Accélérer la contractualisation avec les nouveaux collaborateurs et la gestion administrative au quotidien est un enjeu clé pour la fonction Ressources Humaines. Découvrez comment la signature en ligne des documents RH permet de simplifier les processus.
La conformité juridique de l’entreprise dépend étroitement de la signature des documents RH et contrats de travail, à la fois par les collaborateurs et par la Direction. Pour le service RH, l’enjeu est de taille, mais l’éloignement géographique entre les signataires allonge les délais et rend l’ensemble du processus chronophage. Dans ce contexte, la e-signature, qui a l’avantage de gommer la distance, simplifie et sécurise l’ensemble du processus documentaire. Une étape clé dans la digitalisation RH des entreprises.
Avant d’envoyer un document en signature, le service RH doit s’assurer de son exactitude et de sa conformité. Pour cela, il peut solliciter le département juridique, la Direction ou encore les avocats de l’entreprise. Les allers et retours peuvent alors être nombreux et retarder la signature finale. En dématérialisant cette étape, la Direction des Ressources Humaines limite le temps passé sur l’approbation des documents. En cas de réserve, les commentaires des relecteurs sont centralisés et permettent au gestionnaire RH d’y apporter des modifications nécessaires. Le document n’est envoyé en signature qu’une fois approuvé par tous, ce qui sécurise l’ensemble du processus.
Une fois les documents papiers envoyés pour signature, l’équipe RH doit suivre leur progression : signatures en cours, terminées, expirées… Elle doit s’assurer que chaque document a été signé par tous les signataires pour ensuite pouvoir relancer les retardataires si besoin. Le digital permet alors de centraliser le suivi des signatures au même endroit. Chaque gestionnaire visualise dans son tableau de bord l’état d’avancement des signatures dont il est à l’initiative. Il peut alors envoyer des relances en quelques clics en cas de retard ou suspendre celles qui le nécessitent.
Une absence ou un retard de signature sur un document peut remettre en question sa conformité réglementaire. Les RH doivent donc tout mettre en œuvre pour augmenter leur taux de signature. En fonction du nombre de documents et de signataires, les relances des retardataires peuvent être très chronophages pour le service RH. Les automatiser permet alors de gagner un temps précieux chaque mois. Les relances partent à la date et à l’heure prévues, sans intervention humaine. Les gestionnaires RH gagnent ainsi en sérénité et peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques pour l’entreprise.
Pour sécuriser la relation contractuelle avec ses salariés, l’entreprise a besoin de disposer d’une solution de signature fiable et sécurisée. Un indispensable pour limiter notamment le risque de requalification de CDD en CDI. Face à ce besoin, la signature électronique, qui a la même valeur juridique que la version manuscrite, fournit des garanties importantes. Elle permet d’attester que le document n’a pas été altéré depuis sa signature et que la personne qui l’a signé est la bonne. Deux éléments déterminants qui alimentent le fichier de preuves à produire en cas de litige. En permettant l’approbation des documents à distance, la e-signature augmente le taux de conversion : un plus grand nombre de documents reviennent signés, ce qui limite le risque lié à une absence de signature.
La signature des contrats de travail et autres documents RH occasionne souvent soit un déplacement du collaborateur, soit un envoi par courrier ou par email (avec impression et numérisation). Quelle que soit l’option retenue, les délais peuvent être importants. En optant pour une solution de e-signature des documents RH, l’entreprise permet à tous les signataires d’approuver le document à distance, depuis n’importe quel device (smartphone, tablette, ordinateur). Tous les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise sont signés instantanément. De plusieurs jours, les délais passent à quelques heures, voire quelques minutes.
