que se produce la misma situación.
Por eso, cuando hablamos de automatización en la gestión de un alojamiento, quizá la pregunta no debería ser cuánto tiempo podemos ahorrar, sino cuántas tareas siguen dependiendo de que una persona intervenga cuando su ejecución ya podría estar automatizada.
Pensemos en una acción sencilla: modificar la hora de llegada de varias reservas.
Si el cambio afecta a una única reserva, probablemente el impacto sea mínimo. Pero cuando necesitamos actualizar decenas de registros, realizar la misma modificación uno a uno deja de ser una tarea pequeña.
Lo mismo sucede con muchas acciones que forman parte de la gestión diaria. Ejecutar determinados cobros, enviar comunicaciones, preparar informes o realizar cambios sobre varias reservas son procesos que pueden consumir pocos minutos individualmente, pero acumular una carga considerable cuando se repiten a lo largo de la semana.
Además, existe otro factor: cuanto mayor es la intervención manual, mayor es también la dependencia de que alguien recuerde qué tiene que hacer, cuándo y sobre qué reservas.
La automatización empieza precisamente ahí: identificando procesos repetitivos en los que la decisión ya está tomada y lo único que queda es ejecutarla.
No todas las mejoras pasan por automatizar completamente un proceso. En ocasiones, basta con eliminar repeticiones innecesarias.
La gestión masiva permite aplicar una misma modificación sobre varias reservas de forma simultánea. Con Ulyses PMS, por ejemplo, es posible seleccionar un conjunto de reservas y actualizar de una sola vez un parámetro común, como la hora prevista de llegada.
También significa diseñar procesos en los que una acción que antes requería veinte intervenciones pueda resolverse con una sola.
Los pagos son otro buen ejemplo de cómo una tarea puede pasar de depender de una persona a responder a una regla previamente establecida.
Un alojamiento puede definir determinadas condiciones de cobro en función del origen de la reserva y establecer cuándo debe ejecutarse la acción: en el momento en que se crea la reserva, cuando entra en periodo de penalización, a la llegada o a la salida, entre otras posibilidades contempladas en la configuración.
Una vez establecida la regla, el sistema ejecuta el automatismo cuando se produce la condición definida.
Aquí aparece una de las claves de la automatización: la decisión continúa siendo del establecimiento.
Es el alojamiento quien establece qué debe cobrarse, en qué circunstancias y en qué momento. La tecnología evita que una persona tenga que comprobar continuamente si ha llegado el instante de ejecutar una decisión que ya estaba tomada.
La relación con el huésped genera otro volumen importante de tareas recurrentes.
Confirmaciones, cotizaciones y determinadas comunicaciones vinculadas a la reserva responden muchas veces a procesos conocidos de antemano. Ulyses permite trabajar con plantillas de comunicación personalizables y automatizar determinados envíos asociados a estos procesos.
De nuevo, el valor no está simplemente en enviar un mensaje automáticamente.
Está en evitar que una comunicación prevista dependa de que alguien la prepare o recuerde enviarla cada vez, manteniendo al mismo tiempo la posibilidad de definir previamente su contenido.
Hay tareas manuales menos visibles que también se repiten constantemente.
Generar un informe es una de ellas. Pero el proceso no termina ahí: hay que recordar cuándo corresponde prepararlo, seleccionar la información, escoger el formato y enviarlo a las personas que lo necesitan.
Si ese mismo informe debe llegar todos los lunes a los mismos responsables, ¿qué parte de ese proceso requiere realmente una intervención humana cada semana?
Ulyses permite programar informes definiendo su frecuencia, formato, momento de envío y destinatarios.
Es un ejemplo sencillo, pero representa bien el cambio de lógica: el profesional configura una vez qué información necesita y cuándo quiere recibirla; el sistema se encarga después de ejecutar el proceso.
Una de las principales barreras ante la automatización es pensar que implica dejar decisiones en manos del sistema.
Pero los ejemplos anteriores muestran precisamente lo contrario.
La automatización resulta especialmente útil cuando la decisión ya existe: sabemos qué informe queremos recibir. Hemos definido cuándo corresponde realizar un cobro. Conocemos qué comunicación debe enviarse. Sabemos qué modificación queremos aplicar sobre un conjunto de reservas.
En estos casos, mantener la ejecución manual no aporta necesariamente más control. En muchas ocasiones solo añade pasos.
El verdadero control está en poder definir las reglas, modificarlas cuando sea necesario y decidir qué procesos queremos automatizar y cuáles requieren la intervención de un profesional.
Antes de plantearse automatizar, puede resultar útil observar durante unos días cómo trabajan los distintos equipos.
¿Qué acciones se repiten todos los días? ¿Qué información se introduce varias veces? ¿Qué tareas dependen de recordatorios? ¿Qué procesos obligan a revisar continuamente si se ha cumplido una determinada condición?
Probablemente no todas puedan ni deban automatizarse.
Pero distinguir entre las tareas donde una persona toma una decisión y aquellas donde simplemente ejecuta una decisión ya tomada permite detectar rápidamente dónde existe margen para simplificar la gestión.
Y quizá ese sea uno de los cambios más relevantes que están introduciendo los nuevos PMS: dejar de ser únicamente el lugar donde se registra lo que ocurre en el establecimiento para participar también en la ejecución de sus procesos.
Ulyses PMS incorpora diferentes niveles de automatización dentro de la gestión diaria del alojamiento: desde actualizaciones masivas de reservas y asignaciones automatizadas hasta reglas de cobro, comunicaciones y programación del envío de informes.
El objetivo no es automatizar por automatizar, sino evitar que los equipos dediquen tiempo de forma recurrente a acciones que el sistema puede ejecutar a partir de criterios definidos previamente.
Porque la pregunta no es únicamente cuánto tiempo lleva realizar una tarea.
Es cuántas veces seguimos haciéndola manualmente cuando ya no sería necesario.
