Ecostaff, votre solution de secrétariat externalisé pour les offices notariaux

Votre accueil téléphonique est sécurisé et directement connecté à votre logiciel de rédaction d'actes iNot / Kivia. Ce service de secrétariat est modulable en fonction de vos besoins.
Produits compatibles :

Bénéfices clés pour votre office notarial

Renforcer la satisfaction client

Bénéficiez d'une prise en charge rapide des appels, assurant ainsi un accueil téléphonique efficace au sein de votre étude notariale. Nos services garantissent une relation client optimale.

Assurer un environnement de travail sain

Allégez la charge de travail de vos collaborateurs pour améliorer leur bien-être au quotidien grâce à la permanence téléphonique de votre étude. La gestion des appels est déléguée à notre service de secrétariat externalisé.

Réaliser des économies

Optez pour un standard téléphonique externalisé pour réduire vos coûts en interne (embauche, formation, équipement). Les dépenses sont maîtrisées même en cas de fluctuation d'activité.

Personnaliser votre prise en charge

Adaptez votre accueil téléphonique à distance en fonction de vos besoins et des pics d'activité pour une meilleure gestion du volume d'appels élevé. Notre service garantit une disponibilité même le samedi matin.

Fonctionnalités essentielles de notre solution de secrétariat externalisé

Gestion des appels téléphoniques

Votre étude notariale est disponible et joignable même durant les périodes de forte affluence pour assurer un service client externalisé à l'écoute.

  • Jusqu’à 5 opérateurs dédiés.
  • Choix des plages horaires.
  • Opérateur téléphonique disponible (congés).
  • Gestion des volumes d'appels élevés.

Prise en charge personnalisée

L'accueil téléphonique externalisé de votre étude notariale est assuré dans les mêmes conditions que votre gestion des appels en interne.

  • Identification des appels entrants.
  • Respect des codes de votre étude (consignes).
  • Nos opérateurs ont une vision sur votre agenda.
  • Transfert d'appel au destinataire souhaité.

Suivi en temps réel

Une visibilité complète et immédiate des appels téléphoniques vous permet de suivre le volume d'appels.

  • Reception des messages.
  • Transmission par email ou SMS à l'étude.
  • Rédaction de journaux d'appels.
  • Consultation des staitstiques des appels.

Pilotage de votre étude avec l'application TEA

Les statistiques de votre accueil téléphonique externe sont à portée de main pour un meilleur suivi de la performance de votre secrétariat externalisé.

  • Application accessible depuis votre mobile.
  • Gestion du nombre d'appels reçus.
  • Diminution du temps d'attente de vos clients.
  • Suivi de statistiques des appels téléphoniques.

Découvrez comment externaliser votre secrétariat grâce à Ecostaff

Assurez un service client efficace et réactif au sein de votre étude notariale

Votre service Ecostaff spécialisé en secrétariat externalisé vous garantit une satisfaction client optimale, un gain de temps réel et une réduction des coûts en interne.

  • Gestion des appels téléphoniques
  • Secrétariat externalisé
  • Suivi des appels
  • Opérateur dédié
  • Permanence téléphonique à distance

Nos partenaires technologiques

No items found.

Les questions fréquentes sur Ecostaff

Témoignages

Nos partenaires technologiques

No items found.
Comment notre service de secrétariat téléphonique Ecostaff retranscrit les appels ?

Nos équipes de secrétaires ont pour mission de retranscrire chaque appel par mail selon les consignes spécifiques des études.

Les équipes du secrétariat externalisé Ecostaff sont-elles formées aux notions et vocabulaire du notariat ?

Oui, nos équipes travaillent depuis plus de 30 ans avec la profession et ont été formées au vocabulaire en fonction de chaque domaine de droit : famille, immobilier, promotion, patrimoine et affaires.

Comment notre service de secrétariat externalisé Ecostaff peut-il assurer le suivi des dossiers client ?

Nos équipes de secrétaires disposent d’une vue sur votre agenda et sur le dossier afin de l’orienter au mieux. Un message est laissé au référent du dossier pour l’en informer.

Le service de secrétariat externalisé Ecostaff peut-il se modeler à l'image de l'office notarial ?

Oui, nos équipes de secrétaires répondent aux besoins des études notariales : identification des personnes en charge des dossiers et consultation des rendez-vous.                   

Combien d'opérateurs en accueil téléphonique peuvent-être mis à disposition pour votre office notarial ?

Avec notre service de secrétariat externalisé, vous pouvez avoir jusqu'à 5 opérateurs exclusifs pour traiter les appels entrants de l'étude.

Quelles sont les plages horaires couvertes par notre service de secrétariat externalisé Ecostaff ?

Nos équipes se tiennent à disposition de vos clients pendant les plages horaires souhaitées, du lundi au vendredi de 9h-19h, également le samedi matin de 8h-12h (option).

Demande d'informations

Veuillez renseigner vos coordonnées afin d'être recontacté par notre service commercial. ‍