Simplifiez la signature de vos documents ! La signature qualifiée avec DocuSign respecte les normes européennes eIDAS. Avec cette solution, vos signatures portent une valeur juridique équivalente à la signature manuscrite. Afin de simplifier vos signatures, DocuSign se base également sur une nouvelle solution de vérification d'identité, plus intuitive et agréée par l'ANSSI.
L’utilisation de DocuSign dans Inot n’est possible que si vous disposez d’une connexion avec un double facteur d’authentification.
Pour l'activer, il faut disposer d’un compte Administrateur. Dans Paramètres ouvrir la Gestion des comptes :
Une fois la double authentification activée, au lancement d’Inot, l’utilisateur devra :
Attention, l’adresse mail ou le numéro de téléphone qui sont saisis sur le compte utilisateur doivent être uniques et ne doivent pas être utilisés sur un autre compte.
Tous les collaborateurs de l’office doivent avoir été formés sur la vérification d’identité avant de pouvoir envoyer des documents à signer. C’est pourquoi depuis l’écran de paramétrage, le notaire devra activer les droits sur chaque collaborateur afin qu’il puisse envoyer des documents à signer une fois la formation réalisée :
L’accès au support de formation sur la vérification d’identité est disponible sur la partie gauche de l'écran. Sur la partie de droite, l’ensemble des collaborateurs sont listés.
Afin que les collaborateurs puissent utiliser le module, il faut confirmer qu'il ont bien été formés sur la vérification d’identité.
Pour procéder à une signature qualifiée avec DocuSign depuis le dossier Inot :
Il vous faut ensuite sélectionner « signature qualifiée » :
Trois modes de signatures vous sont proposés :
Soit un notaire ou collaborateur de l’étude procède à la vérification d’identité du signataire :
Cette solution est adaptée siun membre de l’étude a déjà rencontré le Signataire en face à face et a vérifiéson identité dans les 3 ans avant l’action de signature.
Cette solution est adaptée si la partie émettrice de la transaction rencontre le Signataire en face à face au moment de la signature et la recueille au sein de l’office.
Soit l’étude ne réalise pas de face à face avec le signataire et ne procède donc pas à la vérification de son identité :
L’étude envoi un document à signer à un client, DocuSign prend en charge la vérification d’identité.
Ce système a évolué. Dans l'optique de fluidifier vos signatures, DocuSign opte pour une nouvelle solution de vérification d'identité, plus fluide, simple, sécurisée et française.
Une fois le mode de signature choisi, de multiples actions vous sont possibles :
Lors du processus de signature, le client devra scanner ou prendre en photo sa carte d’identité. Les nom/prénoms que vous aurez envoyés dans l’enveloppe devront strictement correspondre à ceux présents sur la carte d’identité. Le client recevra également un code SMS à saisir dans l’interface DocuSign afin de confirmer son identité. Une fois le document signé, le client le reçoit par email.
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