L’envoi des bulletins de paie est un vrai casse-tête qui se répète tous les mois. Digitaliser les fiches de salaire simplifie considérablement le quotidien des gestionnaires de paie tout en améliorant l’expérience collaborateur.
La distribution des bulletins de paie est à la fois soumise à de fortes attentes de la part des collaborateurs et à des obligations réglementaires strictes. L’entreprise a ainsi l’obligation de les remettre chaque mois à tous ses salariés et selon des modalités définies par le Code du Travail. En choisissant de les mettre à disposition de chaque collaborateur dans un coffre-fort électronique, le service RH fait le choix de la rapidité et de la sécurité. A la clé une plus grande réactivité dans les envois et un gain de temps opérationnel.
Chaque mois, le service paie passe plusieurs heures à éditer et à envoyer les bulletins de paie. La dématérialisation permet alors de gagner un temps considérable : quelques clics suffisent pour les distribuer en masse à tous les salariés. Pour répondre aux obligations réglementaires, l’employeur doit permettre à chaque salarié de continuer à recevoir son bulletin de paie au format papier s’il le souhaite. En faisant le choix de passer à la dématérialisation, les RH pilotent tous les envois depuis un outil unique, quel que soit le mode de réception choisi par chaque collaborateur (papier ou électronique). La délégation de la distribution des bulletins de salaire permet à votre service RH de gagner en efficacité.
Pour les collaborateurs, leurs bulletins de paie constituent de précieux justificatifs, nécessaires à de nombreuses démarches administratives : une demande de prêt ou une actualisation auprès de Pôle Emploi par exemple. Ils passent alors du temps à les rechercher, à les scanner et à les transférer à leurs interlocuteurs. Les centraliser dans un espace de stockage en ligne, ou coffre-fort électronique, est donc un atout du point de vue de l’expérience collaborateur. Chacun accède à tout moment et en toute sécurité à ses bulletins de paie numériques et autres documents RH et les fait suivre aux organismes concernés. Pour aller encore plus loin, il peut être intéressant de proposer à chaque collaborateur un accès à son coffre-fort sans limite de durée, même après son départ de l’entreprise.
Impression des bulletins, mise sous pli, affranchissement : chaque mois, le service paie est absorbé pendant plusieurs heures par des tâches répétitives. En choisissant de digitaliser les fiches de salaire, le service RH retrouve plus de sérénité. Chaque mois, la solution digitale traite le fichier issu du logiciel de paie, affecte le bon bulletin au bon salarié sur la base de son matricule et effectue les envois après une simple validation du service paie. Celui-ci peut alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Dans la mesure où les fiches de salaire comportent des données personnelles relatives aux salariés, l’employeur a l’obligation de respecter le RGPD dans le cadre de leur distribution. De nombreux logiciels de dématérialisation des bulletins de paie permettent alors de sécuriser ces envois et de répondre aux obligations réglementaires. Ils sont ainsi à même de garantir l’intégrité des bulletins, leur disponibilité dans le temps et leur confidentialité, notamment grâce à la mise à disposition d’un coffre-fort électronique.
Quelle que soit leur taille, les entreprises s’engagent de plus en plus en faveur de l’environnement. Digitaliser ses bulletins de paie est une manière efficace de réduire ses impressions et donc sa consommation de papier et d’encre. Cela permet également de limiter les émissions de CO2 liées au transport et donc de réduire l’empreinte carbone de l’entreprise.
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