Gérer mon organisme de formation continue

Pour un organisme de formation continue, l’enjeu dépasse largement la simple organisation de sessions. Il s’agit avant tout de garantir la valeur et la conformité de chaque formation. Chaque inscription, chaque feuille d’émargement, chaque évaluation est une preuve indispensable pour justifier de la qualité du service rendu et obtenir le financement correspondant.

Ces preuves doivent être fiables, complètes et disponibles à tout moment, qu’il s’agisse de répondre à un audit Qualiopi, à une demande d’un financeur ou aux attentes d’un client.

Mais la question n’est pas uniquement réglementaire. La gestion quotidienne conditionne directement la santé financière et la crédibilité commerciale de l’organisme. Un dossier incomplet, c’est un paiement retardé. Une facture renvoyée par un OPCO, c’est une trésorerie qui se tend. Un suivi pédagogique flou, c’est un client ou un apprenant qui doute de la qualité de la prestation.

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Enfin, le marché de la formation voit constamment den ouveaux acteurs apparaître : en moyenne +12% d’organismes chaque année (Céreq/Dares).L’enjeu est alors aussi de rester compétitif et attractif. Centraliser ses processus, sécuriser ses preuves et gagner du temps ne sont pas seulement des questions d’efficacité interne : ce sont des conditions pour dégager des ressources, investir dans de nouveaux programmes, renforcer la relation client et, in fine, assurer la pérennité de l’organisme.

Votre objectif : transmettre la connaissance. Gérer l’ensemble des tâches liées à la vie d’un OF au quotidien de manière efficace et optimisée est essentiel pour gagner du temps afin de se concentrer sur le développement de votre activité pour rester compétitif et la qualité du service apporté aux apprenants.

Gérer de A à Z la formation continue

Gérer la formation continue implique de nombreuses tâches et sous-tâches, à répéter presque quotidiennement.

• Gérer les inscriptions, qu’il s’agisse du paiement ou de la récupération des documents auprès des apprenants
• Créer et envoyer les convocations
• Créer les sessions
• Gérer les plannings et coordonner les formateurs sur les sessions à délivrer
• Gérer les salles et le matériel
• Evaluer la formation
• Gérer la base de contacts et de clients
• Diffuser votre offre de formation à votre public
• Générer, remplir, faire signer, envoyer et stocker vos documents
• Financer, facturer et déclarer
• Suivre la qualité et assurer l’amélioration continue
• Communiquer avec les acteurs de vos formations, des apprenants aux financeurs
• Simplifier les démarches lourdes comme la déclaration du BPF
• Maintenir vos certifications comme Qualiopi.