En résumé :
- Un écosystème notarial intégré : l’étude de Maître Olivier Besançon s’appuie depuis plusieurs années sur les solutions Genapi pour fluidifier la gestion des dossiers et la collaboration entre équipes.
- Mobilité, automatisation de la gestion documentaire et intégration de l’IA permettent aux collaborateurs de gagner du temps et de limiter les doubles saisies.
- Formations régulières, accompagnement des équipes et évolutions continues des solutions facilitent l’adoption des nouveaux usages au sein de l’étude.
À Vienne, l’étude historique et familiale de Maître Olivier Besançon a choisi d’anticiper les évolutions du notariat. Entre mobilité, intelligence artificielle et gestion documentaire automatisée, le notaire associé et président de Notaire au Cœur des Familles (NCF) explique comment l’écosystème Genapi accompagne au quotidien ses équipes.
Genapi vous accompagne depuis combien de temps ?
À l'étude, on a toujours été de mémoire sous Genapi. C'est un choix que l’on n’a jusqu’ici pas regretté. Pour preuve, il y a quatre ans, on a choisi le logiciel comptable sous Genapi pour intégrer encore un petit peu et fluidifier les informations entre le service comptable et les rédacteurs.
Pourquoi avoir adopté Kivia ?
Quand Genapi a lancé tout ce nouveau système, on a choisi de prendre le train en marche pour ne pas avoir à le subir dans quelques années. Là encore, pour que nos collaborateurs puissent s'habituer au fur et à mesure à tous ces changements. Et cette démarche-là, on l'a accompagnée d'un contrat d'accompagnement qui a été proposé par Septeo pour que nos collaborateurs soient accompagnés, suivis. Tous les deux mois, il y a un formateur qui intervient à l'étude et qui prend les équipes par petit groupe afin de répondre aux problématiques qu'ils ont pu rencontrer sur le logiciel et de leur parler des évolutions.
Récemment, nous avons eu une formation sur toutes les évolutions sur l'IA, qui nous a permis de voir toutes les démarches qui avaient été engagées pour l'analyse des compromis par la machine, le découpage des pièces pour que le dossier soit rangé et facilement accessible et que l’on puisse nous, en rendez-vous, accéder facilement aux documents et les présenter aux clients.
Utilisez-vous l’application Kivia ?
L'application Kivia sur le téléphone, c'est un outil qui est assez pratique parce qu’il nous permet d'avoir accès au numéro des clients quand on est en mobilité. Pas besoin d'appeler le secrétariat pour dire « Donnez-moi le numéro de monsieur Durant », par exemple. Cela permet d'accéder au dossier, si on a besoin de savoir si telle et telle chose ont été signées et à quelle date. Et accessoirement, ça m'a permis aussi, de temps en temps, de prendre en photo les pièces d'identité des clients quand j'étais sur des signatures extérieures, pour les intégrer directement par l'application au dossier.
Cela permettra à nos collaborateurs de gagner beaucoup de temps et pour un coût assez modique par rapport à ce que peuvent présenter les concurrents. Et encore une fois, c’est intégré au système. Donc pas de double saisie, pas de risque d'erreur à ce niveau-là.
L’écosystème Genapi couvre-t-il tous vos besoins ?
Cela nous permet d'avoir un écosystème qui reprend tous nos besoins. Je suis associé depuis 2017 à l'étude et effectivement depuis cette période-là, où un peu plus récemment, depuis post-Covid, on constate que Septeo a énormément investi dans des sociétés transverses pour créer cet écosystème qui est là pour nous faciliter la vie. Il y en a qui diront que cela fait trop de Septeo, et qu’ils ne veulent pas tout intégrer pour ne pas avoir de liens de dépendance… mais c'est quand même assez pratique !
Que pensez-vous des évolutions de Genapi ?
Le marché est rempli des deux côtés. On appelle, on a des besoins, il y a une réponse en face. Au service client, les délais de réponse se sont bien améliorés quand on a des problèmes, c'était un point noir pendant un moment. Donc, j'ai envie de dire que le contrat est rempli !
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