Comment Maître Audrey Regardebas accompagne l’adoption de l’IA dans son étude notariale ?

En résumé :

• Une adoption progressive de l’IA dans son étude : Maître Audrey Regardebas a choisi de déployer très tôt les fonctionnalités de Kivia et d’accompagner ses collaborateurs pour favoriser leur adhésion aux nouveaux usages.
• Des bénéfices concrets au quotidien : constitution des dossiers, classement des pièces, relances et formalités préalables sont simplifiés.
• Un recentrage sur le cœur du métier : pour la notaire associée, l’IA permet de consacrer davantage de temps au conseil, à l’analyse juridique et à l’accompagnement des clients.

Comment faire adopter l'intelligence artificielle à toute une étude notariale ? À Arcueil, Maître Audrey Regardebas a fait le choix d'adopter très tôt les innovations proposées par Kivia. Convaincue que l'IA peut aider les collaborateurs à se recentrer sur leur cœur de métier, elle partage son expérience et la manière dont elle accompagne ses équipes dans cette transformation.

Depuis quand travaillez-vous avec Genapi ?

Opter pour Genapi, c'était quelque chose de naturel : toutes les études dans lesquelles j'avais pu travailler par le passé utilisaient Genapi. Par souci premièrement de simplicité et d'habitude, et puis deuxièmement parce que c'est un produit qui nous donne satisfaction, nous avons choisi de basculer vers le logiciel Kivia il y a trois, quatre ans, dans une volonté de moderniser notre façon de travailler et de saisir dès l'origine le développement de l'IA dans notre profession. Je pense qu'il est plus simple de monter dans le train au départ que quand il est lancé à pleine vitesse.

Qu’est-ce que Kivia a changé dans votre quotidien ?

La présentation de Kivia permet en un coup d'œil d'avoir une synthèse de notre dossier dans son intégralité. Au vu du nombre de pièces qui se multiplient dans les dossiers, c'est très confortable. Kivia développe aussi des outils qui nous permettent d'avoir une certaine réactivité, peu importe l'endroit dans lequel on se trouve puisque le développement de l'application mobile ou sur tablette permet également à n'importe quel moment de pouvoir répondre aux besoins et aux demandes de nos clients. Kivia apporte un réel gain de temps et une réelle efficacité dans l'analyse de la performance de l'étude. Il y a une partie analytique qui est très intéressante pour voir les évolutions de nombre de dossiers, de productivité des collaborateurs, et essayer d'améliorer sans cesse cette productivité.

Utilisez-vous les nouvelles fonctionnalités IA d'analyse automatique des documents dans votre étude notariale ?

Le déploiement des nouvelles fonctionnalités de Kivia permet en très peu de temps de constater un gain de temps dans la gestion des dossiers. Certains collaborateurs étaient au départ un peu réfractaires au déploiement de l'IA. Il a fallu beaucoup communiquer avec eux, les intégrer dans le déploiement de cette intelligence artificielle, et lever leurs craintes. Et après quelques semaines d'utilisation, ils se rendent compte qu’il n’y a pas de concurrence entre eux et l'intelligence artificielle, mais une vraie complémentarité et un gain de temps assez conséquent sur le traitement des dossiers et sur des tâches qui sont très chronophages (constitution, relance de demande de pièces, classement de pièces). Sur toutes ces tâches qui n'ont aucune valeur ajoutée, l'intelligence artificielle est un précieux outil.

Que pensez-vous de la gestion des formalités préalables dans Kivia ?

En matière de formalités liées à la LCB-FT, c'est une partie extrêmement prenante, aujourd'hui, de notre quotidien. L'ensemble des fichiers à consulter est conséquent. Jusqu'alors, on passait par un autre prestataire pour dématérialiser ces demandes et gagner du temps. C'était un peu frustrant, parce que cela multiplie les prestataires. L'inconvénient majeur de solliciter des prestataires externes pour effectuer ce type de de démarche, c'est la multiplication des saisies. Le développement de Kivia permet, en termes de de saisie des données, un véritable gain de temps. C'est considérable de pouvoir extraire des documents dont on dispose dans nos dossiers les données qui, après, permettent les interrogations directement depuis le logiciel. Ce qui amoindrit le risque d'erreur de saisie et qui génère un temps conséquent. Aujourd’hui, gagner du temps, c'est tout ce que l'on recherche.

Quelle est votre vision de l’adoption de l’IA dans le notariat ?

Notre ressenti par rapport au développement de l'IA dans le notariat est assez partagé au sein de l'étude, que ce soit entre mon associée et moi-même ou nos collaborateurs. Ce développement paraît aujourd'hui nécessaire et absolument pas prématuré, voire même peut-être un peu tardif quand on regarde ce qui a déjà pu être développé dans d'autres professions. Cela ne remettra pas en cause notre cœur de métier, la sécurité juridique, l'écoute et l’accompagnement de nos clients. Au contraire, cela va nous permettre de replacer au centre de nos préoccupations ces aspects fondamentaux du notariat en se déchargeant, parce que je crois que c'est le terme approprié, d'un certain nombre de formalités administratives qui n'ont absolument aucune valeur ajoutée, que ce soit pour nos offices ou pour nos clients. Il faut que l’on arrive à replacer nos clients au centre de notre cœur de métier, au centre de nos relations. Ce que l’on ne pouvait plus nécessairement faire, ou du moins ne pas avoir le temps suffisant à leur consacrer du fait de la multiplication de la consultation des fichiers, des documents à analyser.

Comment sensibilisez-vous vos collaborateurs ?

L'âge de nos collaborateurs est entre 30 et 55 ans, et on aurait pu croire que les collaborateurs les plus jeunes adhéreraient le plus facilement au déploiement de l'IA dans notre métier : assez étonnamment, ce ne sont pas forcément ces collaborateurs-là qui y ont adhéré en premier. La base, c'est vraiment d'en discuter, d'analyser avec eux ce que cela peut générer comme bénéfice, pour analyser la pertinence des outils que l’on développe, parce que ces développements sont assez récents. Cet échange au sein de nos offices est essentiel pour développer une utilisation harmonieuse et raisonnée de l'IA. Il est vraiment indispensable d'avoir une adhésion de nos collaborateurs à ce développement et qu’ils voient ce que cela génère comme bénéfice pour eux.

Comment voyez-vous le métier évoluer ?

Je pense que notre métier n'évoluera pas fondamentalement. Ce sont nos pratiques qui vont évoluer. Cela va nous permettre de revenir à notre cœur de métier, ce qui me paraît être le point primordial par rapport au développement des métiers de nos collaborateurs. Cela va leur apporter une grande sérénité et également retrouver une analyse juridique qui aujourd'hui, était un peu perdue. On constatait effectivement une démotivation de la plupart de nos collaborateurs, ce n’est pas épanouissant de passer son temps à relancer des interlocuteurs, à effectuer des demandes de pièces à répétition, les classer, les renommer... Replacer nos échanges avec les clients et l'analyse juridique au cœur de notre quotidien, c'est cela qui va fondamentalement changer.