En résumé :
- Thomas Curie pilote quatre offices notariaux répartis entre Lyon, Valence, Paris et Bordeaux.
- Consultation des dossiers, sous-traitance, suivi comptable et analyse financière sont facilités par une gestion multi-offices connectée avec Genapi.
- Une vision pragmatique de l’IA dans le notariat : pour Thomas Curie, l’intelligence artificielle doit avant tout automatiser les tâches chronophages afin de permettre aux collaborateurs de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Thomas Curie, directeur général d’Actalion Notaires, pilote un multi-offices entre Lyon, Valence, Paris et Bordeaux. Indicateurs de performance, productivité et intelligence artificielle : il partage sa vision concrète des enjeux de gestion d’un multi-offices.
Quels sont les enjeux dans le pilotage d’un multi-offices ?
La gestion du multi-offices aujourd'hui, c'est la possibilité d'avoir un pilotage pour toutes les études, pouvoir piloter à distance, pouvoir piloter une productivité, et évidemment du chiffre.
Quelle infrastructure avez-vous mise en place pour votre multi-offices ?
Pour gérer le multi-offices, on a mis en place le cloud qui nous a permis d'avoir le visu sur tous nos offices, juste en changeant le petit ascenseur qui nous permet d'avoir tous nos actes. Cela nous permet de passer d'une étude à une autre pour aller faire de la consultation documentaire.
Quels bénéfices avez-vous observés ?
L'avantage du multi-offices et du cloud, c'est de ne pas être obligé d'avoir des postes multipliés pour travailler et faire de la sous-traitance. Donc évidemment, le fait de pouvoir passer d'une étude à une autre est un avantage et cela nous évite d'avoir deux postes pour un collaborateur qui va faire de la sous-traitance pour un autre. Le multi-offices a un avantage au niveau de la comptabilité, parce que les comptables qui sont dans le même site peuvent gérer à distance les comptabilités des différentes études. Quand on est en sous-traitance et que l'on a un client qui nous appelle, on peut aller consulter le dossier en même temps sur un écran et une autre étude sur un autre.
Dans Kreport, quels indicateurs utilisez-vous en tant que directeur général d’un multi-offices ?
Kreport est un outil assez puissant quand on sait l'utiliser. On a une interface qui s'est largement améliorée au fil des années, on a la visibilité de notre masse salariale, du nombre d'actes, du chiffre d'affaires ressorti par les collaborateurs par service... On arrive à un outil assez puissant quand on remplit bien le dossier, les services. On a une gestion un peu plus fine, pour pouvoir faire de la gestion financière, de la gestion de productivité aussi. Quand c'est bien renseigné, on a également le visu de notre chiffre d'affaires prévisionnel, ce qui de plus en plus suivi pour prendre des décisions en amont et de savoir où l'on va. L'outil Kreport nous aide vraiment au quotidien.
Des exemples d’utilisation ?
Avant Kreport, on travaillait avec la comptabilité, on faisait des extractions de dossiers et des tableaux dans tous les sens. On gagne énormément de temps, parce que l'on a tout à notre disposition. Aujourd'hui, Kreport nous fait gagner énormément de temps dans l'analyse. Quand on a des questions sur du chiffre, quand on a des questions sur un dossier, sur les honoraires... Cela nous permet, autant que la comptabilité, de sortir des comptes de résultat. Cela a quand même un avantage certain.
L'IA pour le notariat, ça a été des grandes questions. Au début, c'était de se dire que ce n'était pas forcément pour nous. On est un métier juridique et aujourd'hui, je souhaite avoir une IA qui est intégrée dans notre logiciel, qui va aller travailler à notre place, remplacer des des tâches chronophages qui n'ont pas de valeur ajoutée. Utiliser une IA externe comme ChatGPT, Claude ou autres ne vont pas travailler directement dans le logiciel. On a besoin d'une IA qui travaille et qui va remplir les choses qui n'ont pas de valeur ajoutée pour nous.
Comment le métier va-t-il évoluer avec l'IA ?
On peut toujours se dire que l'IA va remplacer le collaborateur parce que l'on a plus besoin de lui pour aller rechercher un document, et que ça va se faire automatiquement. Mais pour moi, je n'y réfléchis pas : je veux essayer de comprendre ce que l'on va gagner grâce à l'IA, et comment on va pouvoir s'améliorer avec ce même collaborateur et trouver d'autres tâches pour s'améliorer et orienter notre métier différemment grâce à l'IA.
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