Intelligence Artificielle dans le notariat : « L’enjeu est de préparer et former les collaborateurs »

L’Intelligence Artificielle va-t-elle transformer le métier de notaire ? Notaire depuis 2021 à Carcassonne, Maître Thibaut Besancenot s’interroge sur les transformations profondes que l’IA va apporter au métier. Entre préoccupations des collaborateurs, expérimentations concrètes et réflexion sur la souveraineté des données, il partage sa vision d’une profession en pleine évolution.

Comment votre étude est-elle organisée aujourd’hui ?

Nous sommes une trentaine de collaborateurs, l’étude compte quatre notaires associés et quatre notaires salariés. En dehors des Notaires et des rédacteurs, nous avons un pôle dédié aux formalités préalables, un autre aux formalités postérieures et un pôle comptabilité.

Aujourd’hui, quels sont selon vous les principaux défis d’un notaire ?

Le principal défi est de réussir à prendre le virage de l’Intelligence Artificielle. Il faut à la fois s’y préparer et apprendre à l’apprivoiser. Je suis convaincu que ces technologies vont se déployer de plus en plus vite, avec des moyens considérables. Et avec une équipe relativement jeune dans l’étude, je ne veux pas que nous soyons dépassés.

Dans votre quotidien, où perdez-vous le plus de temps ?

Je pense que nous pourrions gagner du temps concernant les tâches liées à la rédaction ou à la création de fiches : fiches immeubles, fiches clients, analyses de documents… Ce sont des tâches qui prennent du temps et qui, pour certaines, pourraient être largement automatisées.

Vous utilisez le logiciel Kivia depuis deux ans. Quels usages en faites-vous ?

Personnellement, j’utilise beaucoup l’application mobile. Elle me permet par exemple de scanner des documents ou de consulter un dossier client lorsque je ne suis pas à l’étude. Pour les collaborateurs, les usages sont plus opérationnels : saisie des fiches clients, des fiches immeubles … des fonctionnalités très utiles dans leur quotidien.

Les dernières nouvelles fonctionnalités d’Intelligence Artificielle ont été déployées récemment dans votre étude. Comment les utilisez-vous ?

Nous avons commencé à réfléchir ensemble à des prompts adaptés à nos usages, car c’est vraiment la clé pour tirer parti d’un assistant IA. Nous échangeons beaucoup en interne pour partager nos expériences. J’ai par exemple commencé à établir une liste de prompts que nous pourrions utiliser dans l’étude. L’idée est d’expérimenter progressivement et d’organiser une réunion ensuite pour faire découvrir de nouveaux cas d’usage aux collaborateurs.

L’arrivée de l’IA a-t-elle plutôt rassuré ou inquiété vos équipes ?

Pour l’instant, les collaborateurs sont plutôt inquiets. J’essaie de leur expliquer que leur métier ne va pas disparaître. Mon objectif est de les rassurer : ces outils vont nous permettre de gagner du temps, pas de les remplacer. Dans le notariat, un collaborateur qui reçoit un dossier de vente fait déjà beaucoup d’analyse de données. Sur ce type de tâches, il y a effectivement des choses qui peuvent être automatisées. En revanche, sur des dossiers plus complexes (des successions lourdes, des partages difficiles), il y aura toujours besoin d’un raisonnement juridique et d’une dimension humaine.

Comment accompagnez-vous vos équipes dans cette transition ?

Je leur explique que leur rôle va évoluer : ils auront davantage de relation client, plus de disponibilité au téléphone, plus de réactivité dans les échanges. On va progressivement se détourner de certaines tâches répétitives comme la rédaction standardisée pour se concentrer sur la valeur ajoutée humaine. Mais je comprends aussi leurs réticences : ces tâches répétitives reposaient sur des automatismes bien maîtrisés. Changer cette vision du métier n’est pas simple.

J’essaie avant tout de sensibiliser et de former tout le monde. L’objectif est d’amener progressivement les collaborateurs à adopter une nouvelle manière de travailler et à se projeter dans un mode de fonctionnement différent.

Aujourd’hui, de grands acteurs internationaux investissent massivement dans l’IA. Est-ce que cela vous interpelle ?

Oui, c’est un enjeu essentiel. Dans l’étude, nous avons fait le choix d’utiliser uniquement des IA souveraines. Tout le reste est encadré par une charte interne : les collaborateurs s’engagent à ne transmettre aucune donnée professionnelle à des outils d’IA grand public.

Le notariat français peut-il rester spectateur face à ces évolutions ?

Non, clairement. Il y a un virage à prendre, et il passe notamment par la formation. Il faut préparer les collaborateurs, dès l’université et dans les études. Demain, un collaborateur qui saura bien utiliser l’IA, formuler des prompts efficaces et exploiter plusieurs outils sera plus performant et pourra se valoriser sur le marché du travail.

Aujourd’hui, dans notre étude, nous sommes en plein dans ce virage. Il faut préparer les équipes en amont, les former, leur donner envie d’utiliser ces outils. Sinon, on risque d’investir dans des solutions qui ne seront pas réellement utilisées.

C’est un enjeu que rencontrent beaucoup d’entreprises aujourd’hui.

Exactement. Beaucoup d’organisations déploient des solutions d’IA sans avoir suffisamment préparé les équipes. La technologie peut être excellente, mais si l’organisation n’est pas prête, elle ne produira pas les effets attendus.lola