Stocker les dossiers du personnel en ligne permet à l’équipe RH de gagner en productivité et de sécuriser ses processus au quotidien.
Pour simplifier l’accès et la gestion des dossiers du personnel, de nombreuses entreprises font le choix de les stocker sous format numérique. Dans ce cas, il est important de s’assurer de la confidentialité des données.
Opter pour le stockage en ligne des dossiers du personnel permet d’améliorer leur gestion dès leur création. Lors de l’embauche, les documents à fournir par le salarié sont collectés rapidement (pièce d’identité, diplômes, certifications, habilitations, diplômes, RIB…). Les gestionnaires RH peuvent alors passer à la rédaction du contrat de travail dans un temps beaucoup plus court.
Grâce à la digitalisation des dossiers du personnel, quelques clics suffisent aux gestionnaires pour y ajouter des documents RH (arrêts maladies, relevés d’heures, bulletins de paie, avenants…). Le classement dans les sous-dossiers est entièrement automatisé, ce qui permet de gagner en fiabilité et en temps et évite les pertes de documents. Tous les dossiers sont accessibles, même à distance, depuis n’importe quels PC et tablettes connectés à internet, ce qui simplifie leur gestion au quotidien.
Les documents qui figurent dans les dossiers du personnel sont conservés et permettent d’avoir un historique des différentes étapes du parcours de chaque salarié dans l’entreprise. Selon les situations, le service RH pourra être amené à les lui transmettre directement, en cas de demande de duplicata par exemple, ou à les envoyer aux organismes tiers, dans le cas d’un contrôle. La digitalisation permet alors de simplifier la recherche et le partage de ces documents. En quelques clics, le gestionnaire RH peut ainsi réunir toutes les pièces nécessaires à la constitution d’un dossier de départ en retraite ou de licenciement. Une fois les documents retrouvés grâce aux mots clés correspondants, il les dépose dans le coffre-fort du salarié ou les envoie aux personnes habilitées, dans le respect des règles de confidentialité.
Stocker les dossiers du personnel sous format numérique permet de renforcer leur sécurité. Chaque utilisateur RH accède aux documents en fonction des habilitations dont il dispose. Les restrictions se font par type de document et selon les catégories de personnel (cadres / non-cadres par exemple). Ainsi, le RIB ou les arrêts maladies, particulièrement confidentiels, ne sont accessibles que par le personnel autorisé. De même, la consultation des absences peut être limitée aux gestionnaires RH du site dont le salarié dépend. L’intégrité des dossiers du personnel se trouve également renforcée : les modifications sont tracées et il est possible de savoir qui a complété ou modifié le dossier d’un collaborateur et quand cette action a été effectuée. Enfin, la digitalisation renforce la pérennité des données en limitant les risques matériels (incendie, dégât des eaux…).
