En résumé :
- Un gain de temps concret: analyse documentaire, découpage, renommage et classement automatique des pièces dans Kivia permettent aux équipes de Maître Moutien de traiter les dossiers plus rapidement et avec moins de manipulations manuelles.
- Plus de temps pour les clients et moins de charge mentale : pour Maître Moutien, l’IA doit avant tout permettre aux notaires et aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée et d’améliorer la qualité de service.
À Nanterre, Maître Arnaud Moutien utilise Kivia depuis plusieurs années dans un multi-offices. Pour lui, l'intelligence artificielle n'est plus une promesse mais une réalité qui permet déjà de gagner du temps, de simplifier le traitement des dossiers et d'améliorer le quotidien des collaborateurs comme celui des clients.
Quels sont les atouts de la suite Genapi pour votre étude notariale ?
Le gain de temps et la simplicité d'utilisation pour tous les utilisateurs. Aujourd'hui, la solution la plus simple sera certainement la meilleure.
J'utilise Kivia au quotidien avec l'aspect production, où cela devient vraiment intéressant avec les dernières avancées. Je suis en multi-offices, donc je reçois des courriers quelquefois qui sont destinés à l'étude de Paris : pour basculer d'une étude à l'autre, pour chercher un dossier, cela se fait en trois secondes, alors que sur Inot, cela mettait quelques minutes. Au début c'était des petits avantages, aujourd'hui c'est dans le quotidien. La constitution des dossiers, le fait de pouvoir glisser-déposer les pièces rapidement, le classement et le renommage des pièces avec l'IA… c'est juste parfait. En réalité aujourd'hui, c'est ce que l’on attendait.
Aujourd'hui, on a un vrai gain de temps. Je le vois avec les nouveaux dossiers, les compromis qui arrivent, le fait de découper les pièces : le temps gagné, il n’est même pas mesurable. Plus on va faire travailler l’IA, plus ça ira vite. Il faut encourager cette fonction-là en l'activant vraiment dans tous les dossiers de vente, même ceux qui sont déjà créés depuis un moment, cela va forcer l’IA à travailler. En tant qu'associé, je reçois tous les rendez-vous, j'ouvre le dossier, je mets les pièces dedans et les collaborateurs, quand ils récupèrent le dossier en fin de journée ou le lendemain, ils ont déjà les pièces, elles sont renommées, découpées, classées. C'est juste un gain de temps incroyable et une avancée technologique. On n’a plus besoin de découper les pièces dans les Inot scan.
Et sur l’analyse des diagnostics ?
J'ai déjà eu le cas où cela nous a servi à détecter qu'un diagnostic n'était plus valable. L'analyse des PV d’AG en matière de copropriété permet un gain de temps, une synthèse pour le client, surtout.
Depuis que le LCB-FT a été déployé, j’ai donné pour instruction aux collaborateurs de l'utiliser en raison de la simplicité d'utilisation, il y a deux clics à faire, et il y a tellement de formalités LCB-FT que l’on gagne du temps vraiment mesurable. L'avantage, c'est que c'est dans Kivia. Sauf erreur de ma part, il y a même un forfait de formalités LCB-FT qui sont comprises dans l'abonnement. Il y a un gain aussi financier : ce que l’on veut en tant que notaires, c'est que le maximum de choses soit centralisé dans notre outil. Dans le notariat, on a été un peu mal habitué puisque l’on a toujours eu un logiciel, en tout cas un éditeur, qui faisait la comptabilité, la rédaction etc. Dans d'autres professions, cela n'existe pas. Ce que l’on attend, c'est d'avoir un seul outil qui fasse tout, et qui le fasse de façon très simple, rapide et pas cher.
Comment l’IA peut-elle vous faire gagner du temps au quotidien ?
