En résumé :
- Maître Sophie Delatte considère l’intelligence artificielle comme un moyen de réduire les tâches chronophages pour permettre aux notaires de se recentrer sur le juridique et l’humain.
- Des usages concrets déjà intégrés au quotidien : synthèses de rendez-vous, analyse rapide des dossiers, interprétation des diagnostics ou encore assistance à la rédaction…
- Pour la notaire associée, l’IA notariale et les outils Genapi doivent avant tout améliorer la qualité de service et fluidifier le travail au quotidien.
À Grenoble, l’étude de Maître Sophie Delatte fait de l’IA notariale un véritable levier de performance et de relation client. Entre rédaction assistée, analyse automatisée des documents et gain de temps pour les collaborateurs, la notaire associée partage une vision concrète et très opérationnelle de l’intelligence artificielle dans le quotidien des études notariales.
Que pensez-vous de l'IA dans le notariat ?
Alors moi, je suis plutôt une notaire très pro IA, très convaincue par la pertinence de cet outil. Moi, je le vois comme le fait d'éviter d'avoir des tâches qui sont à valeur ajoutée nulle ou quasi inexistantes et de nous permettre d'être meilleur sur certains aspects de notre travail. Notamment, et je n'arrête pas d'insister là-dessus, sur l'humain. Le notaire à mon sens doit se recentrer sur ces deux aspects fondamentaux que sont évidemment le juridique et la partie humaine. Mettre nos clients au centre de notre attention.
Dans quelles situations utilisez-vous l'IA ?
Moi, je m'en sers par exemple quand j'ai des rendez-vous de gestion de patrimoine. Les clients viennent, m'exposent leur situation. Dès l'issue du rendez-vous, devant eux, je fais la synthèse de ce que l'on vient de se dire : j'ai immédiatement un process direct que je leur envoie dans les 10 minutes par mail et qui leur donne le compte-rendu de ce que l'on vient d'évoquer ensemble et des axes de stratégie. Tout cela, bien sûr, c'est un préambule à ce que je vais travailler avec eux par la suite, mais cela me donne une énorme valeur ajoutée, et eux sont très sensibles à la réactivité que l'on peut avoir aujourd'hui. Et c'est vrai que ça fonctionne très bien.
Quels sont les avantages de Kivia ?
Pour ma part, j'en suis extrêmement satisfaite. On le voit pour un notaire associé, notamment le pilotage et le management de l'étude, les capacités que l'on a avec Kivia sont multipliées par dix. Moi, cela me permet une analyse extrêmement fine du chiffre d'affaires, des dossiers qui vont rentrer, de la surcharge de travail des clercs, quand avant avec Genapi, j'avais beaucoup plus de difficultés à analyser tout cela. Ça me prenait beaucoup plus de temps.
Comment vos collaborateurs perçoivent-ils l'IA notariale ?
Les collaborateurs ont peut-être un petit peu plus de mal à s'habituer, puisqu'en effet ils ont des méthodes de fonctionnement, des process. Je crois qu'en tant qu'associé, nous avons un rôle majeur pour les convaincre, les convertir et surtout leur montrer la voie. Ce sont eux les rédacteurs, et ce sont eux qui ont le quotidien. Je leur ai vendu non pas du rêve, mais une réalité, parce qu'on le voit, et ils commencent à le voir, comme un vrai gain de temps, comme une possibilité pour eux de mieux soigner le client et non pas du tout de supprimer leur poste.
Des exemples d'utilisation au quotidien ?
Parfois on reçoit des pièces extrêmement tardivement. Malheureusement, on est tous un peu pris par le temps. On les reçoit tardivement et il faut les analyser très vite. Grâce à Kivia et l'analyse qu'il fait du dossier, des diagnostics, on peut obtenir des réponses fiables très rapidement. Concernant l'interprétation des éléments de copropriété dans Kivia, c'est aussi un outil fabuleux. Je me retrouve il y a quelques temps avec un client au téléphone : malheureusement, je n'avais pas vraiment eu le temps d'analyser son dossier. Le temps que l'on discute, je fais analyser le compromis et toutes les annexes par Kivia. En un quart d'heure, on avait discuté d'autres choses entre-temps, j'ai les réponses détaillées et notamment de toute l'analyse des diagnostics, de tout ce qui était dit dans les copropriétés, ce qui concernait mon immeuble, et surtout une analyse financière détaillée de tout ce que cela pouvait coûter aux clients. Bilan des courses, je lui réponds, le client n'a pas su que je n'avais pas vraiment eu le temps de me pencher sur son dossier, et j'ai pu lui répondre sans aucune difficulté.
