En résumé :
- Les informations immobilières nécessaires à un dossier proviennent de nombreuses sources différentes.
- Leur collecte peut aujourd'hui être automatisée directement depuis le dossier client.
- Les données et documents sont récupérés puis classés automatiquement.
- Les collaborateurs gagnent du temps tout en sécurisant la constitution des dossiers.
Cadastre, urbanisme, risques, pollutions, documents administratifs : la collecte d’informations immobilières devient trop souvent une succession de tâches invisibles mais coûteuses, qui ralentissent les dossiers sans que l’on s’en rende toujours compte.
Et si ces formalités pouvaient être déclenchées, centralisées et sécurisées automatiquement, directement depuis votre dossier client ?
Formalités préalables liées aux biens immobiliers : tout déclencher en un clic
Naviguer entre plusieurs sites officiels, copier-coller les informations, renommer les documents et les classer manuellement représente un temps important sur chaque dossier client. Ce sont des tâches nécessaires, mais peu productives, qui mobilisent les collaborateurs de votre étude au détriment de l’analyse juridique.
Les nouvelles fonctionnalités de gestion automatique des formalités préalables permettent désormais de collecter les informations liées aux biens immobiliers directement depuis le dossier client, au sein de votre logiciel Kivia. Les données sont déjà saisies, puis réutilisées automatiquement pour déclencher les formalités préalables.
Pour vos collaborateurs, les bénéfices sont immédiats :
- En un clic, les formalités sont récupérées en quelques instants.
- Les formalités sont centralisées dans un environnement unique.
- Le dossier immobilier est structuré et lisible à chaque étape.
- Moins d’erreurs, d’oublis et de ressaisies.
Automatiser la collecte des informations immobilières
Savoir précisément ce qui a été collecté et ce qu’il reste à obtenir n’est pas toujours évident, surtout lorsque les pièces sont récupérées à différents moments de la vie du dossier client.
L’automatisation permet de récupérer automatiquement l’ensemble des pièces et informations indispensables à la caractérisation du bien et de son environnement :
- Données cadastrales.
- Informations urbanistiques.
- Risques et pollutions.
- Plans, vues et pièces annexes.
Toutes les sources officielles sont interrogées automatiquement, sans action manuelle de la part de vos collaborateurs. Les documents sont ensuite classés de façon structurée dans le dossier client, au sein de Kivia, garantissant une information immédiatement exploitable.
Des dossiers immobiliers complexes à constituer
À mesure que le dossier avance, les informations liées au bien sont souvent collectées par étapes, au fil des besoins. Cette organisation crée des ruptures : on interrompt le traitement du dossier pour aller chercher une donnée, puis une autre, parfois sur plusieurs plateformes différentes. Les pièces ne portent pas toujours le même nom, les informations ne sont pas rangées au même endroit et le suivi devient plus difficile dès qu’un dossier change de mains ou qu’un collaborateur reprend le sujet.
Pour votre étude notariale, l’enjeu n’est donc pas seulement de gagner du temps, mais aussi de :
- Sécuriser la complétude des dossiers,
- Garantir une organisation claire et homogène,
- Faciliter le suivi et la lisibilité des informations collectées.
Votre rôle en tant que notaire et celui de vos collaborateurs ne change pas. L’automatisation de la collecte des informations immobilières structure l’information, sécurise les dossiers et redonne du temps à vos collaborateurs pour se concentrer sur l’essentiel : l’analyse juridique et la relation client.
En supprimant les ressaisies, les recherches manuelles et les manipulations inutiles, l’automatisation des formalités préalables permet de gagner jusqu’à 2 heures par dossier, tout en améliorant la qualité, la fiabilité et la traçabilité des informations collectées.
