Régulière, intelligible et transparente, elle sera digne de confiance, les règlements plus faciles et plus rapides et les impayés moins nombreux.
Quel que soit le ou les modes de facturation de son cabinet, la mesure et l'enregistrement des temps passés sont des outils précieux. Ils sont également chronophages et peuvent être assimilés à de la surveillance et donc à un manque de confiance de la part du management. Néanmoins, quand l'outil utilisé pour mesurer les temps ne nécessite aucune manipulation supplémentaire au quotidien, que les informations remontent automatiquement vers les dossiers et que le contrôle final des temps passés enregistrés ou non est laissé aux avocats, alors les temps passés prennent tout leur intérêt : facturation au plus proche du réel, analyse de la chargabilité des équipes, de la rentabilité des dossiers…
La facturation aux temps passés ne correspond pas à tous les types de dossiers ou clients, entreprises et institutionnels en tête qui ont besoin de visibilité sur leurs dépenses pour mieux piloter leurs budgets. Pour eux, on se tournera vers l'abonnement ou le forfait, bien plus prévisibles et budgetisable. Ces modalités de facturation doivent impérativement être paramétrées en amont de toute diligence dans le logiciel de facturation. Les montants ou les temps de travail prévus dans le forfait ou l'abonnement doivent être spécifiés et l'échéancier déterminé et chaque diligence ou temps passé pourra ensuite être déduite du forfait ou de l'abonnement.
Le pilotage de sa facturation ne peut se réduire à l'examen des sommes facturables, facturées, des writes off etc. Les avocats doivent pouvoir garder le contrôle sur leur facturation et si la facturation en masse, périodique est la règle pour certains cabinets, un examen préalable des factures sur le point d'être envoyées est utile pour une éventuelle pondération de ces dernières : délais supplémentaires, correction de temps passés etc. Cette étape de préfacturation peut se révéler un bon moyen de travailler sa relation client à un niveau plus personnel et de monitorer la facturation de son cabinet.
Facturer un dossier ne se résume pas qu'à l'addition des temps passés aux des diligences effectuées pour le compte de son traitement. En fonction de la nature de ce dernier, son traitement peut impliquer nombre de débours et de frais qu'il convient d'ajouter à la facturation. Un logiciel de facturation pensé pour les avocats permet d'abonder ses éléments tout en les distinguant du reste des sommes facturées pour plus de transparence pour les clients. De la même façon, les règlements effectués par les clients doivent être saisis sitôt perçus.
Une trésorerie saine s'appuie sur le règlement des factures émises en temps et en heure. Comme pour toute entreprise, certaines d'entre-elles peuvent demeurer impayées pour des durées et des raisons variées. Assurer le paiement de ces factures est critique pour la bonne santé financière d'un cabinet d'avocats. Un système de facturation adéquat proposera le paramétrage d'envoi de relances en programmant des courriers dont l'utilisateur déterminera le contenu et les échéances de ces courriers.
Les clients indélicats en souffrance de paiement sont généralement sensibles aux relances, si tant est qu'ils soient courtois et préventifs plutôt qu'abrupts et menaçant et les impayés diminuent fortement dès les premières relances. A défaut de temps pour traiter ces factures non réglées, il est toujours possible de confier leur recouvrement à des services spécialisés dans l’externalisation de secrétariat, parfois même capables d’intervenir directement depuis les logiciels de facturation des cabinets.
Une des raisons pour laquelle nombre de factures émises par les cabinets d’avocats demeurent impayées est le mode de paiement lui-même. Les paiements en argent liquide se font de plus en plus rares, les chèques également, d’autant plus qu’ils doivent être déposés au cabinet ou envoyés par voie postale... Autant d’anachronismes destinés à disparaître au profit du paiement en ligne par carte bancaire dont le commerce en ligne a été le fer de lance. Les avocats ne doivent plus faire exception. Sa mise en place est plus aisée si on dispose déjà d’un site Internet, il suffira à votre prestataire d'y ajouter une page sur laquelle héberger l’interface de paiement.
L’absence de site Web (un peu anachronique elle aussi) n’est pour autant pas un obstacle à l’adoption du paiement en ligne. Votre prestataire pourra vous proposer des solutions annexes, soit via une page Web dédiée à la charte de votre cabinet, soit directement dans votre espace client.