Avez-vous des bonnes pratiques liées à l'IA ?
Je pense qu'il faut vraiment les habituer et s'habituer soi-même à faire, et j'entends par là le chat de Kivia, un bon prompt. Le prompt c'est la clé, je le vois et j'utilise d'autres sources d'IA en dehors du travail. Au-delà de la confidentialité, qui est très important à respecter et que nous permet Kivia puisqu'on peut lui parler sans problème du dossier, je pense que la manière dont on va poser la question engendre des réponses extrêmement différentes. Apprendre à bien prompter, c'est la clé d'une réponse beaucoup plus fiable. Une fois que l'on a compris ça, je pense qu'un monde nouveau s'ouvre à nous, et que ce monde nouveau est extrêmement intéressant à exploiter dans le cadre de notre travail de notaire.
J'avoue, et je pense que l'on n'en est peut-être pas très loin, que je rêve du moment où l'on va s'asseoir dans son fauteuil et dire "Je t'ai rentré la fiche client, je t'ai rentré la fiche immeuble, voilà mon dossier, je t'explique : j'ai une vente d'appartement, on est situé en zone urbaine. J'aimerais que tu me parles et que tu me détailles la clause sur la chaudière parce qu'il y a tel problème, que tu me dises que l'on a une problématique au niveau de la copropriété, qu'un ravalement de façade est prévu." On a plein de problématiques que l'on va pouvoir poser qui seront immédiatement rédigées, et on aura plus qu'un contrôle à faire sur ce qui est dit. On ne perd pas notre ingénierie, on ne perd pas nos alertes juridiques et notre compétence, mais on gagne un temps phénoménal sur la rédaction. Une origine de propriété, en claquant des doigts, elle est rédigée.
C'est extrêmement pratique de tout centraliser. De la même manière que dans une maison médicale vous avez infirmière, kiné, médecin etc, c'est exactement la même chose. Aujourd'hui, Kivia permet de centraliser toutes les formalités qui sont ultra chronophages. Pour les collaborateurs, c'est une perte de temps énorme et évidemment pour nous, ça n'a pas spécifiquement de valeur ajoutée que de les envoyer sur tous les sites internet du monde aller chercher des informations et les perdre. Et là, en termes de gain de temps, on est sur un ratio 5 minutes / 40 minutes : 35 minutes de gagnées à faire autre chose. Moi, je suis désolé, j'achète !
Comment voyez-vous les évolutions de Genapi ?
Pour ma part, avant d'être notaire associée, j'ai travaillé dans d'autres études avec d'autres logiciels, et je sais que moi, ce n’est jamais sans Genapi. Je le dis parce que je le pense, pour la simple et bonne raison que je suis arrivée dans une étude qui avait un autre logiciel, j'ai cru que j'allais démissionner immédiatement. Je les ai convertis. Ils ont changé le logiciel, ils sont passés à Genapi. Heureusement, parce qu'en termes de rédaction, il n'y a quand même pas photo. Ce que fait Kivia aujourd'hui, je trouve que c'est un vrai atout pour nous. Je trouve que Septeo se démène pour nous aider à avoir des outils fiables pour rédiger, avancer. Et en ça, je suis très reconnaissante au logiciel de nous permettre cela.
Quelles relations entretenez-vous avec les équipes Genapi ?
C'est important que je le dise aussi, il y a parfois évidemment des bugs informatiques, des difficultés. Rien n'est jamais parfait. Ce qui m'intéresse moi, c'est que l'on puisse avoir un échange assez facile, que j'ai aujourd'hui, qui nous permet de faire remonter le bug, l'information pour que directement ce soit corrigé. En ce qui me concerne, je suis très satisfaite des échanges que l'on peut avoir et du côté action-réaction rapide pour améliorer les choses.
Comment Genapi accompagne l'évolution du métier ?
Quand vous avez un une entité qui se bagarre autant pour fournir à une profession des éléments qui vous permettent d'avoir une fluidité dans le travail aussi importante, pour ma part, je n'y vois aucune difficulté, aucun frein. Je crois que le côté gagnant-gagnant est extrêmement important et de mon point de vue, il n'y a aucune raison que l'on change et que l'on se bagarre à tout prix pour avoir quelque chose qui, de mon point de vue, sera moins bien.
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