On a un gros travail dans le notariat de saisie administrative, d'analyse de données, qui demain pourra être effectué par l'IA. Tout cela, il faut qu'on l'exploite en se disant : le cas où on a mis une heure pour analyser ces données-là, l'IA va mettre une minute. Les 59 minutes restantes, il faut que l’on s'en serve pour faire autre chose. Et c'est là tout le travail aujourd'hui que l’on doit avoir dans le notariat. Il faut impérativement que l’on apprenne à l'utiliser, et il ne faut pas avoir peur de l'IA. Les collaborateurs pensent que cela va faire disparaître leur fonction, moi je ne pense pas puisqu'il faudra toujours un humain derrière pour contrôler ce que l'IA fait, pour vérifier qu’il n’y ait pas une hallucination, une erreur. Un jour, oui, elle sera presque au niveau d'un humain en capacité d'analyse, et justement il faut que l'on arrive, nous, à la maîtriser pour pouvoir l'exploiter au mieux et offrir d'autres services à côté aux clients. Et même pour améliorer notre qualité de vie, cette charge mentale que l’on a quand on voit tous les dossiers arriver, avec toutes les pièces à renommer. Quand on renomme des pièces, cela n'a pas de valeur ajoutée à part pour la bonne tenue du dossier. Là, l’IA le fait, c'est déjà ça en moins. Il faut que l’on travaille justement sur ce que l’on fait du temps que l’on gagne.
Quelle est votre vision sur l’IA dans le notariat ?
Il n’y a pas de sujet. Aujourd'hui, on le voit très bien : l'IA permettra de travailler mieux, plus vite, d'offrir un service client. Maintenant, c'est la façon de l'appréhender, de se former aussi parce que l'on a un vrai travail de formation à faire nous, notaire associés, patrons ou collaborateurs. A nous de transmettre cette envie d'apprendre. Il faut aller se former, utiliser les IA à titre personnel, à titre professionnel, apprendre à prompter. Il faut impérativement que ces formations-là se mettent en place au cours du cursus universitaire.
Encadrez-vous l’utilisation de l’IA au sein de votre étude ?
J’ai dit aux collaborateurs d'utiliser Copilot, car c'est intégré dans l'abonnement avec Office, c'est dans Teams, et c'est très pratique. Par contre, je dis : attention, pas de données confidentielles dans l'IA. On ne met pas l'acte pas dans l'IA, on ne parle pas de client, on ne parle pas de l'étude non plus. C'est assez marrant parce que pour certains qui n'étaient pas forcément très motivés à faire des recherches sur des bases de données juridiques, documentaires avec les albums que l’on a à côté, là les choses sont beaucoup plus simples.
Quels sont les avantages de l’IA pour le notariat ?
Au sens large sur l'activité de l'entreprise, c'est du gain de productivité. Les générations changent aussi : ma génération de clientèle utilise l'IA. Je suis dans un secteur où il y a beaucoup d'entreprises liées à l'informatique, il y en a beaucoup qui sont ingénieurs en informatique et notamment sur l'IA. C'est toujours intéressant d'avoir une conversation avec ses clients, de montrer que l’on est intéressé, qu'on l'utilise. C'est une certitude que l'IA va différencier une étude qui a l'IA d’une étude qui ne l’a pas. Ce sera un facteur d'attractivité, puisqu’entre une étude où les collaborateurs n'ont pas de téléphone portable, donc ça veut dire que les clients ne peuvent pas envoyer de SMS, de messages sur WhatsApp, et une étude où les collaborateurs ont un téléphone portable, il n’y a même pas de sujet. Tout ce qui est constitution de dossiers, les formalités postérieures à terme, c'est l'IA qui pourra le faire. Par exemple, la préparation des virements n'a pas vraiment de sens puisque si les RIB sont connus, toutes les données sont là. Le comptable ne fait que de la ressaisie. Comme ça a été la culture d'Internet à l'époque, et certainement du Minitel avant, aujourd'hui, c'est juste une question d'adaptation. Je suis certain que cela peut vraiment améliorer notre qualité de vie.
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