En résumé :
- L'intelligence artificielle prend en charge certaines tâches répétitives, comme l'analyse documentaire ou la recherche d'informations, pour faire gagner un temps précieux aux collaborateurs.
- Les clercs de notaire peuvent consacrer davantage de temps à l'analyse, au contrôle des dossiers et à l'accompagnement des clients, là où leur expertise fait réellement la différence.
- Les études qui utilisent déjà l'IA constatent un même bénéfice : elle simplifie le quotidien sans remplacer l'expertise des collaborateurs.
Les études qui utilisent déjà les outils d’intelligence artificielle dressent le même constat : le temps retrouvé est rapidement consacré aux dossiers, aux clients et aux situations qui demandent une véritable expertise.
Les tâches répétitives prennent moins de place dans le quotidien des clercs de notaire
Analyse de documents, création de fiches, recherche d’informations, formalités… C’est sur ces tâches chronophages que les premiers usages de l’intelligence artificielle apportent aujourd’hui les gains les plus immédiats.
Maître Thibaut Besancenot, notaire associé à Carcassonne, identifie plusieurs tâches sur lesquelles l'IA pourrait faire gagner du temps au sein de son étude : « La rédaction ou la création de fiches : fiches immeubles, fiches clients, analyses de documents… » Des usages très concrets pour ses équipes.
Maître Sophie Delatte, notaire associée à Grenoble, cite un autre exemple très concret autour de l’IA notariale : les formalités. Grâce à leur centralisation directement dans l'environnement Genapi, ses collaborateurs évitent de passer d'un site à l'autre pour effectuer certaines démarches. « En termes de gain de temps, on est sur un ratio 5 minutes / 40 minutes : 35 minutes de gagnées à faire autre chose. »
Les clercs consacrent davantage de temps aux dossiers complexes
Ce temps retrouvé prend tout son sens lorsqu’un dossier demande davantage d’attention ou d’analyse.
Pour Maître Thibaut Besancenot, la distinction est particulièrement nette. Certaines opérations peuvent être largement automatisées, mais les successions lourdes ou les partages difficiles, par exemple, continuent de mobiliser pleinement « le raisonnement juridique et la dimension humaine » des collaborateurs.
Thomas Curie, directeur général du multi-offices Actalion Notaires, partage cette même vision d’une IA directement utile au quotidien des équipes, qui « va travailler à notre place, remplacer des tâches chronophages qui n'ont pas de valeur ajoutée ».
Le conseil et l'accompagnement prennent une place encore plus importante
Lorsque certaines tâches sont accélérées, le temps gagné peut aussi bénéficier directement à la relation client.
C'est notamment ce que Maître Thibaut Besancenot envisage pour ses équipes : « Davantage de relation client, plus de disponibilité au téléphone, plus de réactivité dans les échanges. »
Maître Sophie Delatte partage ce constat. Si ses collaborateurs ont parfois besoin de temps pour s'approprier les nouveaux usages, elle explique qu'ils commencent à percevoir l'IA comme « un vrai gain de temps » et « une possibilité pour eux de mieux soigner le client ». Même constat pour Maître Audrey Regardebas, notaire associée à Arcueil, qui explique comment elle accompagne l'adoption de l'IA dans son étude notariale : « On constatait effectivement une démotivation de la plupart de nos collaborateurs, ce n’est pas épanouissant de passer son temps à relancer des interlocuteurs, à effectuer des demandes de pièces à répétition, les classer, les renommer... Replacer nos échanges avec les clients et l'analyse juridique au cœur de notre quotidien, c'est cela qui va fondamentalement changer. »
Le bénéfice dépasse alors les seules minutes économisées : le temps retrouvé peut aussi devenir du temps supplémentaire pour les clients. « Je dis à mes collaborateurs : vous allez pouvoir enfin vous consacrer à ce que vous avez choisi. Il faut avoir conscience que ce sont nous, les sachants. L’IA, c'est juste un outil qui doit nous aider dans nos missions », se réjouit Maître Le Canu-Huynh, notaire associée à Voisins-le-Bretonneux, qui utilise l'IA pour renforcer l'accompagnement client.
L'IA devient un véritable assistant de travail pour les clercs de notaire
L’intérêt de l’IA ne réside pas seulement dans ce qu’elle sait faire, mais aussi dans la manière dont elle s’intègre au quotidien des collaborateurs. Plutôt que de multiplier les outils ou de sortir de son logiciel pour interroger une IA, l’enjeu est de pouvoir bénéficier de ses capacités directement là où le dossier est traité.
C’est notamment ce qu’attend Thomas Curie, « une IA qui est intégrée dans notre logiciel ». Dans Kivia, l’IA peut ainsi intervenir au fil du dossier, avec les informations correspondantes et le contexte nécessaires pour être utile au bon moment. Elle devient moins un outil que l’on sollicite ponctuellement qu’un assistant disponible directement dans l’environnement de travail des collaborateurs.
Avec l’intelligence artificielle, le travail du clerc de notaire reste au cœur du dossier, avec plus de temps pour mobiliser son expertise là où elle compte vraiment.
