Un gain de temps de plus de 2h dans le traitement de vos dossiers. Avec les nouvelles fonctionnalités IA de Kivia pour automatiser l’analyse documentaire, le logiciel de gestion notariale Kivia transforme concrètement la constitution des dossiers notariaux. Il devient votre véritable assistant de constitution de dossier.
Dès qu’un document est ajouté dans un dossier, le traitement automatique des fichiers entre en action. L’IA détecte, analyse le contenu du document, en comprend la nature et le sépare de manière intelligente. Le document volumineux est automatiquement découpé en plusieurs pièces distinctes, chacune étant renommée de façon cohérente puis rangée au bon endroit dans les classeurs du dossier Kivia. Ce traitement s’applique systématiquement à l’arrivée de nouveaux documents. Résultat : des dossiers immédiatement organisés, homogènes et prêts à être exploités, qui libèrent les collaborateurs du tri et du classement.
L’Intelligence Artificielle détecte automatiquement les diagnostics dans le dossier et en fait une analyse globale. Elle croise l’ensemble des documents pour produire une synthèse claire et immédiatement exploitable :
Les documents manquants, périmés ou les anomalies sont signalés, et les e-mails de demande ou de régularisation peuvent être générés en quelques clics. À chaque nouveau document, les synthèses se mettent à jour automatiquement, permettant aux collaborateurs de travailler plus vite tout en sécurisant l’analyse à chaque étape.
Dès que l’IA détecte des documents liés à la copropriété dans le dossier, elle les identifie et les analyse dans leur globalité. Elle croise automatiquement l’EDD / RCP, leurs modificatifs, les procès-verbaux d’assemblées générales, le pré état-daté et l’état-daté pour produire une synthèse claire et structurée. Les informations clés sont récapitulées et présentées de façon lisible :
Là aussi, les synthèses se mettent à jour automatiquement à chaque nouvel ajout de document, permettant aux collaborateurs de gagner du temps tout en sécurisant l’analyse de la copropriété.
Lorsqu’un titre de propriété ou un état hypothécaire est intégré au dossier, l’IA en déclenche automatiquement l’analyse. Elle croise l’ensemble des documents pour produire une synthèse complète et structurée :
Une question sur un dossier, une information à vérifier, un point à éclaircir ? Le chatbot apporte des réponses immédiates en s’appuyant exclusivement sur les documents présents dans le dossier. Les réponses sont claires, détaillées et toujours sourcées, avec un accès direct aux pièces utilisées depuis l’interface. En quelques échanges, il devient également un véritable appui à la production : génération d’e-mails, de courriers, mais aussi recherches et calculs. Un gain de temps précieux au quotidien, tout en conservant une totale maîtrise des informations exploitées.
Avec les nouvelles fonctionnalités IA de Kivia pour automatiser l’analyse documentaire, la constitution des dossiers devient plus rapide, plus fiable et mieux maîtrisée, sans jamais remplacer l’expertise humaine. Les équipes gagnent en confort, les notaires en temps et en visibilité, et chaque dossier reste sécurisé de bout en bout.
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