Ahorra tiempo en todas las fases de la tramitación de tus expedientes y reduce el riesgo de descuidos o errores automatizando las tareas repetitivas y lentas.
La optimización y la automatización de la tramitación de los expedientes de un despacho tienen lugar en todas las etapas de su ciclo de vida dentro del despacho, desde la redacción hasta el envío, pasando por la validación y la firma.
Estas optimizaciones comienzan desde la creación de los expedientes. Se trata de establecer un árbol de directorios para la clasificación de los documentos, escrituras, correspondencia y facturas en las secciones adecuadas. Las diferentes áreas del derecho en las que un despacho puede ser experto requieren a veces un árbol de directorios específico. La automatización de su creación en función del área jurídica de que se trate es una buena manera de agilizar un proceso repetitivo y que lleva mucho tiempo. Asimismo, garantiza que la estructura de los expedientes esté armonizada dentro del mismo despacho, de modo que varias personas puedan trabajar en un expediente sin pasar largos minutos intentando averiguar dónde encontrar lo que buscan.
Otra forma de ahorrar tiempo y evitar errores en la tramitación de los expedientes es establecer un encadenamiento de eventos. Cuando en un despacho se tramita un procedimiento de forma habitual, se pueden encadenar los eventos que se suceden (citas, documentos, correos, audiencias...) que constituyen el procedimiento son, salvo excepciones, siempre los mismos. Por lo que una herramienta de gestión de la práctica adecuada puede encadenarlos entre sí según el calendario determinado por los plazos administrativos o jurídicos específicos del procedimiento en cuestión. Para cada uno de estos plazos, encontrarás el o los modelos de documentos necesarios, los documentos que van juntos, las citas o reuniones que hay que organizar, etc. Además de ahorrar tiempo y evitar errores, el riesgo de descuidos, que pueden llevar al fracaso de todo un procedimiento, queda prácticamente eliminado, al igual que el lucro cesante asociado, tanto en términos financieros como de relaciones con los clientes y de reputación del despacho y sus abogados.
La redacción de documentos o de correos es una de las tareas más importantes de la profesión jurídica. También es una de las que más tiempo lleva realizar, ya que cada documento, cada frase y cada palabra son una oportunidad para cometer un error. Para reducir este riesgo y ahorrar tiempo en la elaboración de documentos escritos, es necesario que las plantillas de documentos estén siempre actualizadas. No se trata de una biblioteca de documentos Word almacenados en el disco duro de un ordenador, en un servidor interno o en un sistema tipo Dropbox, sino de verdaderas matrices dentro de un software de gestión de consultas capaz de fusionarlas con los datos almacenados en los archivos mediante un sistema de preguntas/respuestas. Al fusionar estos modelos con los datos de los clientes, se elaboran documentos y correos estandarizados y actualizados, sin errores ni erratas.
Aunque los abogados suelen referirse a la jurisprudencia como la fuente del derecho, el pasado de una empresa también puede ser una rica fuente para redactar documentos. No obstante, es importante no pasar horas buscando en archivos de dudosa clasificación para encontrar la información que se busca. Un sistema de gestión del despacho eficaz permite indexar todos los documentos que contiene y ofrece un motor de búsqueda lo suficientemente potente y versátil como para realizar una búsqueda en función de criterios tan variados como la naturaleza del documento, el ámbito del derecho de que se trate, su autor, el asunto en el que interviene o incluso su contenido.
Con un sistema de recopilación de cláusulas digital, es muy sencillo reunir la totalidad o parte de diferentes documentos para poner en marcha la redacción de un documento que falta en la biblioteca matriz, y evitar la temida página en blanco.
Un abogado que trabaja solo valida él mismo sus documentos. En un despacho estructurado en el que socios, empleados y secretarios trabajan juntos, los documentos creados por estos equipos deben seguir un ciclo de validación muy preciso y específico de cada despacho antes de ser enviados a los tribunales, a los clientes o a los socios. Esta circulación es un obstáculo que ralentiza la entrega de los documentos y supone un riesgo real para llevar a cabo los procedimientos legales o judiciales, generando frustración e insatisfacción tanto para los abogados como para sus clientes.
Afortunadamente, los portafirmas de cuero que antes circulaban entre los despachos para recoger las firmas de los socios son ahora portafirmas digitales totalmente integrados en el software de gestión de despachos de abogados. La transmisión de documentos y cartas para ser revisados, corregidos y validados es ahora instantánea, al tiempo que genera alertas y notificaciones para que ningún documento quede «bajo el montón».
Por último, cuando la validez de los documentos generados por el despacho exige que estén firmados por una, dos o todas las partes implicadas, el uso de la firma electrónica acelera drásticamente la tramitación de los asuntos al evitar la necesidad de imprimir, franquear, respetar los plazos de firma, las devoluciones postales, etc.
Otra dificultad en el proceso de tramitación de los asuntos puede producirse cuando se transmite información a los clientes o desde ellos. Los medios de comunicación tradicionales, como el correo electrónico y el teléfono, suelen estar saturados en los despachos de abogados, y un mensaje puede tardar varios días en llegar a su destinatario final. La creación de un área de cliente elimina este efecto embudo al establecer un canal seguro entre el abogado y sus clientes. Los primeros pueden presentar documentos y pruebas, e indicar plazos procesales (audiencias, plazos, etc.) y sus clientes pueden enviarles datos y documentos que se añadirán directamente a su expediente, sin atascar de paso el buzón de correo electrónico o la centralita.
Y aunque el envío de documentos por correo postal sigue siendo inevitable, las soluciones de correo electrónico con acuse de recibo también ahorran horas y días a los despachos de abogados, sin dejar de ser seguras y sin comprometer el valor jurídico de los documentos enviados.
