Pour gagner un temps précieux au quotidien, la fonction Ressources Humaines peut compter sur la rédaction automatique des contrats de travail et de tous les documents qui accompagnent le parcours des collaborateurs.
Rédiger les documents RH, et les contrats de travail en particulier, peut être une tâche fastidieuse pour les gestionnaires RH. Automatiser leur rédaction permet alors de gagner en productivité tout en améliorant l'efficacité des processus.
Pour rédiger un contrat de travail, ou n’importe quel document RH, la première étape est souvent de rechercher la trame dont il faut partir. Grâce à la digitalisation, le service RH dispose d’une bibliothèque de modèles toujours à jour, accessible pour tous les membres du personnel autorisé. Les rédacteurs ont la garantie de partir de la bonne version du document avant de se lancer. Ils respectent ainsi plus facilement les standards de l’entreprise, produisent des documents plus homogènes et gagnent en sérénité.
Pour limiter le risque d’erreur et gagner du temps lors de la rédaction de ses documents RH, il est important de se fier à un référentiel RH à jour. En interconnectant le core HR avec un outil de rédaction automatique de documents, le service RH évite ainsi la double saisie d’informations. Les données des salariés préalablement saisies dans le SIRH viennent automatiquement alimenter la trame de document ou de contrat de travail.
Une autre façon d'éviter les erreurs lors de la rédaction des documents RH est d’intégrer des variables conditionnelles dans les modèles utilisés. Grâce à une solution de rédaction automatique de documents, le gestionnaire RH est accompagné tout au long du processus de création. Il est alors orienté vers les mentions adéquates, et ce, en fonction des éléments contractuels du collaborateur (statut, temps de travail…) et des règles métiers. Les différentes clauses s’auto-génèrent (clause de non-concurrence, de dédit-formation, de période d’essai…), ce qui permet à l’équipe RH de se concentrer sur la vérification des documents produits et non plus sur leur rédaction.
Une fois les documents RH rédigés, ceux-ci doivent être approuvés par différents relecteurs (service juridique, DRH…) puis classés dans les dossiers du personnel. En optant pour une solution de rédaction de documents parfaitement intégrée dans son écosystème SIRH, l’entreprise simplifie les workflows d’approbation, de signature électronique, de classement et de mise à disposition des salariés. La dématérialisation RH contribue alors à simplifier l’ensemble du cycle de vie des documents.
