En résumé :
- L’étude notariale de Maître Jean-Marc Brun s’appuie sur le cloud et le télétravail avec le logiciel Kivia pour accéder facilement aux dossiers, même en déplacement.
- Accès mobile aux documents et échanges avec les clients permettent de gagner un temps précieux au quotidien.
- Souveraineté, stockage sécurisé et protection des informations sensibles restent au cœur des enjeux évoqués par le notaire.
À Bourgoin-Jallieu, l’étude de Maître Jean-Marc Brun a fait de la mobilité notariale un véritable levier d’efficacité au quotidien. Cloud, télétravail, accès aux dossiers à distance, application mobile Kivia : le notaire partage une vision concrète des nouveaux usages qui transforment l’organisation des études notariales.
Comment votre étude est-elle équipée aujourd’hui ?
J'ai une étude qui est assez simple parce que j'ai peu de collaborateurs, on a des locaux uniques et je n’ai pas de multi-offices. J'ai connu autrefois, dans d'autres études, des serveurs qui étaient localisés à l'étude, et depuis que je suis arrivé dans l'étude où je suis actuellement, je suis passé au cloud. Je trouve que c'est infiniment plus pratique, moins onéreux aussi, et puis cela évite les problématiques que l'on avait autrefois d'évolution des serveurs qui n'étaient jamais adaptés pendant toute la durée pendant laquelle on les achetait. Le matériel évolue, les stockages évoluent, donc la solution de cloud est pour moi extrêmement précieuse, et elle fonctionne très bien. Je fais beaucoup de télétravail depuis chez moi, j'ai des collaborateurs en télétravail également et tout fonctionne aujourd'hui remarquablement bien avec le VPN, avec le microserveur installé à l'étude et le serveur en cloud.
Travaillez-vous aussi en mobilité ?
Bourgoin-Jallieu est une petite bourgade à l'échelle des grandes métropoles. On se déplace systématiquement et c'est une excellente chose pour la confraternité et la simplicité du dossier. Dans ces cas-là, je suis un fervent partisan de Kivia sur mobile, sur le téléphone, sur un iPad, parce que je n’ai pas besoin de me déplacer avec mon ordinateur et je retrouve directement tous les éléments qui me sont importants ou essentiels à mon rendez-vous sur Kivia. Il m'arrive également de me déplacer chez des clients sans forcément me déplacer avec l'ordinateur, ou de parler avec eux d'un dossier à un moment où ce n’était pas prévu, et je suis très content d'avoir des éléments. Même le soir quand je suis chez moi et que je n’ai pas branché mon ordinateur, quelqu'un m'appelle et je peux lui envoyer un élément qui est dans le dossier, je peux lui transférer un mail, lui donner une réponse, je peux appeler un client depuis ma voiture pendant que je suis en train de rouler. C'est très précieux pour moi et c'est vraiment une avancée significative par rapport à tout ce qu'on avait avant.
La souveraineté de vos données est-elle un enjeu important ?
La question de la souveraineté dans le stockage des données et dans les informations que nous collectons est quelque chose d'absolument essentiel : il est indispensable que l’on puisse nous garantir que les données que nous allons traiter, travailler, extraire des documents seront inaccessibles à des tiers autres que le notariat. Comme je l'évoque souvent avec mes collaborateurs qui utilisent ChatGPT, je leur interdis systématiquement de donner des noms, de localiser un bien, de donner une adresse, des informations trop pertinentes. On va avoir effectivement, je pense, des soucis importants dans les années à venir à ce sujet-là, sur les fuites de données.
Je suis assez partisan du développement de l'espace client, sur lequel nos clients peuvent aller récupérer les documents qui les concernent. On nous garantit que tout sera stocké sur des serveurs qui sont chez Genapi et que toutes les informations que l’on va pouvoir retirer, extraire de nos actes seront bien stockées sur un endroit sécurisé, non accessible.
Ce serait un gain de temps colossal pour nous d'avoir, réuni dans un seul logiciel totalement intégré, la possibilité d'interroger l'ensemble des bases de données que nous sollicitons notamment pour la mise en place d'un dossier. Cela va de l'état-civil à la recherche des zones, des bases à risque, des zones ICPE, des BASIAS, BASOL, de tout ce qui est lié à TRACFIN, aux bases, etc. Cela paraît très simple, mais je vais chercher une information sur BASOL, je mets du temps à l'identifier, il faut que je l'imprime ou que je la transforme en PDF, que je la rattache au dossier... Cela prend systématiquement du temps, et tout ça multiplié par 10, 15, 20 pour chaque dossier. Si une application est capable de le gérer pour moi, oui, c'est un gain essentiel. Et si en plus il y a 100 dossiers offerts et qu'on ne passe à 6 € qu’après les 100 premiers dossiers, c'est absolument génial !
Quel rôle joue Genapi dans votre quotidien ?
J'ai fait partie pendant un temps d'une étude qui a voulu quitter Genapi, pour passer chez un autre fournisseur informatique. On s'est aperçu à cette occasion que ce qui nous était proposé par Genapi était absolument incomparable par rapport à tout ce que proposaient les autres, malgré les promesses d'investissement qui nous avaient été faites. On a fait le choix juste avant le Covid de ne finalement pas partir, et grand bien nous en a fait, parce que le Covid s'est passé de façon remarquable, grâce à la collaboration que l'on a pu avoir avec Genapi. Les investissements qui ont été faits par Septeo, que je suis depuis relativement longtemps, sont tellement importants que j'ai tendance à penser que personne n'arrivera jamais à ce niveau-là. J'ai confiance en Septeo, parce que Septeo s’est fondamentalement depuis toujours, et depuis les fondateurs que je connaissais à l'époque, investi au profit du notariat, et cela se ressent aujourd'hui.
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