Obtén una visión general de tus datos operativos: volumen de expedientes tramitados, expedientes más rentables, tareas que más tiempo consumen, importes facturados y no facturados, importes cobrados, etc.
Algunas buenas prácticas a tener en cuenta para mejorar el funcionamiento de tu despacho de abogados:
Antes de meterse de lleno en las cifras generadas para la tramitación de los expedientes de un despacho, hay que asegurarse de que el software informático de gestión y facturación del despacho recoge los datos relativos a la actividad del despacho. La primera fase es el tiempo empleado. Aunque la facturación del despacho no dependa directamente de estos datos (facturación con plan fijo, facturación mediante abono u honorarios basados en los resultados), es necesario medir el tiempo dedicado al trabajo, la diligencia requerida para los casos y otras tareas que no se pueden facturar (formación, gestión de equipos, etc.). Esto ofrece una visión del trabajo realmente realizado. También puede acentuar el rendimiento oculto de los equipos, las carencias de recursos, las tareas que consumen más tiempo, las más rentables, etc.
Es fundamental acceder a los importes facturados detalladamente, por expediente, asunto o persona, así como a los pagados. Lo mismo aplica a los honorarios y pagos, esenciales para calcular la rentabilidad de cada expediente.
Acumular datos es una cosa, ser capaz de analizarlos y sacar conclusiones coherentes de ellos es otra muy distinta. Y poca gente es capaz de hacerlo observando columnas de cifras. Por tanto, es esencial obtener una visión global y útil de estos datos para poder analizarlos eficazmente. Para una mayor eficacia, estos datos deben estar disponibles en tiempo real, y debe ser posible convertirlos en gráficos directamente en la solución de gestión y/o facturación del despacho, sin tener que exportar los datos y utilizarlos en Excel o cualquier otra solución de Business Intelligence.
La elección de los datos a analizar dependerá entonces de la consulta y de sus socios:
Observados durante periodos variables (último mes, últimos 30 días, últimos 3 meses, último año, etc.), todos estos datos deben compararse para identificar tendencias, áreas de mejora y áreas de crecimiento.
