Dans un monde où la réactivité et la transparence sont devenues la norme, la qualité de la relation client est un facteur clé de différenciation pour les cabinets d’avocats. Elle ne se limite plus à un bon suivi juridique : elle inclut la capacité à communiquer efficacement, à être joignable facilement et à offrir une expérience fluide et rassurante. Pour répondre aux attentes croissantes des clients, Septeo propose un ensemble de solutions concrètes qui facilitent et améliorent la relation client, tout en optimisant le temps des avocats.
Objectif : une relation fluide, professionnelle et disponible à tout moment
Faire fructifier la relation client pour les cabinets d'avocats est crucial pour maintenir et développer une base de clients fidèles et satisfaits. Voici quelques stratégies à suivre :
- Fidélisez sa clientèle
- Fluidifier sa gestion des rendez-vous
- Dématérialiser ses consultations et ses rendez-vous
- Faciliter ses transmissions de pièces et d'informations
- Accélérer l'envoi de factures et de courriers
- Digitaliser les signatures de convention et de pièces
- …
Traditionnellement, ces opérations se font par téléphone, par email ou lors de rendez-vous "physiques". Mais ces canaux sont engorgés et ont perdu leur efficacité. Plusieurs outils peuvent être mis en place pour remédier à cette situation :
Un espace client au service de votre cabinet
Il facilite la communication en temps réel entre son cabinet et ses clients : transmission de documents, d'échéances de procédure, de factures, possibilité de paiement en ligne, etc. Un tel espace client désengorge ainsi les canaux de communication classiques (téléphone et email), il permet aussi de devancer les demandes (parfois intempestives) des clients en devançant leurs demandes. Pour un fonctionnement optimal, la mise à disposition des éléments, depuis le logiciel de gestion, doit être la plus automatisable possible.
Prise de rendez-vous en ligne avec Meetlaw
Une autre façon de décharger le secrétariat d'une tâche chronophage et à faible valeur ajoutée et de digitaliser la prise et la gestion des rendez-vous via des plateformes dédiées en ligne. Les justiciables peuvent prendre rendez-vous en toute autonomie, 24h/24, sans appeler le cabinet. Les justiciables ont déjà l'habitude de réserver d'autres services avec la prise de rendez-vous en ligne comme la santé, les vacances, les réseaux sociaux... De plus, la synchronisation directe avec l’agenda permet un gain de confort pour les clients et une réduction des interruptions pour les professionnels.
Consultation en ligne
Propulsée par les confinements successifs de ces dernières années, la visioconférence et la consultation en ligne s'inscrit désormais durablement dans les usages des cabinets d'avocats. En évitant les déplacements et combiné au prépaiement en ligne, il contribue à la diminution des rendez-vous non honorés.
Signatures et recommandés électroniques
À quoi bon proposer la dématérialisation des communications, de la transmission d'informations et de documents si pour, à la fin, il faut signer des versions papier de contrats ou de conventions et qui doivent être envoyés et renvoyés en recommandés en plusieurs exemplaires ?
La signature électronique et la lettre recommandée électronique viennent résoudre ce paradoxe sans compromettre la valeur légale et/ou probante des documents traités. Quant à la satisfaction client, si elle est négligeable à l'échelle individuelle, elle est beaucoup plus importante lorsqu'on se spécialise dans des domaines tels que le secrétariat de société, l'immobilier, les affaires, les banques ou les assurances et que le temps gagné sur chaque document, chaque signature, se compte en heure tous les jours.
Chatbot juridique avec intelligence artificielle
Un assistant juridique automatisé est disponible en continu sur votre site internet. Il répond aux questions fréquentes, oriente les visiteurs vers les bonnes informations ou vers la prise de rendez-vous. C’est un outil efficace pour renforcer la qualité du premier contact avec le client.
Accueil téléphonique externalisé
Des secrétaires formés aux métiers du droit assurent la gestion des appels, même en cas de forte affluence ou durant vos absences. Les appels sont filtrés, les messages pris en charge et les urgences gérées avec rigueur. Votre disponibilité est assurée sans perturber votre activité.
Valoriser sa base de contacts : les bonnes pratiques à adopter
Une base de contacts bien renseignée
La seconde phase de l'amélioration de sa relation client consiste à valoriser sa base de contacts en communiquant auprès de ses clients pour faire la promotion de services et de prestations susceptibles de les intéresser. Ils connaissent déjà le cabinet et sont satisfaits des prestations effectuées pour leur compte, si tant est que la phase de fidélisation ait porté ses fruits. Il sera également possible de communiquer auprès des clients potentiels de sa base de contacts, mais, pas encore convertis en clients, ils seront de fait moins sensibles à vos communications.
Pour que ces communications auprès de ses clients soient efficaces, il faut impérativement acquérir une connaissance la plus fine possible de leur profil personnel et/ou professionnel. Il faut pareillement regrouper ses informations relatives à leurs dossiers : matière et nature du contentieux ou du conseil, nombre et fréquence des dossiers, etc. Pour rassembler ces informations et les exploiter convenablement, l'adoption d'un outil de CRM (Customer Relationship Management) s'impose. C'est lui qui va permettre de passer aux étapes suivantes.
Une base de contacts bien segmentée
Une fois les informations regroupées, il faut segmenter la base de contacts : la diviser en groupes de profils et intérêts communs à qui on pourra s'adresser de façon ciblée. Cette segmentation peut se faire sur la base d'informations professionnelles : informations de contacts, domaine d'exercice, nom de l'entreprise, profession, rôle au sein de l'entreprise, position (décideur, prescripteur…) ou de données plus personnelles (âges, situation familiale, domicile, etc) dans la mesure où leur traitement est conforme au RGPD ! Et plus les profils seront complets, plus la segmentation pourra être précise et plus les messages pourront être ciblés.
Des messages bien ciblés
Une fois ses contacts segmentés au sein de son outil de CRM, il faut élaborer des messages, généralement sous forme d'emails, faisant la promotion de ses prestations et offres de services. S'adressant à une cible bien définie, ces messages pourront aborder des thématiques et des problématiques bien précises et pertinentes aux yeux de sa cible.
Pourquoi choisir Septeo pour votre relation client ?
Septeo propose bien plus qu’un logiciel : c’est un écosystème complet dédié aux avocats, conçu pour optimiser les échanges, améliorer la satisfaction client et libérer du temps aux professionnels. La relation client ne se limite plus aux rendez-vous en cabinet. Elle se construit à chaque point de contact, y compris en ligne et par téléphone. Avec Septeo, vous professionnalisez chaque interaction et offrez à vos clients une expérience fluide, accessible et moderne.
